Wie funktioniert der Rechnungsnummern-Kreis?

Der Rechnungsnummern-Kreis, auch Rechnungsnummern-Zahlenraum genannt, bezeichnet die systematische Struktur oder Logik der Vergabe von Rechnungsnummern in einem Unternehmen. Dadurch bleiben Rechnungen eindeutig und übersichtlich, was die Buchhaltung erleichtert. In TimeStatement kann dieser Zahlenraum individuell an die Unternehmensstruktur angepasst werden und wird automatisch fortgeführt.

Rechnungsnummern-Kreis bei mehreren Firmen

Wenn Sie in Ihrem TimeStatement-Konto Rechnungen für mehrere Firmen erfassen, sollten Sie für jede Firma einen eigenen Rechnungsnummern-Zahlenraum aktivieren. Dadurch werden die Rechnungsnummern der einzelnen Firmen getrennt geführt. Falls nur eine Firma hinterlegt ist, spielt diese Funktion keine Rolle, da es zu keinen Überschneidungen kommen kann.

1. Gehen Sie im Reiter "Verwaltung" unter "Firmen" und fügen Sie mit einem Klick auf "Neue Firma" eine neue Firma hinzu oder wählen Sie eine bestehende Firma aus.

2. Scrollen Sie nach unten in den Details und Einstellungen der Firma und aktivieren Sie die Funktion "Eigener Rechnungsnummern-Zahlenraum".

3. Klicken Sie auf "Speichern".

TimeStatement wird nun sicherstellen, dass die Rechnungsnummern der verschiedenen Firmen getrennt bleiben.

Automatische Vergabe von Rechnungsnummern

Beim Erstellen der ersten Rechnung kann die Rechnungsnummer manuell festgelegt werden, beispielsweise "INV-2025-001" oder "R-1001". TimeStatement speichert diese Nummer und vergibt bei der nächsten Rechnung automatisch die logisch folgende Rechnungsnummer, z. B. "INV-2025-002" oder "R-1002".

Manuelle Eingabe von Rechnungsnummern

Es besteht die Möglichkeit, die Rechnungsnummer jederzeit manuell zu überschreiben. Idealerweise wird der Rechnungsnummern-Kreis jedoch von Anfang an festgelegt, um eine konsistente Struktur zu gewährleisten. Nach der Festlegung sollte er nicht mehr manuell geändert werden, denn TimeStatement automatisiert die Vergabe der Rechnungsnummern, wodurch Fehler minimiert werden.