Registrare correttamente le assenze: congedo non retribuito, malattia parziale e vacanze per dipendenti a tempo parziale e minijob

L'articolo di base sulle assenze spiega come registrarle e approvarle. Questo articolo tratta i casi particolari che incidono fortemente sul saldo ore e sul diritto alle vacanze: congedo non retribuito, malattia parziale e vacanze in caso di tempo parziale irregolare o di minijob.

I nomi dei menu e dei campi in questo articolo corrispondono all'interfaccia italiana di TimeStatement.

Base: Come si registrano le assenze?.

Panoramica rapida

Congedo non retribuito senza ore negative

Se registra un congedo non retribuito solo tramite «Pianificazione delle assenze» come assenza di un giorno intero, in quei giorni non viene conteggiata alcuna ora di lavoro effettiva. Le ore previste derivanti dal carico di lavoro restano però invariate: ne risultano ore negative.

Questo può essere voluto (ad es. per compensare ore supplementari esistenti o recuperare il tempo in seguito). Per un classico congedo non retribuito, che non deve influire sul saldo, proceda come segue:

1. Registri l'assenza in «Pianificazione delle assenze» (tipo, ad es. congedo non retribuito / assenza, a seconda dei Suoi tipi di voce del timesheet).
2. Apra «Gestione» > «Utenti» > [persona] > «Piano di lavoro» > «Obiettivo ore».
3. Clicchi su «Crea Carico di lavoro» (non sovrascriva i carichi di lavoro esistenti).
4. Imposti il primo giorno del congedo non retribuito come data di inizio e inserisca 0 ore e un carico di lavoro dello 0 % per il periodo.
5. A partire dal giorno del rientro del dipendente crei di nuovo un carico di lavoro normale con il carico di lavoro precedente.

Dettagli sulla creazione dei carichi di lavoro: Gestire i piani di lavoro e i piani delle vacanze.

Malattia parziale (a ore / su più giorni)

Attualmente le assenze su più giorni non possono essere registrate direttamente in «Pianificazione delle assenze» nella forma «X % di malattia su più giorni». Due approcci pratici:

Opzione A: a ore, per ogni giorno

1. Calcoli il tempo di malattia giornaliero come segue: tempo previsto × percentuale di malattia. Esempio: carico di lavoro dell'80 % con 6,4 ore previste al giorno e malattia all'80 % → 5,12 ore (5 ore e 7 minuti) di assenza per giorno lavorativo.
2. Registri queste ore per ogni giorno interessato tramite «Pianificazione delle assenze» (con «A ore» invece di «Tutto il giorno») oppure, se consentito, in «Tempo di lavoro».

Nota: se in «Gestione» > «Impostazioni» > «Funzioni» sono attivate sia l'opzione «Le assenze devono essere approvate dal supervisore» sia l'opzione «Impedire le assenze inserite manualmente», i dipendenti possono registrare le assenze solo tramite «Pianificazione delle assenze» e non manualmente in «Tempo di lavoro». L'opzione «Impedire le assenze inserite manualmente» compare solo se il processo di approvazione è attivato.

Opzione B: adeguare il carico di lavoro per il periodo

In caso di malattia parziale prolungata può creare un carico di lavoro ridotto per il periodo (nuovo carico di lavoro con una data di inizio). In questo modo le ore previste e i saldi restano coerenti, senza dover registrare ogni giorno separatamente.

Vacanze in caso di tempo parziale e minijob

La detrazione delle vacanze dipende dal carico di lavoro registrato e dal campo «Ore per vacanza». Verifichi innanzitutto i seguenti punti:

1. «Gestione» > «Utenti» > «Piano di lavoro» > «Obiettivo ore»: le ore per giorno della settimana sono corrette (ad es. lun. 2 h, ven. 3 h)?
2. Il campo «Vacanze all'anno» (sulla base di un carico di lavoro del 100 %) e le «Ore per vacanza» calcolate automaticamente.
3. Il periodo di vacanza e i riporti in «Obiettivo vacanze».

Idealmente registri le vacanze tramite «Pianificazione delle assenze». Per i giorni di tempo parziale irregolari:

• «Tutto il giorno» solo nei giorni per cui sono registrate ore previste: TimeStatement detrae allora la quota corrispondente a quel giorno.
• In alternativa può registrare «A ore» esattamente le ore previste per quel giorno.

Se la detrazione dal saldo vacanze sembra poco plausibile, di norma il carico di lavoro (ripartizione per giorno, data di inizio o giorni di vacanza all'anno) non corrisponde al contratto. Corregga il carico di lavoro con una nuova voce a partire dalla data di inizio corretta, invece di eliminare i carichi di lavoro precedenti.

Note su visualizzazione e blocco

• Le assenze approvate compaiono nella panoramica; in caso di conflitto («tempo già occupato») verifichi se esiste già un'assenza o un'altra voce nel pomeriggio o al mattino.
• Lingua e area geografica dell'interfaccia: clicchi sul Suo nome in alto a destra → «Profilo» → imposti lingua e area geografica (ad es. Italiano).

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