Wie passe ich das Layout meiner Rechnungsvorlage an?

Mit dem integrierten Online-Editor von TimeStatement gestalten Sie Ihre Rechnungen ganz nach Ihren Wünschen. Unsere flexiblen und professionellen Rechnungsvorlagen lassen sich mühelos an Ihr Unternehmensdesign anpassen – inklusive Logo, Farben und weiteren individuellen Elementen.

Die Erstellung eines individuellen Layouts für die Rechnungsvorlage umfasst mehrere Schritte. Daher bieten wir Ihnen als Dienstleistung die Erstellung einer Rechnungsvorlage in TimeStatement an. Bei Interesse können Sie sich gerne an uns wenden. Falls Sie jedoch lieber selbst vorgehen möchten, stellen wir Ihnen hier eine Anleitung zur Verfügung.

Rechnungsvorlage erstellen

1. Gehen Sie zum Reiter "Verwaltung", dann zu den "Einstellungen" und klicken Sie auf "Vorlagen".

2. Klicken Sie auf "Neue Vorlage", um eine neue Vorlage für Ihre Rechnungen zu erstellen.

3. Geben Sie der Vorlage einen Namen und klicken Sie auf "Speichern".

Hinweis: In TimeStatement finden Sie Standard-Rechnungsvorlagen, die Sie verwenden, aber nicht bearbeiten können.

Rechnungsvorlage bearbeiten

1. Gehen Sie erneut zum Reiter "Verwaltung", dann auf "Einstellungen" und anschließend auf "Vorlagen".

2. Wählen Sie die Rechnungsvorlage aus, die Sie bearbeiten möchten.

3. Klicken Sie unter "Dokument" auf "Bearbeiten", um die Vorlage im Online-Editor von TimeStatement nach Ihren Wünschen anzupassen.

4. Alternativ können Sie die Vorlage mit "Herunterladen" auf Ihrem Computer speichern, dort bearbeiten und anschließend mit "Hochladen" eine neue Version der Vorlage überschreiben.

5. Passen Sie Schriftart, -größe, Ausrichtung, Farbe und weitere Formatierungen Ihrer Rechnung an.

6. Um das Layout anzupassen, können Sie die Variablen nach Belieben verschieben und formatieren. Die Variablen sind Platzhalter, welche beim Erstellen der Rechnung mit Ihren persönlichen Daten gefüllt werden. Finden Sie in einem anderen Artikel heraus, welche Variablen Sie in der Rechnungsvorlage verwenden können.

7. Vergessen Sie nicht, das Layout zu speichern, indem Sie auf "Speichern" klicken.

Eigene Variablen zur Rechnungsvorlage hinzufügen

Um eigene Variablen in einer Rechnungsvorlage hinzuzufügen, müssen Sie zuerst die Variable definieren.

1. Gehen Sie unter den Reiter "Verwaltung" zu "Einstellungen" und klicken Sie auf "Übersetzungen".

2. Scrollen Sie zum unteren Ende der Seite und klicken Sie auf den Button "Übersetzung hinzufügen".

3. Geben Sie in die linke Textbox den Namen der Variable ein und in die rechte Textbox die entsprechende Übersetzung.

4. Klicken Sie auf "Speichern", um die Variable zu speichern.

Beispiel: Variable: "Greetings". Übersetzung: "Wir wünschen, im Namen unserer Mitarbeiter, ein gutes Quartal."

Diese Variable können Sie nun in Ihrer Rechnungsvorlage verwenden, um den gewünschten Text automatisch einzufügen.

Beispiel: Umformatieren und Positionieren von Variablen

In diesem Beispiel zeigen wir Ihnen, wie Sie die Variablen "Ort" und "Datum" auf der Rechnung umformatieren und neu positionieren:

1. Suchen Sie die Variablen "{location}" und "{date}".

2. Positionieren Sie diese Variablen an der gewünschten Stelle auf der Vorlage.

3. Stellen Sie die Schriftgröße, -art, Farbe und andere Formatierungen nach Wunsch ein.

4. Speichern Sie die Vorlage mit einem Klick auf "Speichern".

Wenn Sie nun eine Rechnung mit dieser Vorlage erstellen, werden das Datum und der Ort gemäß Ihren Formatierungen angezeigt.

Rechnungspositions-Vorlage bearbeiten

Eine Rechnungspositions-Vorlage ist ein standardisiertes Muster für die einzelnen Positionen einer Rechnung, das Variablen/Platzhalter verwendet. Diese Platzhalter, wie {%DATE} oder {%NAME}, werden automatisch durch die entsprechenden Werte ersetzt, sodass Inhalte nicht jedes Mal neu eingegeben werden müssen.

Standardisiert sieht die Rechnungspositions-Vorlage in TimeStatement so aus: {%DATE} - {%NAME} {%NOTES?({%NOTES})}{%USER}. Diese können Sie im Reiter „Verwaltung“ unter „Einstellungen“ und „Funktionen“ bei „Rechnungspositions-Vorlage“ anpassen.

Beispiel: Sie möchten die Start- und Endzeit-Informationen in die Rechnungspositionen einbinden. Dann könnte die Rechnungspositions-Vorlage folgendermaßen aussehen:  {%DATE}: {%NAME} {%NOTES?({%NOTES}) } - ({%START} - {%END})