Spesenbelege hochladen und für Berichte und Rechnungen exportieren

Bei TimeStatement können Sie zu Ihrer erfassten Spese optional einen gescannten oder digitalen Kassenbeleg hochladen. Unterstützte Dateiformate sind PDF, PNG und JPG. Die Belege können sowohl in der Web-App als auch in der mobilen App hochgeladen werden. Besonders praktisch: Sie können den Beleg mit der Kamera Ihres mobilen Geräts fotografieren und direkt hochladen. 

Im Reiter „Spesen“ finden Sie eine Übersicht aller erfassten Belege. Wenn eine Spese mit einem Beleg erfasst wurde, wird dies durch ein Anhang-Symbol (Büroklammer) in der Übersicht angezeigt. 

Wie lade ich den Beleg einer Spese hoch?

1. Gehen Sie zum Reiter "Spesen" und klicken Sie auf die gewünschte Spese oder wählen Sie "Spesen erfassen", um eine neue Spese zu erstellen.

2. Klicken Sie auf "Beleg hinzufügen", um den Beleg auszuwählen und hochzuladen.

3. Speichern Sie die Spese, indem Sie auf "Speichern" klicken.

Wie werden die Spesenbelege in Berichten angezeigt?

In TimeStatement können Sie in den Berichtsansichten – zum Beispiel im Reiter „Übersicht“ und anschließend im Unterreiter „Bericht“ – den Typ „Spesen“ auswählen, um alle erfassten Spesen übersichtlich einzusehen. Die zugehörigen Spesenbelege werden dabei automatisch in einer ZIP-Datei zusammengefasst. Per Klick auf „Beleg-Export“ können Sie diese ganz einfach herunterladen.

Wie werden die Spesenbelege in Rechnungen berücksichtigt und angezeigt?

Bei der Kalkulation der Rechnung werden erfasste Spesen selbstverständlich berücksichtigt. Die zugehörigen Belege werden automatisch in einer ZIP-Datei zusammengefasst und stehen beim Generieren der Rechnung zum Download bereit. Diese ZIP-Datei kann per Klick auf „Belege.zip“ heruntergeladen und direkt zusammen mit der Rechnung versendet werden.

Währungshinweis: Alle Preisangaben in diesem Artikel erfolgen der Einfachheit halber in Euro (€). In TimeStatement sind jedoch auch andere Währungen wie CHF und USD verfügbar.