Wie erstelle ich Rechnungen und erfasse Zahlungen?

Mit TimeStatement erstellen Sie mühelos professionelle Rechnungen und passen sie flexibel an – einschließlich E-Rechnungen. Sie können Rechnungen in verschiedenen Währungen und Sprachen ausstellen, individuelle Zahlungsbedingungen pro Kunde festlegen, Zahlungen erfassen und jederzeit den Überblick über offene Rechnungen behalten.

Wie erstelle ich eine Rechnung?

1. Gehen Sie auf den Reiter "Rechnungen" und klicken Sie auf "Neue Rechnung".

2. Wählen Sie unter den Ansichten "Unverrechnet", "Projekt" oder "Benutzerdefiniert" ein Projekt aus und klicken Sie auf “Hinzufügen“.

• In der Ansicht "Unverrechnet" sehen Sie alle Aktivitäten, die noch nicht abgerechnet wurden, und erhalten so eine schnelle Übersicht über offene Positionen, die gegebenenfalls abgerechnet werden können. Sie können den Zeitraum auswählen, zum Beispiel "Monat", "Quartal" oder "benutzerdefiniert". In der Spalte "Betrag" wird der Gesamtbetrag der unverrechneten Positionen des Projekts angezeigt. Wenn Sie auf das kleine Fragezeichen-Icon klicken, können Sie einsehen, woraus dieser Betrag besteht, beispielsweise wie viel aus Aktivitäten, Spesen und wiederkehrenden Leistungen stammt.
• In der Ansicht "Projekt" können Sie ein bestimmtes Projekt auswählen und anschließend den gewünschten Zeitraum festlegen – zum Beispiel "ab letzter Rechnung", "letztes Quartal" oder "benutzerdefiniert".
• In der Ansicht "Benutzerdefiniert" können Sie eine Rechnung ohne ein bestimmtes Projekt erstellen. Sie haben die Möglichkeit, den Namen, die Währung (Euro), den Kunden und die Firma individuell festzulegen.

3. Nach dem Hinzufügen einer neuen Rechnung oder dem Öffnen einer bestehenden Rechnung können Sie im Rechnungsreiter "Übersicht" alle wichtigen Angaben zur Rechnung anpassen:

• Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, PO-Nummer, Absender, Mehrwertsteuersatz, Rabatt, Zahlungskonditionen und Empfänger.
• Auswahl einer Rechnungsvorlage sowie Festlegung des Betreffs und des Rechnungstextes.

4. Alle erfassten Projekte, Tätigkeiten, Spesen sowie wiederkehrende Leistungen, die in der Rechnungsübersicht für den ausgewählten Zeitraum angezeigt werden, können im Reiter rechts neben der "Übersicht" bearbeitet werden. Dort lassen sich Tätigkeiten manuell ändern, ergänzen, mit einer Spesenpauschale versehen oder löschen.

Hinweis: Wenn Aktivitäten und Beträge manuell eingegeben werden, ist zu beachten, dass dies nicht mit der Projektzeiterfassung übereinstimmt.

5. Klicken Sie auf "Projekt hinzufügen", um manuell Projekte zur Rechnung hinzuzufügen. Hier können Sie Tätigkeiten erfassen oder eine Spesenpauschale eintragen.

6. Zum Abschluss klicken Sie auf "Speichern", um die Rechnung fertigzustellen.

E-Rechnungen erstellen

Mit TimeStatement können Sie schnell und einfach E-Rechnungen/XRechnungen für Ihre Kunden sowie QR-Rechnungen für Ihre Schweizer und Liechtensteiner Kunden erstellen.

Rechnung löschen, bearbeiten oder herunterladen

Nach der Erstellung wird die Rechnung in TimeStatement generiert und kann mit den folgenden Buttons weiterverarbeitet werden:

• Löschen: Klicken Sie auf "Löschen", um die Rechnung zu entfernen.
• Bearbeiten: Zum Ändern von Rechnungsinformationen klicken Sie auf "Bearbeiten".
• DOXC: Mit einem Klick auf "DOXC" können Sie das Rechnungs-Layout direkt in TimeStatement bearbeiten oder herunterladen, anpassen und wieder hochladen.
• PDF: Laden Sie die Rechnung als PDF herunter, indem Sie auf "PDF" klicken. Wenn eine QR-Code-Rechnung eingerichtet wurde, erscheint die Option "Rechnung mit oder ohne QR-Code".
• XRechnung: Wenn die Einstellungen für die XRechnung korrekt konfiguriert wurden, erscheint hier zusätzlich der Button "XRechnung".

Rechnung versenden

Nach dem Herunterladen der Rechnung als PDF und dem Versand an den Kunden sollten Sie die Rechnung in TimeStatement als gesendet markieren und die Zahlung erfassen.

Wird eine Rechnung mit dem Button "Als gesendet markieren" versehen, ist sie für Bearbeitungen gesperrt. Zum Entsperren klicken Sie auf "Als nicht gesendet markieren".

Zahlungen erfassen

Es gibt zwei Möglichkeiten, um Zahlungen zu erfassen:

Zahlung einer Rechnung erfassen

1. Falls Sie die Rechnung aus den vorherigen Schritten nicht bereits vor sich haben, klicken Sie auf den Reiter "Rechnungen" und wählen Sie die gewünschte Rechnung aus.

2. Klicken Sie oben auf den Button "Zahlung erfassen". TimeStatement füllt alle relevanten Felder automatisch aus.

3. Falls der Betrag nur teilweise bezahlt wurde, passen Sie das automatisch ausgefüllte Feld "Betrag" an. Der verbleibende Betrag wird weiterhin als offen vermerkt.

4. Mit der Funktion "Rechnung als bezahlt markieren" können Sie angeben, ob die Rechnung vollständig beglichen wurde oder noch ein Restbetrag offen ist.

5. Speichern Sie die Zahlung, indem Sie auf "Speichern" klicken.

Allgemeine Zahlung erfassen

1. Gehen Sie zum Reiter "Rechnungen", dann auf "Zahlungen", und klicken Sie auf "Neue Zahlung".

2. Wählen Sie den Kunden und optional die Rechnung aus. TimeStatement füllt den Rechnungsbetrag automatisch aus. Passen Sie den Betrag an, falls der Kunde nicht vollständig bezahlt hat.

3. Speichern Sie die Zahlung, indem Sie auf "Speichern" klicken.

Hinweis: Sie können das Feld "Rechnung" leer lassen, wenn ein Kunde eine Vorauszahlung leistet, ohne eine Rechnung erhalten zu haben. Wenn Sie keine Rechnung auswählen und die Zahlung keiner Rechnung zuordnen, erkennt TimeStatement die Zahlung automatisch, sobald eine passende Rechnung erstellt wird, und passt das Saldo an. 

Rechnung- und Zahlungsübersicht

1. Im Reiter “Rechnungen” sehen Sie eine Übersicht aller erfassten Rechnungen. Nutzen Sie die Filterfunktion, um Rechnungen schneller zu finden. Standardmäßig ist der Filter auf "Bezahlt: Nein" eingestellt.

2. Teilweise bezahlte Rechnungen werden mit Betrag und Restbetrag (Saldo) angezeigt.

3. Vollständig beglichene Rechnungen finden Sie im Reiter "Zahlungen" mit entsprechender Filterfunktion.

4. Unter "Statistik" im Reiter "Rechnungen" sehen Sie, welche Beträge in Rechnung gestellt und bezahlt wurden.

Währungshinweis: Alle Preisangaben in diesem Artikel erfolgen der Einfachheit halber in Euro (€). In TimeStatement sind jedoch auch andere Währungen wie CHF und USD verfügbar.