Wie richte ich den Sollurlaub (Urlaubsguthaben pro Jahr) für Mitarbeitende ein und passe ihn an?

Beim Erfassen des Arbeitsplans eines Mitarbeitenden (siehe „Wie erfasse ich den Arbeitsplan eines Mitarbeitenden?“) legen Sie die wöchentlichen Sollstunden fest. Dabei definieren Sie das Startdatum, das Arbeitspensum sowie die Anzahl der jährlichen Urlaubstage bei einem Arbeitspensum von 100%.

Sie können diese Einstellungen jederzeit unter „Verwaltung“ > „Benutzer“ > gewünschten Benutzer auswählen > „Arbeitsplan“ > „Planung Sollstunden“ einrichten oder überprüfen.

Die hinterlegten Angaben bilden die Grundlage für die automatische Berechnung des jährlichen Sollurlaubs (Urlaubsguthabens). Die berechnete Urlaubszeit wird im Bereich „Arbeitsplan“ > „Sollurlaub“ angezeigt.

Wie richte ich das Urlaubsguthaben eines Mitarbeitenden ein?

Im Bereich „Sollurlaub“ sehen Sie, wie viel Urlaub einem Mitarbeitenden für eine bestimmte Periode zusteht. In der Regel umfasst diese Periode ein ganzes Kalenderjahr. Nicht bezogener oder zu viel bezogener Urlaub kann in die nächste Periode übertragen werden.

Gehen Sie wie folgt vor: „Verwaltung“ > „Benutzer“ > gewünschten Benutzer auswählen > „Arbeitsplan“ > „Sollurlaub“

1. Eintrag für das aktuelle Jahr auswählen oder erstellen: Normalerweise erstellt TimeStatement automatisch einen Eintrag für das aktuelle Jahr. Klicken Sie auf diesen Eintrag, um ihn zu öffnen. Falls noch kein Eintrag vorhanden ist, klicken Sie auf „Soll-Urlaub erfassen“, um einen neuen Eintrag zu erstellen. Dies ist nur möglich, wenn für das betreffende Jahr noch kein Eintrag besteht.
2. Berechnete Urlaubszeit prüfen: Im Feld „Berechnete Urlaubszeit“ zeigt TimeStatement das automatisch berechnete Urlaubsguthaben an. Die Berechnung basiert auf dem Arbeitspensum und den Urlaubstagen pro Jahr, die Sie im Bereich „Planung Sollstunden“ hinterlegt haben. In den Einstellungen können Sie festlegen, ob das Urlaubsguthaben in Stunden oder Tagen angezeigt werden soll. Weitere Informationen finden Sie unter „Wie wird der Urlaub in Stunden oder Tagen berechnet und angezeigt?“.
3. Klicken Sie auf „Speichern“.

Wie korrigiere ich das Urlaubsguthaben eines Mitarbeitenden?

Im Bereich „Sollurlaub“ wird das berechnete Urlaubsguthaben für jedes Jahr angezeigt. Bei Bedarf können Sie es unter „Verwaltung“ > „Benutzer“ > gewünschten Benutzer auswählen > „Arbeitsplan“ > „Sollurlaub“ wie folgt anpassen:

1. Urlaubsperiode auswählen: Klicken Sie auf die gewünschte Urlaubsperiode.
2. Urlaubssaldo der Vorperiode: Das Feld „Urlaubssaldo Vorperiode“ zeigt, wie viele Urlaubsstunden aus der vorherigen Periode übrig geblieben sind oder zu viel bezogen wurden. Dieser Wert ist besonders hilfreich, wenn Sie die Urlaubsperiode für das nächste Jahr erstellen und den verbleibenden Urlaub berücksichtigen möchten.
3. Übertrag festlegen: Im Feld „Übertrag“ können Sie festlegen, wie viele Stunden aus der vorherigen Periode übernommen oder zusätzlich angerechnet werden sollen. Ein positiver Wert erhöht das Urlaubsguthaben. Ein negativer Wert verringert das Urlaubsguthaben. Geben Sie dazu ein Minuszeichen ein. So können Sie beispielsweise nicht bezogene Urlaubsstunden aus dem Vorjahr übertragen. Der Übertrag bleibt dynamisch und eignet sich daher für laufende Anpassungen.
4. Bemerkungen zur Nachvollziehbarkeit: Im Feld „Bemerkungen“ können Sie vorgenommene Anpassungen schildern, um diese später einfach nachvollziehen zu können.
5. Änderungen speichern: Klicken Sie auf „Speichern“, um Ihre Einstellungen zu übernehmen.