Wie richte ich den Freigabe- und Genehmigungsprozess für Arbeitszeiten, Projektzeiten und Spesen ein?

TimeStatement bietet einen Freigabe- und Genehmigungsprozess für Arbeitszeiten, Projektzeiten und Spesen.

Mitarbeiter können ihre erfassten Einträge für einen bestimmten Zeitraum zur Genehmigung an den zuständigen Vorgesetzten (Leiter) senden. Dieser erhält anschliessend eine E-Mail-Benachrichtigung über eine neue Genehmigungsanfrage.

Bei Bedarf können Vorgesetzte ihre Mitarbeiter daran erinnern, ausstehende Einträge zur Genehmigung einzureichen.

Der Vorgesetzte kann die eingereichten Einträge prüfen und sie entweder genehmigen oder mit einer Begründung ablehnen.

Wird ein Eintrag abgelehnt, kann der Mitarbeiter die Begründung einsehen, die Angaben korrigieren und den Eintrag erneut zur Genehmigung einreichen.

Wenn ein Zeitraum bereits vom Mitarbeiter freigegeben und vom Leiter genehmigt wurde, ist eine nachträgliche Bearbeitung nicht mehr möglich. In diesem Fall muss ein Leiter die Genehmigung zurücksetzen. Anschliessend kann der Zeitraum wieder bearbeitet werden.

Wie kann ich den Freigabe- und Genehmigungsprozess aktivieren und konfigurieren?

Um den Freigabe- und Genehmigungsprozess zu aktivieren, gehen Sie zu:

Verwaltung > Einstellungen > Funktionen

Dort können Sie die gewünschten Genehmigungsfunktionen aktivieren:

• Leiter müssen Arbeitszeit genehmigen
• Leiter müssen Projektzeit genehmigen
• Leiter müssen Spesen genehmigen

Nach der Aktivierung einer dieser Funktionen erscheint zusätzlich die Einstellung «Standardzeitraum für die Genehmigung».

Hier können Sie festlegen, in welchen Intervallen Mitarbeiter ihre Einträge zur Genehmigung einreichen sollen:

• Wöchentlich
• Zweiwöchentlich
• Monatlich

Der ausgewählte Zeitraum bestimmt, für welche Zeitperiode Mitarbeiter ihre Einträge zur Genehmigung einreichen.

Wie kann ein Mitarbeiter Arbeitszeiten, Projektzeiten oder Spesen zur Genehmigung freigeben?

Mitarbeiter können ihre Einträge direkt in derselben Ansicht zur Genehmigung einreichen, in der sie ihre Arbeitszeiten, Projektzeiten oder Spesen erfassen.

Klicken Sie dazu auf «Einreichen». Der Button «Einreichen» ist nur sichtbar, wenn ein Administrator die Funktion für den Freigabe- und Genehmigungsprozess aktiviert hat.

Nach dem Einreichen werden die Einträge an den zuständigen Vorgesetzten zur Prüfung weitergeleitet.

Wie können Leiter Arbeitszeiten, Projektzeiten oder Spesen genehmigen oder ablehnen?

Wenn der Freigabe- und Genehmigungsprozess aktiviert ist, steht Leitern eine zusätzliche Ansicht zur Verfügung. Unter Zeiterfassung > Genehmigungen können Leiter die eingereichten Arbeitszeiten, Projektzeiten und Spesen ihrer Mitarbeiter prüfen und verwalten.

Für jeden Eintrag stehen folgende Aktionen zur Verfügung:

• Genehmigen: Der Eintrag wird bestätigt und kann anschliessend nicht mehr bearbeitet werden.
• Ablehnen: Der Eintrag wird mit einer Begründung zurückgewiesen. Der Mitarbeiter kann die Angaben anschliessend korrigieren und erneut zur Genehmigung einreichen.