Wie erfasse ich Spesen – für Kunden und intern?

Die Funktion "Spesen" von TimeStatement ermöglicht es, Spesen entweder dem Kunden in Rechnung zu stellen oder für die interne Abrechnung zu nutzen.

Belege können bequem über die Handy-App hinzugefügt werden.

Mit präziser Anpassbarkeit durch Kategorien, Mengenangaben, Kommentare sowie der Option, spezifische Währungen und Einheiten pro Kategorie zu definieren, behalten sowohl Teams als auch Freelancer den Überblick über ihre Ausgaben.

Zusätzlicher Schritt für die interne Spesenabrechnung 

Wenn Sie die Spesen-Funktion für die interne Spesenabrechnung nutzen möchten, ist ein zusätzlicher Schritt erforderlich:

1. Wechseln Sie zum Reiter „Kunden“, klicken Sie auf „Neuer Kunde“, und fügen Sie Ihr eigenes Unternehmen als Kunden hinzu. Verwenden Sie den Namen Ihrer Firma und klicken Sie anschließend auf „Speichern“. 

2. Gehen Sie zum Reiter „Projekte“, klicken Sie auf „Projekt erstellen“, und legen Sie ein neues Projekt mit dem Namen „Intern“ an. Wählen Sie dabei Ihr Unternehmen als Kunde aus und setzen Sie die Verrechnungsart auf „nicht verrechenbar“. Abschließend klicken Sie auf „Speichern“.

Spesenkategorien festlegen

Bevor Sie Spesen sowohl für Kunden als auch intern erfassen können, müssen Sie Ihrem Projekt eine oder mehrere Spesenkategorien hinzufügen. Gehen Sie dabei wie folgt vor:

1. Wechseln Sie zum Reiter „Projekte“ und klicken Sie auf das gewünschte Projekt.

2. Öffnen Sie den Projekt-Reiter „Spesenkategorien“ und klicken Sie auf den Button „Spesenkategorie hinzufügen“.

3. Geben Sie den Namen, die Einheit, den Preis pro Einheit ein und ob die Spesenkategorie verrechenbar ist oder nicht.

Hinweis zur Einheit: Die Einheit, in der Mengen dieser Spesenkategorie angegeben werden, z. B. km, kg, Stk. Es können auch Währungen als Einheit verwendet werden, z. B. EUR, CHF. Wenn das Feld leer gelassen wird, ist die Einheit standardmäßig die Projektwährung.

Hinweis zum Preis pro Einheit: Falls eine Einheit gesetzt ist, kann hier der Preis pro Einheit angegeben werden, z. B. $0,10 pro Kilometer. Es kann auch ein Kurs für die Umrechnung einer Währung in die Projektwährung eingegeben werden.

4. Speichern Sie die Spesenkategorie, indem Sie auf „Speichern“ klicken.

Tipp: Falls Sie die Spesen Kategorien für alle zukünftigen Projekte einrichten möchten, können Sie dies in einem Musterprojekt tun. Wenn Sie anschließend ein neues Projekt erstellen, können Sie dieses Musterprojekt als Vorlage verwenden. Alle Einstellungen, einschließlich der Spesen Kategorien, werden übernommen.

Spesen erfassen

Nun kommen wir zum eigentlichen Thema: Wie erfasse ich Spesen für ein gewünschtes Projekt, sei es für einen externen Kunden oder für das interne Projekt "Intern".

1. Wechseln Sie zum Reiter „Spesen“ und klicken Sie auf „Spesen erfassen“.

2. Wählen Sie das Projekt und die gewünschte Spesenkategorie aus, tragen Sie die Menge ein und ergänzen Sie einen Kommentar zur Spese.

3. Optional: Laden Sie zu Ihrer Spese einen gescannten oder digitalen Kassenbeleg hoch, indem Sie auf „Beleg hinzufügen“ klicken (besonders praktisch für Freelancer). Diese Belege stehen beim Generieren der Rechnung in einer ZIP-Datei zum Download bereit.

4. Speichern Sie die Spese abschließend durch Klicken auf „Speichern“.

Spesen einsehen und verwalten

Im Reiter „Spesen“ haben Sie eine Suchfilterfunktion, um erfasste Spesen zu durchsuchen. Darunter sehen Sie die erfassten Spesen. Das Schloss-Symbol auf der linken Seite zeigt an, ob die Spese bereits fakturiert wurde. In diesem Fall kann sie nicht mehr gelöscht werden. Außerdem können Sie in diesem Bereich die Spesen in verschiedenen Formaten exportieren.