Wie verwalte ich Arbeits- und Urlaubspläne für Mitarbeiter?

Nach erfolgreicher Erstellung eines neuen Benutzers können Sie das Arbeitspensum mit Sollstunden, den Wochenarbeitsplan und den Soll-Urlaub erfassen.

Arbeitspensum und Sollstunden

Hier bestimmen Sie, wie lange die Person an den jeweiligen Wochentagen arbeiten muss. Jeder neue Arbeitspensum stellt eine Änderung der Sollstunden dar, beginnend ab einem bestimmten Datum. 

1. Gehen Sie zum Reiter "Verwaltung" und dann auf "Benutzer".

2. Wählen Sie den Benutzer aus, für den Sie das Arbeitspensum bestimmen möchten.

3. Gehen Sie zum Benutzer-Reiter "Arbeitsplan“ und dann auf "Planung Sollstunden“.

Alternativ können Sie in der Benutzerliste direkt beim gewünschten Benutzer auf den Button „Arbeitspensum“ klicken, um direkt zu diesem Bereich zu gelangen.

4. Um ein neues Arbeitspensum zu erfassen, klicken Sie auf den Button "Arbeitspensum erfassen". 

5. Legen Sie im Feld "Start" das Startdatum fest, der Tag, ab dem die Sollstunden gelten.

6. Legen Sie die Arbeitsstunden für jeden Wochentag fest. Das System berechnet daraufhin automatisch die Gesamtstunden pro Woche und zeigt diese im Feld "Stunden pro Woche" an. Eine manuelle Anpassung dieses Werts ist nicht möglich – Änderungen erfolgen ausschließlich über die Anpassung der täglichen Arbeitsstunden.

7. Geben Sie im Feld "Arbeitspensum" an, was die berechnete Stunden pro Woche an Pensum darstellen.

8. Den Wert im Feld "Stunden pro Urlaubstag" berechnet TimeStatement automatisch anhand der oben angegebenen Sollstunden pro Woche und des Arbeitspensums. Dieser Wert entspricht den Stunden pro Urlaubstag bei einem 100% Pensum, unabhängig davon, ob ein geringeres Pensum hinterlegt wurde. Falls erforderlich, können Sie die berechnete Stundenanzahl manuell überschreiben.

9. Tragen Sie im Feld "Urlaubstage pro Jahr (100%)" die Anzahl der Urlaubstage ein, die einem Vollzeitpensum pro Kalenderjahr zustehen. TimeStatement berechnet daraus automatisch die anteiligen Urlaubstage basierend auf dem individuellen Arbeitspensum sowie dem betreffenden Zeitraum des Jahres.

10. Klicken Sie auf "Speichern".

Arbeitspensum ändern

TimeStatement verarbeitet Änderungen des Arbeitspensums zuverlässig und aktualisiert betroffene Benutzerdaten – wie beispielsweise das Ferienguthaben – automatisch und präzise.

Ändert sich das Arbeitspensum eines Mitarbeiters, erfassen Sie das neue Pensum einfach über den Button „Arbeitspensum erfassen“ und geben Sie das entsprechende Startdatum an.

Wichtig: Bearbeiten oder löschen Sie frühere Arbeitspensen nicht, da dies zu fehlerhaften Berechnungen führen kann.

Wochenarbeitsplan

Hier können Sie die Arbeitszeiten für jeden Wochentag festlegen. Diese Arbeitsstunden-Vorlage kann später per Klick auf das Zauberstab-Symbol in die Arbeitszeiterfassung übernommen werden.
Der Wochenarbeitsplan eignet sich besonders für Benutzer mit festen Arbeitszeiten.
Selbstverständlich lassen sich die Zeiten nach dem automatischen Einfügen bei Bedarf direkt in der Arbeitszeiterfassung manuell anpassen.

1. Gehen Sie zum Reiter "Verwaltung" und dann auf "Benutzer".

2. Wählen Sie den Benutzer aus, für den Sie den Wochenarbeitsplan bestimmen möchten.

3. Gehen Sie zum Benutzerreiter "Arbeitsplan" und dann auf "Wochenarbeitsplan".

4. Legen Sie die Arbeitsstunden für die einzelnen Wochentage fest.

5. Klicken Sie auf "Speichern".

In der Arbeitszeiterfassung – sowohl im Web als auch in der Mobile App – können Sie nun das Zauberstab-Symbol verwenden, um die Arbeitszeiten des jeweiligen Tages mit einem Klick gemäß der Vorlage auszufüllen.

Soll-Urlaub

Hier definieren Sie das Urlaubsguthaben der Person. Ein Eintrag legt fest, wie viel Urlaub die Person in einem bestimmten Zeitraum erhalten oder beanspruchen darf. Nicht genommener Urlaub kann in die nächste Periode übertragen werden.

1. Gehen Sie zum Reiter "Verwaltung" und dann auf "Benutzer".

2. Wählen Sie den Benutzer aus, für den Sie den Soll-Urlaub bestimmen möchten.

3. Gehen Sie zum Benutzerreiter "Arbeitsplan" und dann auf "Soll-Urlaub".

4. Klicken Sie auf "Soll-Urlaub erfassen".

5. Wählen Sie das Start- und Enddatum aus, häufig vom 1. Januar bis 31. Dezember.

6. Im Feld "Berechnete Urlaubszeit" ermittelt TimeStatement automatisch die Urlaubstage pro Jahr (bei 100 % Pensum), basierend auf den im Reiter "Planung Sollstunden" festgelegten Sollstunden und dem Arbeitspensum, und gibt diese hier in Stunden aus.

7. Falls das oben berechnete Urlaubsguthaben nicht mit Ihren eigenen Berechnungen übereinstimmt, können Sie es im Feld "Urlaubszeit überschreiben" manuell anpassen.
Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird automatisch der berechnete Wert aus "Berechnete Urlaubszeit" verwendet.

8. Das Feld "Urlaubssaldo Vorperiode" zeigt den Saldo der vorherigen Periode an. Wurde in dieser zu viel oder zu wenig Urlaub genommen, wird dies hier entsprechend dargestellt.

9. Im Feld „Übertrag“ können Sie festlegen, ob der Betrag aus dem "Urlaubssaldo Vorperiode" ganz oder teilweise in die aktuelle Periode übernommen wird. Der übertragene Betrag wird dem oben angegebenen Urlaubsguthaben entsprechend hinzugefügt oder abgezogen.

10. Klicken Sie auf "Speichern".

Austritt eines Mitarbeiters

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt verlässt, können Sie diesen Austritt ganz einfach in TimeStatement erfassen. So stellt TimeStatement sicher, dass das Ferienguthaben und weitere relevante Daten für den verbleibenden Zeitraum korrekt berechnet werden.

Gehen Sie dazu auf "Verwaltung", anschließend auf "Benutzer", und klicken Sie beim entsprechenden Mitarbeiter auf den orangen Button "Austritt".