Wie erfasse ich Spesen für Kunden und intern?

Die Funktion Spesen von TimeStatement ermöglicht es Ihnen, Ausgaben wie Verpflegung oder Fahrspesen direkt dem Kunden in Rechnung zu stellen oder für die interne Abrechnung zu erfassen. Belege lassen sich per App oder Web einfach hinzufügen.

Dank präziser Anpassungsmöglichkeiten – einschließlich Kategorien, Mengenangaben, Kommentaren sowie der Definition spezifischer Währungen und Einheiten pro Kategorie – behalten sowohl Teams als auch Freelancer jederzeit den Überblick über ihre Ausgaben.

Tipp: Wenn Sie Kleinausgaben nicht einzeln als Spesen erfassen möchten, können Sie stattdessen die Spesenpauschale verwenden.

Zusätzlicher Schritt für die interne Spesenabrechnung 

Wenn Sie die Spesen-Funktion für die interne Spesenabrechnung nutzen möchten, ist ein zusätzlicher Schritt erforderlich: Sie müssen Ihr Unternehmen als Kunden hinterlegen und ein Projekt für sich selbst erstellen.

1. Wechseln Sie zum Reiter "Kunden", klicken Sie auf "Neuer Kunde", und fügen Sie Ihr eigenes Unternehmen als Kunden hinzu. Verwenden Sie den Namen Ihrer Firma und klicken Sie anschließend auf "Speichern". 

2. Gehen Sie zum Reiter "Projekte", klicken Sie auf "Projekt erstellen", und legen Sie ein neues Projekt mit dem Namen "Intern" an. Wählen Sie dabei Ihr Unternehmen als Kunden aus und setzen Sie die Verrechnungsart auf "nicht verrechenbar". Abschließend klicken Sie auf "Speichern".

Spesenkategorien festlegen

Bevor Sie oder Ihre Mitarbeiter Spesen sowohl für Kunden als auch intern erfassen können, müssen Sie als Admin Ihrem Projekt eine oder mehrere Spesenkategorien hinzufügen. Gehen Sie dabei wie folgt vor:

1. Wechseln Sie zum Reiter "Projekte" und klicken Sie auf das gewünschte Projekt.

2. Öffnen Sie den Projekt-Reiter "Spesenkategorien" und klicken Sie auf den Button "Spesenkategorie hinzufügen".

3. Geben Sie den Namen, die Einheit, den Preis pro Einheit ein und ob die Spesenkategorie verrechenbar ist oder nicht.

Hinweis zur Einheit: Die Einheit gibt an, in welcher Form die Mengen dieser Spesenkategorie erfasst werden, z. B. in Kilometern (km), Kilogramm (kg) oder Stück (Stk.). Es können auch Währungen als Einheit verwendet werden, z. B. EUR, CHF. Wenn das Feld leer gelassen wird, ist die Einheit standardmäßig die Projektwährung.

Hinweis zum Preis pro Einheit: Falls eine Einheit gesetzt ist, kann hier der Preis pro Einheit angegeben werden, z. B. 0,10 € pro Kilometer. Es kann auch ein Kurs für die Umrechnung einer Währung in die Projektwährung eingegeben werden.

4. Speichern Sie die Spesenkategorie, indem Sie auf "Speichern" klicken.

Tipp: Mit TimeStatement können Sie ein Musterprojekt mit Ihren standardisierten Einstellungen – wie Projektdetails, Mitarbeitern, Aufgaben, Spesenkategorien und wiederkehrenden Leistungen – erstellen. Diese Vorlage lässt sich für zukünftige Projekte wiederverwenden, sodass Sie das Musterprojekt mit nur wenigen Klicks klonen und alle vordefinierten Einstellungen automatisch auf ein neues Projekt übertragen können.

Spesen erfassen

1. Wechseln Sie zum Reiter "Spesen" und klicken Sie auf "Spesen erfassen".

2. Wählen Sie das Projekt und die gewünschte Spesenkategorie aus, tragen Sie die Menge ein und ergänzen Sie einen Kommentar zur Spese.

3. Optional: Laden Sie zu Ihrer Spese einen  Kassenbeleg hoch, indem Sie auf "Beleg hinzufügen" klicken. Weitere Informationen finden Sie in dieser Anleitung: Spesenbelege hochladen und für Berichte und Rechnungen exportieren.

4. Speichern Sie die Spese abschließend durch Klicken auf "Speichern".

Bearbeitungsfrist Spesen

Für die Spesenerfassung kann der Administrator eine Bearbeitungsfrist einstellen. Gehen Sie dafür zu Verwaltung > Einstellungen > Funktionen im Bereich Spesen. Legen Sie fest, wie lange Spesen nachträglich erfasst werden dürfen – zwischen 1 und 28 Tagen. Entscheiden Sie außerdem, ob diese Frist ab dem jeweiligen Tag (Tagesende) oder ab dem Monatsende gelten soll.

Beispiel: Wenn Sie 5 Tage und „Tagesende“ wählen, kann eine Spese für einen bestimmten Tag noch bis zu 5 Tage danach erfasst werden. Wählen Sie hingegen 5 Tage und „Monatsende“, kann die Spese bis zum 5. Tag des Folgemonats eingereicht werden.

Wenn „Keine Einschränkungen“ ausgewählt wird, besteht keine Bearbeitungsfrist bei der Spesenerfassung.

Spesen einsehen und verwalten

Im Reiter "Spesen" haben Sie eine Suchfilterfunktion, um erfasste Spesen zu durchsuchen. Darunter sehen Sie die erfassten Spesen.

Das Schloss-Symbol auf der linken Seite zeigt an, ob die Spese bereits fakturiert wurde. In diesem Fall kann sie nicht mehr gelöscht oder bearbeitet werden. Wenn eine Spese mit einem Beleg erfasst wurde, wird dies durch ein Anhang-Symbol (Büroklammer) in der Übersicht angezeigt. 

Außerdem können Sie in diesem Bereich die Spesen in verschiedenen Formaten exportieren, indem Sie auf CSV-Export, Excel-Export oder PDF-Export klicken.

Währungshinweis: Alle Preisangaben in diesem Artikel erfolgen der Einfachheit halber in Euro (€). In TimeStatement sind jedoch auch andere Währungen wie CHF und USD verfügbar.