Wie erstelle ich ein Projekt inkl. Budget?

Um ein Projekt in TimeStatement zu erstellen, folgen Sie diesen Schritten:

1. Klicken Sie auf den Reiter "Projekte" und anschließend auf "Projekt erstellen".

2. Nun haben Sie die Möglichkeit, ein bereits bestehendes Projekt als Vorlage zu nutzen. Dadurch werden automatisch alle relevanten Details übernommen, darunter zugewiesene Mitglieder, Projektaufgaben, Spesenkategorien und optional auch wiederkehrende Leistungen. Falls Sie jedoch ein komplett neues Projekt von Grund auf anlegen möchten, lassen Sie das Feld "Vorlage" leer und klicken Sie auf "Weiter".

Tipp: Mit TimeStatement können Sie ein Musterprojekt mit Ihren standardisierten Einstellungen – wie Projektdetails, Mitarbeiter, Aufgaben, Spesen-Kategorien und wiederkehrenden Leistungen – erstellen. Diese Vorlage lässt sich für zukünftige Projekte wiederverwenden, sodass Sie bestehende Projekte mit nur wenigen Klicks klonen und alle vordefinierten Einstellungen automatisch übernehmen können.

3. Im nächsten Schritt geben Sie die wichtigsten Projektdetails ein. Dazu gehören der Projektname und der Kunde. Sie können eine Referenznummer vergeben, ein Start- und Enddatum festlegen oder eine Bemerkung hinzufügen. Diese Angaben dienen ausschließlich informativen Zwecken und haben keinen Einfluss auf das Projekt.

Hinweis: Jedes Projekt muss zwingend einem Kunden zugewiesen werden. Jeder Kunde kann mehrere Projekte haben.

4. Anschließend legen Sie die Verrechnungsart fest. Hier stehen Ihnen mehrere Optionen zur Verfügung:

• • Nicht verrechenbar: Falls das Projekt nicht in Rechnung gestellt wird, zum Beispiel, wenn es sich um ein internes Projekt handelt.
  • Projektstundensatz: Wenn für das gesamte Projekt ein einheitlicher Stundensatz gilt.
  • Aufgabenstundensatz: Falls verschiedene Aufgaben unterschiedliche Stundensätze haben.
  • Mitarbeiterstundensatz: Wenn die Abrechnung je nach Mitarbeiter variiert.

5. Zusätzlich können Sie weitere wichtige Einstellungen vornehmen, etwa die Währung (Euro), den Stundensatz, eine mögliche Spesenpauschale, die detaillierte Rechnungsfunktion (also ob die Rechnungspositionen kumuliert oder detailliert angezeigt werden) sowie den Budgettyp. 

6. Sobald alle gewünschten Angaben gemacht wurden, schließen Sie die Erstellung des Projekts ab, indem Sie auf "Speichern" klicken.

7. Nachdem das Projekt erstellt wurde, können Sie es weiter anpassen, indem Sie Mitglieder hinzufügen, Projektaufgaben definieren, Spesenkategorien festlegen oder wiederkehrende Leistungen einrichten.

Budget für ein Projekt definieren

So definieren Sie ein Budget für ein Projekt:

1. Klicken Sie auf den Reiter "Projekte" und wählen Sie das gewünschte Projekt aus.

2. Unter "Budget-Typ" können Sie zwischen "Zeitbudget" und "Geldbudget" wählen und das Limit darunter definieren.

3. Optional haben Sie die Möglichkeit, ein Budget-Startdatum festzulegen sowie zu bestimmen, ob und wann die erste und zweite Budgetwarnung ausgelöst werden sollen. Diese Warnungen werden sowohl an Admins als auch an Projektleiter gesendet.

4. Aktivieren Sie die Funktion "Spesen im Budget berücksichtigen", wenn dies erforderlich ist. Standardmäßig werden im Budget nur die Projektzeiten berücksichtigt, nicht jedoch die Spesen.