Wie übertrage ich Arbeitsstunden- und Urlaubssalden für Mitarbeiter?

Eine Übertragung von Arbeitsstunden- und Urlaubssalden ist insbesondere dann sinnvoll, wenn ein Mitarbeitender nicht mit einem Nullsaldo in TimeStatement startet, sondern noch ein positives oder negatives Stundenkonto für Arbeitszeit oder Urlaub aus einer vorherigen Zeiterfassung bzw. Periode mitbringt.

Übertragung des Arbeitsstundensaldos

Arbeitszeitstunden von Mitarbeitenden können in TimeStatement übertragen werden, indem eine bestimmte Zeitperiode abgeschlossen (eingefroren) wird und der von TimeStatement berechnete Periodensaldo korrigiert wird.

Tipp: Tragen Sie zunächst die Arbeitsstunden für den ersten Tag oder die erste Woche ein und schließen Sie dann die kurze Periode ab, um die Korrektur im System vorzunehmen.

Nutzen Sie beim Abschluss das Feld „Korrektur“, um das Arbeitsstundensaldo für die nächste Abrechnungsperiode entsprechend anzupassen.

Geben Sie bei der Korrektur ein Minuszeichen (–) vor dem Betrag ein, wenn Sie Stunden abziehen möchten. Wenn Sie Stunden hinzufügen möchten, lassen Sie das Vorzeichen einfach weg.

Wichtig: Nach dem Abschluss wird die entsprechende Periode eingefroren. Bitte stellen Sie daher sicher, dass alle Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten und Urlaubsansprüche vollständig für diese Periode erfasst haben.

Die Abschlüsse inklusive Arbeitszeitsaldo-Korrekturen können entweder für einzelne Mitarbeitende oder für mehrere Mitarbeitende gleichzeitig vorgenommen werden. Dafür stehen zwei unterschiedliche Vorgehensweisen zur Verfügung.

Für einen Mitarbeitenden:

1. Gehen Sie zum Reiter „Verwaltung“ und dann auf „Benutzer
2. Wählen Sie den Benutzer aus, für den Sie die Arbeitsstunden übertragen möchten.
3. Gehen Sie zum Benutzer-Reiter „Abschlüsse“ und klicken Sie auf „Abschluss erfassen“.
4. Wählen Sie das Abschlussdatum.
5. Füllen Sie das Feld „Korrektur“ mit den Arbeitsstunden aus, die Sie übertragen möchten.
6. Klicken Sie auf „Speichern“.

Für mehrere Mitarbeitende:

1. Gehen Sie zum Reiter „Übersicht“ und klicken Sie auf „Abschlüsse“.
2. Klicken Sie auf den Button „Abschlüsse erstellen“, um Arbeitsstunden für mehrere Mitarbeitende zu übertragen.
3. Wählen Sie das Abschlussdatum.
4. Wählen Sie die Mitarbeitenden aus, für die Sie einen Abschluss vornehmen möchten.
5. Füllen Sie das Feld „Korrektur“ mit den Arbeitsstunden aus, die Sie übertragen möchten.
6. Klicken Sie auf „Abschlüsse erstellen“.

Übertragung des Urlaubssaldos

In TimeStatement wird für jede:n Mitarbeitende:n das jährliche Urlaubsguthaben im Soll-Urlaub festgelegt. Ein Eintrag hier bestimmt, wie viele Urlaubstage die Person in einem bestimmten Urlaubszeitraum – in der Regel vom 1.1. bis 31.12. – beanspruchen darf.

Beim Erfassen des Soll-Urlaubs kann im Feld „Übertrag“ ein Urlaubsstunden-Saldo aus einer vorherigen Periode in den gewählten Urlaubszeitraum übernommen werden.

Wird ein Minuszeichen vor dem Betrag eingegeben, zieht das System den Wert vom berechneten Periodensaldo ab. Ohne Vorzeichen wird der Betrag zum Periodensaldo addiert.

Für einen Mitarbeitenden:

1. Gehen Sie zum Reiter „Verwaltung“ und dann auf „Benutzer“.
2. Wählen Sie den Benutzer aus, für den Sie die Urlaubsstunden übertragen möchten.
3. Gehen Sie zum Benutzer-Reiter „Arbeitsplan“ unter „Soll-Urlaub“.
4. Klicken Sie auf den neuesten Urlaubszeitraum oder erstellen Sie einen neuen mit Klick auf „Soll-Urlaub erfassen“.
5. Tragen Sie im Feld „Übertrag“ die Urlaubsstunden ein, um sie auf diese Periode zu übertragen.
6. Klicken Sie auf „Speichern“.

Für mehrere Mitarbeitende:

1. Gehen Sie zum Reiter „Übersicht“ und klicken Sie auf „Abschlüsse“.
2. Klicken Sie auf den Button „Neue Urlaubszeiträume erstellen“, um Urlaubsstunden für mehrere Mitarbeitende gleichzeitig zu übertragen.
3. Wählen Sie das Abschlussdatum.
4. Wählen Sie die Mitarbeitenden aus.
5. Füllen Sie das Feld „Korrektur“ mit den Urlaubsstunden aus, um sie auf diese Periode zu übertragen.
6. Klicken Sie auf „Urlaubszeiträume erstellen“.

Hinweis: Wenn beim Klick auf „Neue Urlaubszeiträume erstellen“ beim Auswählen des Abschlussdatums keine oder nicht alle Mitarbeitenden angezeigt werden, liegt das daran, dass für diese bereits Urlaubszeiträume bis zu diesem Datum erstellt wurden.