Welche Einstellungen und Funktionen gibt es für die Arbeitszeiterfassung?

Unter «Verwaltung» > «Einstellungen» > «Funktionen» finden Sie verschiedene Einstellungen für die Arbeitszeit- und Abwesenheitserfassung. Im Bereich «Arbeitszeiterfassung» können Sie die folgenden Funktionen aktivieren und konfigurieren.

Leiter müssen Arbeitszeit genehmigen

Mit dieser Funktion aktivieren Sie den Genehmigungsprozess für Arbeitszeiten. Die erfassten Arbeitszeiten müssen anschliessend von den zuständigen Vorgesetzten geprüft und genehmigt werden.

Weitere Informationen finden Sie unter: «Wie richte ich den Freigabe- und Genehmigungsprozess für Arbeitszeiten, Projektzeiten und Spesen ein?»

Standardzeitraum für die Genehmigung von Arbeitszeiten

Mit dieser Einstellung legen Sie fest, in welchen Zeitintervallen Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten zur Genehmigung bei ihren Vorgesetzten einreichen müssen. Möglich sind beispielsweise wöchentliche, zweiwöchentliche oder monatliche Intervalle.

Leiter müssen Abwesenheiten genehmigen

Mit dieser Funktion aktivieren Sie den Genehmigungsprozess für Abwesenheiten. Dadurch können die zuständigen Vorgesetzten Abwesenheiten prüfen und genehmigen.

Weitere Informationen finden Sie unter: «Wie richte ich einen Abwesenheitsgenehmigungsprozess ein?»

Manuell eingefügte Abwesenheiten verhindern

Es wird empfohlen, diese Funktion zusätzlich zu aktivieren, wenn Mitarbeitende Abwesenheiten nicht direkt über die Arbeitszeiterfassung ohne Genehmigung erfassen dürfen. Dadurch wird sichergestellt, dass Abwesenheiten ausschliesslich über die Abwesenheitsverwaltung eingetragen werden und den vorgesehenen Genehmigungsprozess durchlaufen.

Urlaub in Tagen anzeigen

Mit dieser Funktion legen Sie fest, ob der Urlaubsanspruch in TimeStatement in Tagen statt in Stunden angezeigt wird.

Weitere Informationen finden Sie unter: «Wie wird der Urlaub in Stunden oder Tagen berechnet und angezeigt?»

Leiter können Benutzerdaten bearbeiten

Mit dieser Einstellung legen Sie fest, ob Leiter die Arbeitszeit- und Abwesenheitseinträge sowie weitere Benutzerdaten der ihnen zugewiesenen Mitarbeitenden bearbeiten können.

Nachdem Sie diese Funktion aktiviert haben, können Sie jedem Benutzer einen Leiter zuweisen. Navigieren Sie dazu zu «Verwaltung» > «Benutzer», öffnen Sie das gewünschte Benutzerprofil und hinterlegen Sie den zuständigen Leiter im Feld «Leiter».

Weitere Informationen finden Sie unter: «Wie weise ich einem Benutzer einen Leiter zu?»

Benutzer können Ein- und Ausstempel-Einträge bearbeiten

Mit dieser Funktion erlauben Sie Mitarbeitenden, ihre eigenen Ein- und Ausstempel-Einträge selbst zu bearbeiten.

Ist die Funktion deaktiviert, können Mitarbeitende diese Einträge nicht selbst ändern. Für notwendige Korrekturen müssen sie sich an ihren zuständigen Leiter oder Administrator wenden.

Bearbeitungsfrist

Mit dieser Einstellung legen Sie fest, wie lange Arbeitszeiteinträge nachträglich bearbeitet werden können. Sie können einen Zeitraum von 1 bis 28 Tagen auswählen und bestimmen, ob die Frist ab dem jeweiligen Tagesende oder ab dem Monatsende berechnet wird.

Beispiele:

• 5 Tage ab Tagesende: Arbeitszeiteinträge können bis zu fünf Tage nach dem jeweiligen Arbeitstag bearbeitet werden.
• 5 Tage ab Monatsende: Arbeitszeiteinträge des Vormonats können bis zum fünften Tag des Folgemonats bearbeitet werden. Beispielsweise können die Einträge für September bis zum 5. Oktober geändert werden.
• Keine Einschränkungen: Arbeitszeiteinträge können ohne zeitliche Begrenzung nachträglich bearbeitet werden.

Nach Ablauf der festgelegten Frist sind Änderungen an den betroffenen Arbeitszeiteinträgen nicht mehr möglich. Die genaue Bearbeitungsfrist hängt von der gewählten Einstellung ab.

Einstempeln / Ausstempeln

Mit dieser Funktion aktivieren oder deaktivieren Sie die digitale Stempeluhr. Mitarbeitende können sich beim Arbeitsbeginn über einen Button ein- und beim Arbeitsende ausstempeln. Die Arbeitszeiten werden dadurch automatisch und minutengenau über die Webanwendung oder die mobile App erfasst.

Weitere Informationen finden Sie unter: «Wie erfasse ich Arbeitszeit in TimeStatement?»

Standorterfassung für Arbeitszeiteinträge für alle Benutzer aktivieren

Mit dieser Funktion aktivieren Sie die Standorterfassung für Arbeitszeiteinträge. Dadurch kann der Standort bei der Arbeitszeiterfassung erfasst werden.

Weitere Informationen finden Sie unter: «Wie richte ich die Standorterfassung für Arbeitszeiten ein?»

Arbeitsweg-Abzug aktivieren

Mit dieser Funktion können Sie für jeden Benutzer eine bestimmte Anzahl an Minuten für den Arbeitsweg hinterlegen. Beim Check-in über den zusätzlichen Button «Kundentermine» werden diese Minuten einmalig von der erfassten Arbeitszeit abgezogen und im entsprechenden Arbeitseintrag vermerkt.

Nach der Aktivierung der Funktion können Sie den Arbeitsweg-Abzug für jeden Benutzer individuell festlegen. Navigieren Sie dazu zu «Verwaltung» > «Benutzer», öffnen Sie das gewünschte Benutzerprofil und tragen Sie die entsprechende Minutenzahl im Feld «Minuten Arbeitsweg (Abzug)» ein.

Zeit runden auf

Mit dieser Funktion legen Sie fest, ob und auf welches Zeitintervall die erfassten Arbeitszeiten gerundet werden. Zur Auswahl stehen Rundungsintervalle von 5, 10, 15 oder 30 Minuten.

Zeit immer aufrunden

Mit dieser Funktion legen Sie fest, ob die erfassten Zeiten grundsätzlich aufgerundet werden sollen, anstatt je nach Rundungsregel auch abgerundet zu werden.

Wichtig: Vergessen Sie nicht, Ihre Änderungen nach der Anpassung der Einstellungen zu speichern. Klicken Sie dazu auf «Speichern» unten rechts auf der Seite.