Wie sende ich eine Rechnung per E-Mail oder stelle sie per Link zur Verfügung?

Sie können eine Rechnung direkt aus TimeStatement per E-Mail an Ihren Kunden senden oder ihm einen Link zur Verfügung stellen, über den er die Rechnung online ansehen, herunterladen und drucken kann. In beiden Fällen erstellt TimeStatement zuerst einen TimeStatement Share Link zur Rechnung.

Hinweis: Die Funktion «Senden» ist nur in der Pro-Lizenz verfügbar. Mit der Starter-Lizenz können keine Rechnungen erstellt werden.

Wie sende ich eine Rechnung per E-Mail?

1. Gehen Sie auf den Reiter «Rechnungen», öffnen Sie die gewünschte Rechnung und klicken Sie auf «Senden».

2. Im Dialog «Sendeeinstellungen» wählen Sie unter «Ablaufdatum», wie lange der Link gültig sein soll, und aktivieren bei Bedarf «Zusätzlicher Zugriffsschutz» (siehe unten).

3. Klicken Sie auf «Link erstellen». Der Dialog «Rechnung senden» zeigt die Meldung «Link erfolgreich erstellt» und den Link zur Rechnung. Es wird dabei noch keine E-Mail versendet.

4. Klicken Sie auf «E-Mail».

5. Aktivieren Sie «Rechnung als PDF anhängen», wenn die Rechnung zusätzlich als PDF-Anhang mitgesendet werden soll. Standardmässig ist diese Option ausgeschaltet und die E-Mail enthält nur den Link.

6. Prüfen Sie den «Empfänger». Die Rechnung wird an die E-Mail-Adresse gesendet, die beim Kunden hinterlegt ist. Ist dort keine erfasst, tragen Sie die Adresse unter «Empfänger» ein. TimeStatement speichert sie dann automatisch beim Kunden. Pro Kunde kann nur eine E-Mail-Adresse hinterlegt werden.

7. Passen Sie bei Bedarf den «Text» an. Er ist mit einem Standardtext vorausgefüllt, der Rechnungsdatum, Betrag, Zahlungsbedingungen und den Link zur Rechnung enthält.

8. Klicken Sie auf «Senden».

Hinweis: Unter der E-Mail wird automatisch ein Hinweis angefügt, dass die E-Mail von einem TimeStatement-Benutzer erstellt wurde, mit einer Adresse für Missbrauchsmeldungen. Dieser Hinweis kann nicht entfernt werden.

Hinweis: Wenn Sie eine bereits gesendete Rechnung nachträglich ändern, fragt TimeStatement, ob die gesendete Rechnung mit Ihren neuesten Änderungen aktualisiert werden soll. Klicken Sie dazu auf «Ja, aktualisieren».

Wie stelle ich eine Rechnung per Link zur Verfügung?

Wenn Sie die Rechnung nicht über TimeStatement senden möchten, können Sie den Link auch selbst weitergeben, zum Beispiel in Ihrer eigenen E-Mail oder über ein Kundenportal.

1. Klicken Sie in der Rechnung auf «Senden», wählen Sie das «Ablaufdatum» und klicken Sie auf «Link erstellen».

2. Klicken Sie im Dialog «Rechnung senden» auf «Kopieren». Der Link wird in die Zwischenablage kopiert.

3. Fügen Sie den Link dort ein, wo Ihr Kunde ihn erhalten soll.

Mit «Vorschau» öffnen Sie die Rechnung so, wie Ihr Kunde sie sieht.

Was sieht mein Kunde?

Über den Link öffnet Ihr Kunde die Seite «TimeStatement Share». Dort sieht er die Rechnung als PDF und daneben die wichtigsten Angaben: Ihre Firma mit dem Vermerk «Verifiziert» («Verified»), die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, «Zahlbar» und den Rechnungsbetrag. Mit «Rechnung herunterladen» («Download Invoice») und «Rechnung drucken» («Print») bzw. den Symbolen oberhalb der Rechnung kann er die Rechnung speichern oder ausdrucken.

Wie lange ist der Link gültig und wie schütze ich ihn?

Unter «Ablaufdatum» wählen Sie «7 Tage», «30 Tage», «90 Tage», «6 Monate» (Standard), «1 Jahr» oder «Benutzerdefiniert». Ein benutzerdefiniertes Datum muss zwischen heute und in 1 Jahr liegen. Das Ablaufdatum wird im Dialog angezeigt («Läuft ab am …»).

Mit dem Schalter «Zusätzlicher Zugriffsschutz» legen Sie fest, wer die Rechnung über den Link einsehen kann:

• Ausgeschaltet (Standard): «Jeder mit dem Link kann diese Rechnung einsehen».
• Eingeschaltet: «Nur Rechnungsempfänger mit dem Link können diese Rechnung einsehen».

Ist der Zugriffsschutz eingeschaltet, muss sich Ihr Kunde mit einem Einmalcode anmelden. Diese Seiten sind zurzeit nur auf Englisch verfügbar.

1. Ihr Kunde öffnet den Link. Auf der Seite «Protected document» gibt er seine E-Mail-Adresse ein und klickt auf «Continue».

2. Er erhält per E-Mail («Your verification code») einen 6-stelligen Code, der nur kurze Zeit gültig ist.

3. Er gibt den Code im Fenster «Two-Factor Authentication» ein und klickt auf «Continue». Danach öffnet sich die Rechnung. Mit «Use a different email address» kann er eine andere Adresse eingeben.

Hinweis: Der Code wird nur an die E-Mail-Adresse gesendet, die beim Kunden hinterlegt ist. Mit einer anderen Adresse kann die Rechnung nicht geöffnet werden.

Wie deaktiviere ich einen Link?

1. Klicken Sie im Dialog «Rechnung senden» auf «Link deaktivieren».

2. Es erscheint die Frage «Möchten Sie den Link für diese Rechnung wirklich deaktivieren? Personen mit dem Link können die Rechnung dann nicht mehr einsehen.» Klicken Sie auf «Bestätigen». Mit «Abbrechen» bleibt der Link aktiv.

Danach funktioniert der Link nicht mehr und die Rechnung wird automatisch aus TimeStatement Share gelöscht. Öffnet Ihr Kunde den Link, sieht er die Meldung «File Not Found».

Von welcher E-Mail-Adresse wird gesendet?

Die E-Mail wird von noreply@timestatement.com gesendet. Als Absendername erscheint «<Firmenname> via TimeStatement.com», z.B. «Musterfirma AG via TimeStatement.com».

Dafür muss bei Ihrer Firma unter «Verwaltung» > «Firmen» eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein. Fehlt sie, erscheint beim Klick auf «Link erstellen» die Fehlermeldung «Die E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens ist nicht hinterlegt».

Der Betreff der E-Mail besteht aus dem «Betreff» der Rechnung und der Rechnungsnummer, z.B. «Rechnung FAT-2025-005». Rechnung und E-Mail-Text erscheinen in der Sprache, die beim Kunden eingestellt ist.

Mahnungen können Sie auf die gleiche Weise per E-Mail senden oder per Link zur Verfügung stellen.

Weitere Informationen zum Erstellen von Rechnungen finden Sie hier: Wie erstelle ich Rechnungen und erfasse Zahlungen?