Arbeitsplan oder Pensum ändern trotz bestehender Zeiteinträge – Stichdatum und Fehlermeldungen

Wenn sich Pensum, Arbeitstage oder der Urlaubsanspruch (Ferienanspruch) ändern, legen Sie in TimeStatement ein neues Arbeitspensum mit Stichdatum an – statt das alte zu überschreiben. Dieser Artikel erklärt das Vorgehen und typische Fehlermeldungen, wenn bereits Zeiten erfasst sind.

Basis: Wie verwalte ich Arbeits- und Urlaubspläne für Mitarbeiter?

Grundregel: neues Pensum statt Überschreiben

Jeder Pensums-Eintrag gilt ab seinem Startdatum. Ändert sich etwas (z. B. von 80 % auf fünf Tage auf 80 % auf vier Tage, Stundenlohn zu Monatslohn mit festen Sollstunden, neuer Urlaubsanspruch), dann:

1. Öffnen Sie Verwaltung → Benutzer → [Person] → Arbeitsplan → Planung Sollstunden.
2. Klicken Sie auf Arbeitspensum erfassen (nicht das bestehende Pensum «kaputt» editieren, wenn bereits Zeiten darauf basieren).
3. Setzen Sie unter Start das Stichdatum, ab dem die neue Regelung gilt (z. B. 01.10.).
4. Verteilen Sie die Sollstunden auf die neuen Arbeitstage, setzen Sie Pensum und bei Bedarf das Feld Ferientage pro Jahr (100 %) (Urlaubstage bei 100 %).
5. Speichern Sie. Frühere Pensen belassen Sie unverändert, damit historische Salden stimmen.

Wichtig: Frühere Arbeitspensen nicht löschen und möglichst nicht rückwirkend so ändern, dass bereits abgeschlossene Perioden neu berechnet werden müssen – das kann zu fehlerhaften Urlaubs- und Stundensalden führen.

Fehlermeldung «bereits abgeschlossene Tage»

Diese Meldung erscheint, wenn Sie ein Pensum so speichern wollen, dass es Tage betrifft, für die bereits Arbeitszeiten erfasst bzw. Tage abgeschlossen sind (z. B. Wechsel auf Monatslohn per Monatsersten, obwohl im Monat schon gestempelt wurde).

So gehen Sie vor:

1. Bestehende Stempelungen nicht löschen, nur um das Pensum speichern zu können.
2. Prüfen Sie, welches Startdatum noch möglich ist: oft das erste Datum ohne abgeschlossene Buchungen oder der nächste offene Tag.
3. Erfassen Sie das neue Pensum mit diesem Stichdatum und den korrekten Sollstunden ab dann.
4. Muss das Pensum zwingend ab einem Datum in der Vergangenheit gelten, obwohl schon gebucht wurde, wenden Sie sich an den Support – eine manuelle Korrektur ist dann oft sauberer als Massenlöschen von Zeiten.

Typische Änderungsszenarien

Arbeitstage umstellen (z. B. 5 → 4 Tage)

Neues Pensum mit Stichdatum anlegen und die Wochenstunden auf die neuen Tage verteilen. Eine rückwirkende Umstellung ist nur nötig, wenn auch die Vergangenheit falsch berechnet werden soll – sonst reicht das Stichdatum ab Vertragsänderung.

Urlaubsanspruch anpassen (z. B. 25 → 20 Tage)

1. Öffnen Sie das aktuelle Arbeitspensum unter Planung Sollstunden.
2. Passen Sie das Feld Ferientage pro Jahr (100 %) an und speichern Sie.
3. Prüfen Sie anschliessend die Urlaubsperiode unter Soll-Urlaub und ggf. Überträge.

Gilt der neue Anspruch erst ab einem Datum, ist ein neues Pensum mit diesem Startdatum klarer als eine stille Änderung mitten in einer laufenden Periode.

Von Stundenlohn ohne festen Plan zu Monatslohn mit Sollstunden

Legen Sie das erste feste Pensum ab dem vertraglichen Startdatum an. Blockiert die Speicherung wegen bereits erfasster Zeiten, wählen Sie ein zulässiges Stichdatum oder klären Sie die historische Korrektur mit dem Support – ohne die vorhandenen Buchungen zu vernichten.

Checkliste vor dem Speichern

• Stichdatum = erster Tag der neuen Regelung
• Tagesstunden und Pensum- % stimmen mit dem Vertrag
• Feld Ferientage pro Jahr (100 %) geprüft
• Alte Pensen bleiben stehen
• Wochenarbeitsplan (Zauberstab-Vorlage) bei festen Zeiten ebenfalls aktualisieren

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