Startsaldo erfassen und Arbeitsstunden- und Urlaubssalden (Feriensalden) übertragen

Startet ein Mitarbeitender nicht mit einem Nullsaldo in TimeStatement, sondern bringt Plus- oder Minusstunden bzw. ein Urlaubsguthaben (Ferienguthaben) aus einer früheren Zeiterfassung, einer Excel-Liste oder einer vorherigen Periode mit, können Sie diesen Stand in TimeStatement übernehmen. So haben Sie von Anfang an einen aktuellen Stand.

Kurz gesagt:

• Beim Start mit TimeStatement: Erfassen Sie Plus- oder Minusstunden im Feld «Start Saldo» des ersten Sollstunden-Eintrags des Mitarbeitenden.
• Spätere Korrekturen: Nutzen Sie einen Abschluss mit dem Feld «Korrektur».
• Urlaub (Ferien): Übertragen Sie den Urlaubssaldo im Feld «Übertrag» beim Soll-Urlaub.

Start Saldo für Plus- und Minusstunden erfassen (beim Start)

Das Feld «Start Saldo» ist dafür vorgesehen, das Stundenguthaben eines Mitarbeitenden zu Beginn der Erfassung in TimeStatement zu übernehmen. Es wird dabei keine Periode abgeschlossen oder eingefroren.

1. Gehen Sie zu Verwaltung > Benutzer und wählen Sie den gewünschten Mitarbeitenden aus.
2. Öffnen Sie den Reiter Arbeitsplan und klicken Sie im unteren Bereich auf den ersten (ältesten) Sollstunden-Eintrag des Mitarbeitenden.
3. Es öffnet sich die Maske «Sollstunden» (Benutzer > [Name] > Sollstunden).
4. Direkt unter dem Feld «Start» finden Sie das Feld «Start Saldo».
5. Tragen Sie dort das zu übertragende Stundenguthaben in Stunden ein:
   • Plusstunden: ohne Vorzeichen, z. B. 12:30
   • Minusstunden: mit Minuszeichen vor der Stundenzahl, z. B. -5:00
6. Klicken Sie auf Speichern.

Den Start Saldo sehen die Mitarbeitenden anschliessend unter Zeiterfassung > Arbeitszeit in der Arbeitszeitübersicht (Startsaldo, Soll-Zeit, Ist-Zeit und daraus resultierender Saldo).

Wichtig: Das Feld «Start Saldo» gibt es nur im ersten Sollstunden-Eintrag eines Mitarbeitenden. Erfassen Sie später ein neues Arbeitspensum (z. B. wegen einer Änderung des Pensums), enthält dieser neue Eintrag kein Feld «Start Saldo».

Später korrigieren? Möchten Sie den Saldo nach dem Start anpassen oder sehen Sie das Feld «Start Saldo» nicht, nutzen Sie die Abschluss-Methode im nächsten Abschnitt.

Saldo später korrigieren: über einen Abschluss

Für Korrekturen nach dem Start – oder wenn das Feld «Start Saldo» nicht verfügbar ist – passen Sie den Arbeitsstundensaldo über einen Abschluss an: Sie schliessen eine Periode ab und korrigieren den von TimeStatement berechneten Periodensaldo im Feld «Korrektur».

Wichtig: Nach dem Abschluss wird die entsprechende Periode eingefroren. Stellen Sie daher sicher, dass alle Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten und Urlaubsansprüche (Ferienansprüche) für diese Periode vollständig erfasst haben.

Geben Sie im Feld «Korrektur» ein Minuszeichen (–) vor dem Betrag ein, wenn Sie Stunden abziehen möchten. Wenn Sie Stunden hinzufügen möchten, lassen Sie das Vorzeichen weg.

Abschlüsse inklusive Korrekturen können für einzelne oder für mehrere Mitarbeitende gleichzeitig erstellt werden.

Für einen Mitarbeitenden

1. Gehen Sie zu Verwaltung > Benutzer.
2. Wählen Sie den Benutzer aus.
3. Öffnen Sie den Benutzer-Reiter Abschlüsse und klicken Sie auf Abschluss erfassen.
   
4. Wählen Sie das Abschlussdatum.
5. Tragen Sie im Feld «Korrektur» die zu übertragenden Arbeitsstunden ein.
   
6. Klicken Sie auf Speichern.

Für mehrere Mitarbeitende

1. Gehen Sie zu Übersicht > Abschlüsse.
2. Klicken Sie auf Abschlüsse erstellen.
3. Wählen Sie das Abschlussdatum.
4. Wählen Sie die Mitarbeitenden aus.
5. Tragen Sie im Feld «Korrektur» die zu übertragenden Arbeitsstunden ein.
6. Klicken Sie auf Abschlüsse erstellen.

Urlaubssaldo (Feriensaldo) übertragen

In TimeStatement wird für jeden Mitarbeitenden das jährliche Urlaubsguthaben (Ferienguthaben) im Soll-Urlaub festgelegt. Ein Eintrag bestimmt, wie viele Urlaubstage die Person in einem bestimmten Urlaubszeitraum – in der Regel vom 1.1. bis 31.12. – beanspruchen darf.

Im Feld «Übertrag» können Sie einen Urlaubsstunden-Saldo aus einer vorherigen Periode in den gewählten Urlaubszeitraum übernehmen. Mit Minuszeichen zieht das System den Wert vom berechneten Periodensaldo ab, ohne Vorzeichen wird er addiert.

Für einen Mitarbeitenden

1. Gehen Sie zu Verwaltung > Benutzer.
2. Wählen Sie den Benutzer aus.
3. Öffnen Sie den Benutzer-Reiter Arbeitsplan und dort Soll-Urlaub.
   
4. Klicken Sie auf den neuesten Urlaubszeitraum oder erstellen Sie einen neuen mit Soll-Urlaub erfassen.
5. Tragen Sie im Feld «Übertrag» die Urlaubsstunden ein.
   
6. Klicken Sie auf Speichern.

Für mehrere Mitarbeitende

1. Gehen Sie zu Übersicht > Abschlüsse.
2. Klicken Sie auf Neue Urlaubszeiträume erstellen.
3. Wählen Sie das Abschlussdatum.
4. Wählen Sie die Mitarbeitenden aus.
5. Tragen Sie im Feld «Korrektur» die Urlaubsstunden ein.
6. Klicken Sie auf Urlaubszeiträume erstellen.

Hinweis: Werden beim Auswählen des Abschlussdatums keine oder nicht alle Mitarbeitenden angezeigt, wurden für diese bereits Urlaubszeiträume bis zu diesem Datum erstellt.

Häufige Fragen

Wie gebe ich das Startguthaben an Plus- bzw. Minusstunden im System ein?
Im Feld «Start Saldo» des ersten Sollstunden-Eintrags: Verwaltung > Benutzer > [Mitarbeitender] > Reiter Arbeitsplan. Plusstunden ohne Vorzeichen, Minusstunden mit Minuszeichen.

Wie kann ich die Plus-/Minusstunden meiner Mitarbeitenden eingeben, damit wir einen aktuellen Stand haben?
Erfassen Sie für jeden Mitarbeitenden den aktuellen Stand im Feld «Start Saldo» – siehe Start Saldo erfassen.

Ich sehe das Feld «Start Saldo» nicht – warum?
Das Feld gibt es nur im ersten Sollstunden-Eintrag eines Mitarbeitenden. Öffnen Sie den ersten (ältesten) Eintrag. Neuere Einträge, z. B. nach einer Änderung des Arbeitspensums, haben dieses Feld nicht. Für Korrekturen nach dem Start nutzen Sie einen Abschluss mit Korrektur.

Der Saldo eines Mitarbeitenden stimmt nicht mehr – wie korrigiere ich ihn später?
Über einen Abschluss mit dem Feld «Korrektur». Beachten Sie, dass die abgeschlossene Periode danach eingefroren ist.

Wir wechseln von Excel oder einem anderen System. Wie übernehme ich Überstunden und Resturlaub (Restferien)?
Überstunden bzw. Minusstunden im Feld «Start Saldo», den Resturlaub im Feld «Übertrag» beim Soll-Urlaub.

Muss ich für das Startguthaben einen Abschluss erstellen?
Nein. Beim Start genügt das Feld «Start Saldo»; dabei wird nichts eingefroren.

Wie trage ich Minusstunden ein?
Mit einem Minuszeichen vor der Stundenzahl, z. B. -5:00.

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Haben Sie Fragen zur Übernahme Ihrer Salden? Schreiben Sie uns gerne an support@timestatement.com – wir helfen Ihnen gerne weiter.

Für Schweizer Kunden: Wenn Sie TimeStatement mit der Region Schweiz nutzen, heisst «Urlaub» im System «Ferien» und «Abwesenheit» «Absenz».