Saisir correctement les absences : congé non payé, maladie partielle et vacances des employés à temps partiel et en mini-job

L'article de base sur les absences explique comment les saisir et les approuver. Cet article traite des cas particuliers qui ont un fort impact sur le solde d'heures et le droit aux vacances : congé non payé, maladie partielle et vacances en cas de temps partiel irrégulier ou de mini-job.

Les noms des menus et des champs de cet article correspondent à l'interface française de TimeStatement.

Base : Comment saisir des absences ?.

Aperçu rapide

Congé non payé sans heures négatives

Si vous saisissez un congé non payé uniquement via « Absences planifiées » en tant qu'absence d'une journée entière, aucune heure de travail réelle n'est comptabilisée ces jours-là. Les heures cibles issues de la charge de travail sont toutefois maintenues – il en résulte des heures négatives.

Cela peut être voulu (p. ex. pour compenser des heures supplémentaires existantes ou rattraper le temps plus tard). Pour un congé non payé classique, qui ne doit pas influencer le solde, procédez comme suit :

1. Saisissez l'absence dans « Absences planifiées » (type, p. ex. congé non payé / absence – selon vos types d'entrée de feuille de temps).
2. Ouvrez « Gestion » > « Utilisateurs » > [personne] > « Plan de travail » > « Définition des heures de travail cibles ».
3. Cliquez sur « Créer Charge de travail » (n'écrasez pas les charges de travail existantes).
4. Définissez le premier jour du congé non payé comme date de début et saisissez 0 heure et une charge de travail de 0 % pour la période.
5. À partir du jour du retour de l'employé, créez de nouveau une charge de travail normale avec la charge de travail précédente.

Détails sur la création des charges de travail : Gérer les plans de travail et les plans de vacances.

Maladie partielle (à l'heure / sur plusieurs jours)

Les absences sur plusieurs jours ne peuvent actuellement pas être saisies directement dans « Absences planifiées » sous la forme « X % de maladie sur plusieurs jours ». Deux approches pratiques :

Option A – à l'heure, par jour

1. Calculez le temps de maladie quotidien comme suit : temps cible × pourcentage de maladie. Exemple : charge de travail de 80 % avec 6,4 heures cibles par jour et 80 % de maladie → 5,12 heures (5 heures 7 minutes) d'absence par jour de travail.
2. Saisissez ces heures pour chaque jour concerné via « Absences planifiées » (avec « À l'heure » au lieu de « Toute la journée ») ou – si cela est autorisé – dans « Temps de travail ».

Remarque : si les options « Les absences doivent être approuvées par le superviseur » et « Empêcher les absences saisies manuellement » sont toutes deux activées sous « Gestion » > « Paramètres » > « Fonctionnalités », les employés ne peuvent saisir des absences que via « Absences planifiées », et non manuellement dans « Temps de travail ». L'option « Empêcher les absences saisies manuellement » n'apparaît que lorsque le processus d'approbation est activé.

Option B – adapter la charge de travail pour la période

En cas de maladie partielle prolongée, vous pouvez créer une charge de travail réduite pour la période (nouvelle charge de travail avec une date de début). Les heures cibles et les soldes restent ainsi cohérents, sans que vous ayez à saisir chaque jour séparément.

Vacances en cas de temps partiel et de mini-job

La déduction des vacances dépend de la charge de travail enregistrée et du champ « Durée de la journée de vacances ». Vérifiez d'abord les points suivants :

1. « Gestion » > « Utilisateurs » > « Plan de travail » > « Définition des heures de travail cibles » : les heures par jour de la semaine sont-elles correctes (p. ex. lun. 2 h, ven. 3 h) ?
2. Le champ « Jours de vacances par an » (sur la base d'une charge de travail de 100 %) et la « Durée de la journée de vacances » calculée automatiquement.
3. La période de vacances et les transferts sous « Vacances cibles ».

Dans l'idéal, saisissez les vacances via « Absences planifiées ». Pour les jours de temps partiel irréguliers :

• « Toute la journée » uniquement les jours pour lesquels des heures cibles sont enregistrées – TimeStatement déduit alors la part correspondant à ce jour.
• Vous pouvez aussi saisir « À l'heure » exactement les heures prévues pour ce jour.

Si la déduction du solde de vacances semble peu plausible, c'est généralement que la charge de travail (répartition par jour, date de début ou jours de vacances par an) ne correspond pas au contrat. Corrigez la charge de travail avec une nouvelle entrée à partir de la bonne date de début, au lieu de supprimer d'anciennes charges de travail.

Remarques sur l'affichage et le verrouillage

• Les absences approuvées apparaissent dans l'aperçu ; en cas de conflit (« temps déjà pris »), vérifiez s'il existe déjà une absence ou une autre entrée l'après-midi ou le matin.
• Langue et région de l'interface : cliquez sur votre nom en haut à droite → « Profil » → définissez la langue et la région (p. ex. Français).

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