Wie erfasse ich Abwesenheiten?

Ihre Abwesenheiten können Sie, abhängig von den Einstellungen, auf folgende Arten erfassen:

• über die Abwesenheitsverwaltung
• über die Arbeitszeiterfassung
• über den Abwesenheitskalender

1. Über die Abwesenheitsverwaltung

• Klicken Sie auf „Zeiterfassung“ und anschliessend auf „Abwesenheitsverwaltung“.
• Klicken Sie auf „Geplante Abwesenheit erfassen“.
• Wählen Sie im Feld „Datum“ entweder einen einzelnen Tag aus, indem Sie zweimal auf den gewünschten Tag klicken, oder wählen Sie mit einem einfachen Klick zwei verschiedene Daten aus, um einen Zeitraum festzulegen.
• Wählen Sie im Feld „Typ“ den passenden Abwesenheitstyp aus, z. B. Urlaub, Krankheit oder Unfall.
• Wenn Sie nur einen Tag ausgewählt haben, können Sie zwischen „Ganztägig“, „Halber Tag (Vormittag oder Nachmittag)“ und „Stundenweise“ wählen, um den Umfang bzw. die Start- und Endzeit der Abwesenheit festzulegen.
• Unter „Öffentliche Bemerkungen“ können Sie eine Bemerkung hinterlegen, die für alle Personen sichtbar ist, die Zugriff auf die geplanten Abwesenheiten dieses Benutzers haben.
• Unter „Interne Bemerkungen“ können Sie eine Bemerkung hinterlegen, die nur für Administratoren und zuständige Leiter sichtbar ist.
• Fügen Sie bei Bedarf einen Anhang hinzu.
• „Einträge unter ‚Arbeitszeit‘ automatisch anlegen“ ist standardmässig aktiviert und sollte im Normalfall aktiviert bleiben.
• Klicken Sie auf „Speichern“.

Hinweis: Wenn Sie Urlaub erfassen, sehen Sie, wie viel Urlaubszeit noch verfügbar ist und wie sich der neue Saldo durch die Erfassung verändert.

2. Über die Arbeitszeiterfassung

• Klicken Sie auf „Zeiterfassung“ und anschliessend auf „Arbeitszeit“.
• Ziehen Sie per Drag & Drop einen neuen Eintrag an die gewünschte Stelle.
• Das Fenster „Eintrag hinzufügen“ öffnet sich.
• Überprüfen Sie das Datum sowie die Start- und Endzeit.
• Wählen Sie im Feld „Typ“ den passenden Abwesenheitstyp aus, z. B. Urlaub, Krankheit oder Unfall.
• Optional können Sie eine Notiz hinzufügen.
• Klicken Sie auf „Speichern“.

Hinweis: Diese Funktion ist nur möglich, wenn unter „Verwaltung > Funktionen > Einstellungen“ die Funktion „Manuell eingetragene Abwesenheiten verhindern“ nicht aktiviert ist.

Wichtig: Abwesenheiten, die über die Arbeitszeiterfassungsmaske erfasst werden, unterliegen nicht dem Abwesenheitsgenehmigungsprozess. Wenn Sie verhindern möchten, dass Abwesenheiten auf diese Weise erfasst werden, aktivieren Sie unter „Verwaltung > Funktionen > Einstellungen“ die Funktion „Manuell eingetragene Abwesenheiten verhindern“ und speichern Sie die geänderten Einstellungen.

3. Über den Abwesenheitskalender

• Klicken Sie auf „Zeiterfassung“ und anschliessend auf „Abwesenheitsverwaltung“.
• Klicken Sie auf „Urlaubsübersicht“, um zur Kalenderansicht zu gelangen.
• Klicken Sie im Kalender an der gewünschten Stelle auf den Tag, an dem Sie die Abwesenheit erfassen möchten.
• Es öffnet sich dasselbe Fenster wie bei der Erfassung über die Abwesenheitsverwaltung.
• Füllen Sie die Angaben wie gewünscht aus und klicken Sie auf „Speichern“.