Mitarbeiterabwesenheiten: Eintragung, Freigabe und Übersicht

Arbeitszeit-Eintragstypen festlegen

In TimeStatement können Sie für Ihr Team individuell angepasste Arbeitszeit-Eintragstypen festlegen, wie zum Beispiel Krank, Ferien, Ausbildung, Elternzeit und Überstundenabbau.

1. Gehen Sie zum Reiter "Verwaltung", dann auf "Einstellungen" und anschließend auf "Arbeitszeit-Eintragstypen".

2. Überprüfen Sie, ob die bereits erfassten Arbeitszeit-Eintragstypen Ihren Bedarf abdecken. Falls nicht, erstellen Sie einen neuen Eintrag, indem Sie auf "Arbeitszeit Eintragstyp erfassen" klicken.

3. Füllen Sie den Namen aus und entscheiden Sie, ob es sich bei dieser Zeit um eine Abwesenheit handelt, ob sie bezahlt wird oder ob sie in der Übersicht angezeigt werden soll. Wählen Sie außerdem die Farbe aus.

4. Klicken Sie auf "Speichern".

Abwesenheiten eintragen

Um Abwesenheiten einzutragen, haben Sie zwei Möglichkeiten:

1. Gehen Sie zum Reiter "Zeiterfassung" und klicken Sie auf "Arbeitszeit".

• Ziehen Sie dann per Drag-and-Drop den Zeitraum in der Wochenübersicht, in dem Sie die Abwesenheit eintragen möchten.
• Kontrollieren Sie die Start- und Endzeit, wählen Sie den Abwesenheitstyp aus und fügen Sie eine Notiz für den Freigabeprozess hinzu, wenn nötig.
• Klicken Sie auf "Speichern".

2. Alternativ: Gehen Sie zum Reiter "Zeiterfassung" und klicken Sie auf "Abwesenheitsverwaltung".

• Klicken Sie dort auf "Geplante Abwesenheit erfassen".
• Wählen Sie das Datum aus, ob ganztägig oder zu einer bestimmten Zeit, und den Abwesenheitstyp.
• Lassen Sie die Funktion "Einträge unter 'Arbeitszeit' automatisch anlegen" aktiviert, damit Sie in der Arbeitszeitübersicht sowohl Arbeit als auch Abwesenheiten an einem Ort sehen.
• Klicken Sie auf "Speichern".

Freigabeprozess

Für Abwesenheiten, darunter auch die Urlaubsplanung, verläuft der Freigabeprozess wie folgt: Der Leiter/Vorgesetzte eines Mitarbeiters kann Abwesenheiten genehmigen. Dafür müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Unter "Verwaltung", "Benutzer", wählen Sie den Benutzer aus und klicken Sie auf "Details". Im Feld "Leiter" muss ein oder müssen mehrere Vorgesetzte ausgewählt sein.

2. Unter "Verwaltung", "Einstellungen", "Funktionen" muss die Funktion "Leiter müssen Abwesenheiten genehmigen" aktiviert sein.

Hinweis: Wenn kein Leiter beim Mitarbeiter erfasst wird, gibt es keinen Genehmigungsprozess.

Urlaub & Abwesenheiten Ansicht

Der Admin hat unter dem Reiter "Übersicht" und dann "Urlaub/Abwesenheiten" eine Übersicht über alle eingegebenen Ferien der Mitarbeiter, inklusive einer Filterfunktion und der Abwesenheitsanfragen.

Auch Benutzer mit erweiterten Rechten können alle Abwesenheiten einsehen. Gehen Sie dazu zu "Verwaltung", wählen Sie "Benutzer" aus, klicken Sie auf den Benutzer und aktivieren Sie unter "Details" die Funktion "Kann alle Abwesenheiten einsehen".