Wie verwalte ich Arbeits- und Urlaubspläne für Mitarbeiter?

Nach erfolgreicher Erstellung eines neuen Benutzers können Sie das Arbeitspensum, den Wochenarbeitsplan und den Soll-Urlaub erfassen.

Arbeitspensum & Sollstunden

Hier bestimmen Sie, wie lange die Person an den jeweiligen Wochentagen arbeiten muss. Jeder Eintrag stellt eine Änderung der Sollstunden dar, beginnend ab einem bestimmten Datum.

1. Gehen Sie zum Reiter "Verwaltung" und dann auf "Benutzer".

2. Wählen Sie den Benutzer aus, für den Sie das Arbeitspensum bestimmen möchten.

3. Gehen Sie zum Benutzerreiter "Arbeitsplan" und dann auf "Planung Sollstunden".

4. Um ein neues Arbeitspensum zu erfassen, klicken Sie auf den Button "Arbeitspensum erfassen". Um ein bestehendes Arbeitspensum zu bearbeiten, klicken Sie auf das bestehende Arbeitspensum.

5. Legen Sie im Feld "Start" das Startdatum fest, der Tag, ab dem die Sollstunden gelten.

6. Legen Sie die Arbeitsstunden für jeden Wochentag fest. Das System berechnet daraufhin automatisch die Gesamtstunden pro Woche und zeigt diese im Feld "Stunden pro Woche" an. Eine manuelle Anpassung dieses Werts ist nicht möglich – Änderungen erfolgen ausschließlich über die Anpassung der täglichen Arbeitsstunden.

7. Geben Sie im Feld "Arbeitspensum" an, was die berechnete Stunden pro Woche an Pensum darstellen.

8. Den Wert im Feld "Stunden pro Urlaubstag" berechnet TimeStatement automatisch anhand der oben angegebenen Sollstunden pro Woche und des Arbeitspensums. Dieser Wert entspricht den Stunden pro Urlaubstag bei einem 100 % Pensum, unabhängig davon, ob ein geringeres Pensum hinterlegt wurde. Falls erforderlich, können Sie die berechnete Stundenanzahl manuell überschreiben.

9. Tragen Sie im Feld "Urlaubstage pro Jahr (100 %)" die Anzahl der Urlaubstage ein, die bei einem vollen Pensum pro Jahr zur Verfügung stehen.

10. Klicken Sie auf "Speichern".

Wochenarbeitsplan

Hier können Sie die Arbeitszeiten für jeden Wochentag festlegen, entweder bei festen Arbeitszeiten oder als Vorlage für die Arbeitszeiterfassung, um die Stunden standardisiert auszufüllen. Diese können dennoch manuell angepasst werden.

1. Gehen Sie zum Reiter "Verwaltung" und dann auf "Benutzer".

2. Wählen Sie den Benutzer aus, für den Sie den Wochenarbeitsplan bestimmen möchten.

3. Gehen Sie zum Benutzerreiter "Arbeitsplan" und dann auf "Wochenarbeitsplan".

4. Legen Sie die Arbeitsstunden für die einzelnen Wochentage fest.

5. Klicken Sie auf "Speichern".

Hinweis: In der Arbeitszeiterfassung können Sie nun im Web und in der Mobile App auf das Zauberstab-Symbol klicken, um die Arbeitszeiten gemäß der Vorlage für den jeweiligen Tag mit einem Klick auszufüllen.

Soll-Urlaub

Hier definieren Sie das Urlaubsguthaben der Person. Ein Eintrag legt fest, wie viel Urlaub die Person in einem bestimmten Zeitraum erhalten oder beanspruchen darf. Nicht genommener Urlaub kann in die nächste Periode übertragen werden.

1. Gehen Sie zum Reiter "Verwaltung" und dann auf "Benutzer".

2. Wählen Sie den Benutzer aus, für den Sie den Soll-Urlaub bestimmen möchten.

3. Gehen Sie zum Benutzerreiter "Arbeitsplan" und dann auf "Soll-Urlaub".

4. Klicken Sie auf "Soll-Urlaub erfassen".

5. Wählen Sie das Start- und Enddatum aus, häufig vom 1. Januar bis 31. Dezember.

6. Im Feld "Berechnete Urlaubszeit" berechnet TimeStatement automatisch die Urlaubstage pro Jahr (100% Pensum) basierend auf den im Reiter "Planung Sollstunden" festgelegten Stunden und gibt diese in Stunden an.

7. Falls sich das oben berechnete Urlaubsguthaben nicht mit Ihren Berechnungen deckt, können Sie das Urlaubsguthaben im Feld "Urlaubszeit überschreiben" anpassen. Wenn Sie das Feld leer lassen, wird der berechnete Wert verwendet.

8. Das Feld "Urlaubssaldo Vorperiode" zeigt den Saldo der Vorperiode an.

9. Wenn in der Vorperiode zu wenig oder zu viel Urlaub genommen wurde, können Sie im Feld "Übertrag" den entsprechenden Betrag ganz oder teilweise auf diese Periode übertragen. Dieser Betrag wird zum oben angegebenen Urlaubsguthaben hinzugefügt.

10. Klicken Sie auf "Speichern".