Firmenwechsel oder neue Firma: Absender und Rechnungsvorlage richtig einstellen

Wenn Sie den Firmennamen wechseln oder eine weitere Firma erfassen, erfassen Sie zuerst die neue Firma. Danach wählen Sie in der Rechnung den passenden «Absender» und die passende «Vorlage». So erstellen Sie neue Rechnungen mit den richtigen Angaben, ohne bestehende Rechnungen zu verändern.

Neue Firma oder Firmenwechsel

Überschreiben Sie die bestehende Firma nicht mit den neuen Angaben: Rechnungen speichern nur den Verweis auf die Firma und lesen deren Angaben laufend aus. Auch bereits erstellte Rechnungen würden sonst die neuen Angaben zeigen. Behalten Sie die bisherige Firma und erfassen Sie die neue Firma zusätzlich:

1. Gehen Sie zu «Verwaltung» > «Firmen» und klicken Sie auf «Neue Firma».
2. Erfassen Sie «Name», «Adresse», «Land» und «Bankverbindung». Nur für Firmen in der Schweiz: Für QR-Rechnungen erfassen Sie zusätzlich die «IBAN-Nummer für QR-Rechnung».
3. Klicken Sie auf «Speichern».
4. Wählen Sie bei neuen Rechnungen unter «Absender» die neue Firma und unter «Vorlage» die passende Rechnungsvorlage.

Wenn Sie mehrere Firmen nutzen, aktivieren Sie bei jeder Firma «Eigener Rechnungsnummern-Zahlenraum», damit sich die Rechnungsnummern nicht überschneiden. Mehr dazu: Wie füge ich meine Firma hinzu?

«Absender» und «Vorlage»: der Unterschied

• «Absender» ist die Firma, die Sie unter «Verwaltung» > «Firmen» erfasst haben, mit Name, Adresse und Bankverbindung.
• «Vorlage» ist die Rechnungsvorlage, also das Layout des PDFs. Eine Vorlage kann eigene Texte enthalten, zum Beispiel einen Firmennamen, ein Logo oder eine Adresse. Deshalb kann auf dem PDF ein anderer Firmenname stehen als beim «Absender».

Ihre Rechnungsvorlagen verwalten Sie unter «Verwaltung» > «Einstellungen» > «Vorlagen». Mehr dazu: Wie passe ich das Layout meiner Rechnungsvorlage an?

Vorlage pro Kunde

TimeStatement schlägt für jeden Kunden automatisch die Vorlage vor, die zuletzt für diesen Kunden verwendet wurde. So wechseln Sie die Vorlage für einen Kunden:

1. Erstellen Sie eine neue Rechnung für den Kunden.
2. Wählen Sie unter «Vorlage» die gewünschte Rechnungsvorlage.
3. Speichern Sie die Rechnung.

Bei den nächsten Rechnungen für diesen Kunden ist die neue Vorlage vorausgewählt.

Häufige Fragen

Die Rechnung zeigt die alte Firma, obwohl sie unter «Firmen» nicht mehr vorhanden ist. Warum?

Der Name stammt sehr wahrscheinlich aus der Rechnungsvorlage. Prüfen Sie in der Rechnung das Feld «Vorlage» und wählen Sie die Vorlage mit den neuen Angaben. Nach dem Speichern wird diese Vorlage für den Kunden automatisch vorgeschlagen.

Ich habe die bestehende Firma bereits mit den neuen Angaben überschrieben. Was nun?

Tragen Sie unter «Verwaltung» > «Firmen» bei dieser Firma wieder die bisherigen Angaben ein und erfassen Sie die neue Firma über «Neue Firma».

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