Abwesenheiten (Absenzen) richtig verbuchen: Unbezahlter Urlaub (Ferien), teilweise Krankheit und Urlaub bei Teilzeit/Minijob

Der Basisartikel zu Abwesenheiten (Absenzen) erklärt Eintragung und Freigabe. Hier geht es um Sonderfälle, die das Stundensaldo und den Urlaubsanspruch (Ferienanspruch) stark beeinflussen: unbezahlter Urlaub (Ferien), anteilige Krankheit sowie Urlaub bei unregelmässiger Teilzeit oder Minijob.

In diesem Artikel verwenden wir die deutschen Begriffe Abwesenheit und Urlaub; die Schweizer Entsprechungen Absenz und Ferien stehen bei der ersten Nennung in Klammern. Menü- und Feldbezeichnungen folgen der TimeStatement-Oberfläche (je nach Region können «Urlaub»/«Ferien» und «Abwesenheit»/«Absenz» unterschiedlich angezeigt werden).

Grundlage: Mitarbeiterabwesenheiten: Eintragung, Freigabe und Übersicht.

Kurzüberblick

Situation	Empfohlene Vorgehensweise
Unbezahlter Urlaub ohne Minusstunden	Zusätzlich zum Abwesenheitseintrag das Arbeitspensum auf 0 % / 0 Stunden für den Zeitraum setzen
Teilweise Krankheit (z. B. 80 % Krank bei 80 %-Pensum)	Stundenweise Abwesenheit pro Tag oder Pensum für den Zeitraum anpassen
Urlaub bei Teilzeit / unregelmässigen Tagen	Arbeitspensum mit korrekten Tagesstunden prüfen; Urlaub über die Absenzenplanung buchen

Unbezahlter Urlaub ohne Minusstunden

Wenn Sie unbezahlten Urlaub nur über die Absenzenplanung als ganztägige Abwesenheit erfassen, werden an diesen Tagen keine Ist-Arbeitsstunden gebucht. Die Sollstunden aus dem Arbeitspensum bleiben jedoch bestehen – dadurch entstehen Minusstunden.

Das kann gewollt sein (z. B. Ausgleich mit bestehenden Plusstunden oder Nacharbeit). Für klassischen unbezahlten Urlaub, bei dem das Saldo nicht belastet werden soll, gehen Sie so vor:

Erfassen Sie die Abwesenheit in der Absenzenplanung (Typ z. B. unbezahlter Urlaub / Abwesenheit – je nach Ihren Arbeitszeit-Eintragstypen).
Öffnen Sie Verwaltung → Benutzer → [Person] → Arbeitsplan → Planung Sollstunden.
Klicken Sie auf Arbeitspensum erfassen (bestehende Pensen nicht überschreiben).
Setzen Sie als Startdatum den ersten Tag des unbezahlten Urlaubs und hinterlegen Sie für den Zeitraum 0 Stunden und 0 % Pensum.
Ab dem Wiedereintrittstag erfassen Sie wieder ein normales Arbeitspensum mit dem bisherigen Pensum.

Details zum Anlegen von Pensen: Arbeits- und Urlaubspläne verwalten.

Teilweise Krankheit (stundenweise / mehrtägig)

Mehrtägige Abwesenheiten lassen sich in der Absenzenplanung derzeit nicht direkt als «X % Krankheit über mehrere Tage» erfassen. Zwei praxisnahe Wege:

Option A – stundenweise pro Tag

Berechnen Sie die tägliche Krankzeit aus Sollzeit × Krankanteil. Beispiel: 80 %-Pensum mit 6,4 Stunden Soll pro Tag und 80 % Krankschreibung → 5,12 Stunden (5 Stunden 7 Minuten) Abwesenheit pro Arbeitstag.
Erfassen Sie diese Stunden für jeden betroffenen Tag über die Absenzenplanung (ganztägig deaktivieren) oder – falls erlaubt – über die Arbeitszeitmaske.

Hinweis: Ist unter Verwaltung → Einstellungen → Funktionen die Option «Leiter müssen Abwesenheiten genehmigen» und zusätzlich «Manuell eingetragene Absenzen verhindern» aktiv, dürfen Mitarbeitende Abwesenheiten nur über die Absenzenplanung eintragen, nicht manuell in der Arbeitszeitmaske. Die Option «Manuell eingetragene Absenzen verhindern» erscheint erst, wenn der Genehmigungsprozess aktiviert ist.

Option B – Pensum für den Zeitraum anpassen

Bei längerer Teilkrankheit können Sie für den Zeitraum ein reduziertes Arbeitspensum erfassen (neues Pensum mit Stichdatum). So bleiben Sollstunden und Salden konsistent, ohne jeden Tag einzeln nachzutragen.

Urlaub bei Teilzeit und Minijob

Der Urlaubsabzug richtet sich nach dem hinterlegten Arbeitspensum und den Stunden pro Urlaubstag. Prüfen Sie zuerst:

Verwaltung → Benutzer → Arbeitsplan → Planung Sollstunden: Stimmen die Stunden je Wochentag (z. B. Mo 2 h, Fr 3 h)?
Feld Ferientage pro Jahr (100 %) (Urlaubstage bei 100 %) und die automatisch berechneten Stunden pro Urlaubstag.
Urlaubsperiode und Überträge unter Soll-Urlaub.

Buchen Sie Urlaub idealerweise über die Absenzenplanung. Bei unregelmässigen Teilzeittagen:

Ganztägig nur an Tagen mit hinterlegtem Soll – TimeStatement zieht dann den dem Tag entsprechenden Anteil.
Alternativ stundenweise genau die Stunden buchen, die an diesem Tag geplant sind.

Wirkt der Abzug vom Urlaubssaldo unplausibel, stimmt meist das Pensum (Tagesverteilung, Startdatum oder Ferientage pro Jahr) nicht mit dem Vertrag überein. Korrigieren Sie das Pensum mit einem neuen Eintrag ab dem richtigen Stichdatum, statt alte Pensen zu löschen.

Anzeige- und Sperrhinweise

Genehmigte Abwesenheiten erscheinen in der Übersicht; bei Konflikten («Zeit bereits belegt») prüfen Sie, ob am Nachmittag/Vormittag bereits eine Abwesenheit oder eine andere Buchung liegt.
Begriffswahl in der Oberfläche (Urlaub/Ferien, Abwesenheit/Absenz): oben rechts auf Ihren Namen → Profil → Einstellungen → Region z. B. Deutsch (Deutschland) oder Deutsch (Schweiz).