Quels paramètres et fonctionnalités sont disponibles pour le suivi du temps de travail ?

Sous « Gestion » > « Paramètres » > « Fonctionnalités », vous trouvez différents paramètres pour le suivi du temps de travail et des absences. Dans la zone « Suivi du temps de travail », vous pouvez activer et configurer les fonctions suivantes.

Le temps de travail doit être approuvé par le superviseur

Cette fonction active le processus d'approbation pour le temps de travail. Les heures de travail saisies doivent alors être vérifiées et approuvées par les superviseurs responsables.

Pour plus d'informations, voir : « Comment configurer le processus d'approbation du temps de travail, du temps de projet et des dépenses ? »

Période d'approbation par défaut pour le temps de travail

Ce paramètre définit à quels intervalles les employés doivent soumettre leurs heures de travail à leurs superviseurs pour approbation, par exemple chaque semaine, toutes les deux semaines ou chaque mois.

Les absences doivent être approuvées par le superviseur

Cette fonction active le processus d'approbation pour les absences, afin que les superviseurs responsables puissent vérifier et approuver les absences.

Pour plus d'informations, voir : « Comment configurer un processus d'approbation des absences ? »

Empêcher les absences saisies manuellement

Nous recommandons d'activer aussi cette fonction si les employés ne doivent pas pouvoir saisir des absences directement via le suivi du temps de travail sans approbation. Vous garantissez ainsi que les absences sont saisies uniquement via « Absences planifiées » et passent par le processus d'approbation prévu.

Afficher les vacances en jours

Cette fonction définit si le droit aux vacances est affiché dans TimeStatement en jours au lieu d'heures.

Pour plus d'informations, voir : « Comment les vacances sont-elles calculées et affichées en heures ou en jours ? »

Les superviseurs peuvent modifier les enregistrements des utilisateurs

Ce paramètre définit si les superviseurs peuvent modifier les entrées de temps de travail et d'absence ainsi que d'autres données des employés qui leur sont attribués.

Après avoir activé cette fonction, vous pouvez attribuer un superviseur à chaque utilisateur. Pour cela, allez dans « Gestion » > « Utilisateurs », ouvrez le profil de l'utilisateur et saisissez le superviseur responsable dans le champ « Superviseurs ».

Pour plus d'informations, voir : « Comment attribuer un superviseur à un utilisateur ? »

Les utilisateurs peuvent modifier les enregistrements de pointage

Cette fonction permet aux employés de modifier eux-mêmes leurs entrées de pointage.

Si la fonction est désactivée, les employés ne peuvent pas modifier eux-mêmes ces entrées. Pour les corrections nécessaires, ils doivent s'adresser à leur superviseur ou à leur administrateur.

Date limite de modification de la feuille de temps

Ce paramètre définit combien de temps les entrées de temps de travail peuvent être modifiées après coup. Vous pouvez choisir une période de 1 à 28 jours et indiquer si le délai est calculé à partir de la fin du jour ou de la fin du mois.

Exemples :

• 5 jours à partir de la fin du jour : les entrées de temps de travail peuvent être modifiées jusqu'à cinq jours après le jour de travail.
• 5 jours à partir de la fin du mois : les entrées de temps de travail du mois précédent peuvent être modifiées jusqu'au cinquième jour du mois suivant. Par exemple, les entrées de septembre peuvent être modifiées jusqu'au 5 octobre.
• « Aucune restriction » : les entrées de temps de travail peuvent être modifiées après coup sans limite de temps.

Une fois le délai écoulé, les entrées de temps de travail concernées ne peuvent plus être modifiées. Le délai de modification exact dépend du paramètre sélectionné.

Pointer / Dépointer

Cette fonction active ou désactive la pointeuse numérique. Les employés peuvent pointer avec un bouton au début du travail et dépointer à la fin. Les heures de travail sont alors enregistrées automatiquement et à la minute près via l'application web ou l'application mobile.

Pour plus d'informations, voir : « Comment saisir le temps de travail dans TimeStatement ? »

Activer le suivi de position des temps de travail pour tous les utilisateurs

Cette fonction active le suivi de position pour les entrées de temps de travail, afin que la position puisse être enregistrée lors du suivi du temps de travail.

Pour plus d'informations, voir : « Comment configurer le suivi de position des heures de travail ? »

Activer la déduction domicile-travail

Cette fonction vous permet d'enregistrer pour chaque utilisateur un nombre donné de minutes de trajet. Lors du pointage avec le bouton supplémentaire « Rendez-vous client », ces minutes sont déduites une fois du temps de travail saisi et notées dans l'entrée de travail correspondante.

Après avoir activé la fonction, vous pouvez définir la déduction du trajet individuellement pour chaque utilisateur. Pour cela, allez dans « Gestion » > « Utilisateurs », ouvrez le profil de l'utilisateur et saisissez le nombre de minutes dans le champ « Minutes domicile-travail (déduction) ».

Arrondir le temps à

Cette fonction définit si les heures de travail saisies sont arrondies et à quel intervalle. Vous pouvez choisir des intervalles d'arrondi de 5, 10, 15 ou 30 minutes.

Toujours arrondir le temps à la hausse

Cette fonction définit si les temps saisis doivent toujours être arrondis à la hausse au lieu d'être aussi arrondis à la baisse selon la règle d'arrondi.

Important : n'oubliez pas d'enregistrer vos modifications après avoir adapté les paramètres. Pour cela, cliquez sur « Enregistrer » en bas à droite de la page.