Wie erfasse ich den Arbeitsplan eines Mitarbeiters?

Ersteinrichtung der Sollstunden

Nachdem Sie einen neuen Benutzer in TimeStatement erstellt haben (siehe «Wie erstelle ich einen neuen Benutzer?»), können Sie den Arbeitsplan und die Sollstunden des Mitarbeiters einrichten. Hier legen Sie fest, wie viele Stunden der Mitarbeiter an den jeweiligen Wochentagen arbeiten soll.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Öffnen Sie Verwaltung > Benutzer.
2. Wählen Sie den gewünschten Benutzer aus.
3. Öffnen Sie Arbeitsplan > Planung Sollstunden.
4. Klicken Sie auf den bestehenden Arbeitsplan oder erstellen Sie einen neuen, indem Sie auf «Arbeitspensum erfassen» klicken.

Hinweis: Für die Ersteinrichtung benötigen Sie in der Regel nur einen Arbeitsplan. Erstellen Sie nicht mehrere Arbeitspläne für denselben Zeitraum. Jedes neue Arbeitspensum stellt eine Änderung der Sollstunden dar, die ab einem bestimmten Datum gilt.

Startdatum und Startsaldo

Geben Sie im Feld «Start» das Datum ein, ab dem der Mitarbeiter seine Arbeitszeiten in TimeStatement erfasst. Dieses Datum dient als Grundlage für die Berechnung des Arbeitszeitsaldos und des Urlaubsguthabens. Ab diesem Datum gelten die hinterlegten Sollstunden.

Nur beim Erstellen des ersten Arbeitsplans wird das zusätzliche Feld «Startsaldo» angezeigt. Hier können Sie festlegen, mit welchem Arbeitszeitsaldo der Mitarbeiter in TimeStatement startet. Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn er bereits Plus- oder Minusstunden mitbringt.

Sollstunden erfassen

Verteilen Sie die Sollstunden auf die gewünschten Wochentage.

Beispiel:

• Montag: 4 Stunden
• Dienstag: 4 Stunden
• Mittwoch: 4 Stunden
• Donnerstag: 4 Stunden
• Freitag: 4 Stunden

Im Feld «Stunden pro Woche» wird die Summe der eingetragenen Stunden automatisch angezeigt. In diesem Beispiel sind es 20 Stunden pro Woche. Dieser Wert kann nicht manuell angepasst werden. Änderungen nehmen Sie ausschliesslich über die Anpassung der täglichen Arbeitsstunden vor.

Geben Sie im Feld «Arbeitspensum» das entsprechende Pensum ein. Bei 20 Stunden pro Woche entspricht dies beispielsweise einem Arbeitspensum von 50%, sofern eine Vollzeitstelle 40 Stunden pro Woche umfasst.

Wenn Sie ein genauer abgestuftes Pensum benötigen, aktivieren Sie «Alle Pensums-Schritte anzeigen». Dadurch können Sie auch Werte wie beispielsweise 48% erfassen.

Urlaub einrichten

Optional können Sie die «Stunden pro Urlaubstag» eingeben. Dieser Wert dient ausschliesslich der Anzeige und der Umrechnung von Urlaubsstunden in Urlaubstage, sofern unter Verwaltung > Einstellungen > Funktionen die Funktion «Urlaub in Tagen anzeigen» aktiviert ist. Die eigentliche Urlaubsberechnung erfolgt weiterhin in Stunden.

Geben Sie im Feld «Urlaubstage pro Jahr (100%)» die Anzahl der Urlaubstage ein, die einem Vollzeitpensum pro Kalenderjahr zustehen. Bei fünf Wochen Urlaub pro Jahr entspricht dies beispielsweise 25 Tagen pro Jahr.

TimeStatement berechnet daraus automatisch den anteiligen Urlaubsanspruch auf Basis des individuellen Arbeitspensums und des jeweiligen Zeitraums im Kalenderjahr.

Aktivieren Sie die Funktion «Überziehen von Urlaubstagen erlauben», wenn ein Mitarbeiter mehr Urlaub beziehen darf, als ihm aktuell zusteht. Dadurch kann sein Urlaubssaldo ins Minus fallen. Ist die Funktion deaktiviert, kann der Mitarbeiter keine Urlaubstage aus dem nächsten Jahr im Voraus beziehen.

Automatisch ausfüllen

Optional können Sie die Funktion «Automatisch ausfüllen» konfigurieren:

• Gemäss Sollstunden: Für Arbeitszeiten und Abwesenheiten werden automatisch die definierten Sollstunden übernommen.
• Gemäss Arbeitsplan: Für Arbeitszeiten und Abwesenheiten werden automatisch die Stunden aus dem Wochenarbeitsplan übernommen.
• Benutzerdefiniert: Sie können für jeden Eintragstyp individuell festlegen, welche Stunden verwendet werden.

In den meisten Fällen ist «Automatisch ausfüllen gemäss Sollstunden» die passende Einstellung. Ändern Sie diese Option nur, wenn es für Ihren Anwendungsfall erforderlich ist.

Klicken Sie abschliessend auf «Speichern», um den Arbeitsplan und die Sollstunden zu übernehmen.