Comment configurer le plan de travail d'un employé ?

Configuration initiale des heures de travail cibles

Après avoir créé un nouvel utilisateur dans TimeStatement (voir « Comment créer un nouvel utilisateur ? »), vous pouvez configurer le plan de travail et les heures de travail cibles de l'employé. Vous définissez ici combien d'heures l'employé doit travailler chaque jour de la semaine.

Pour cela :

1. Ouvrez « Gestion » > « Utilisateurs ».
2. Sélectionnez l'utilisateur.
3. Ouvrez « Plan de travail » > « Définition des heures de travail cibles ».
4. Cliquez sur le plan de travail existant ou créez-en un nouveau en cliquant sur « Créer Charge de travail ».

Remarque : pour la configuration initiale, un seul plan de travail suffit généralement. Ne créez pas plusieurs plans de travail pour la même période. Chaque nouvelle charge de travail représente une modification des heures de travail cibles qui s'applique à partir d'une date donnée.

Date de début et solde de départ

Dans le champ « Début », saisissez la date à partir de laquelle l'employé saisit ses heures de travail dans TimeStatement. Cette date sert de base au calcul du solde de temps de travail et du droit aux vacances. Les heures de travail cibles saisies s'appliquent à partir de cette date.

Le champ supplémentaire « Solde de départ » ne s'affiche que lors de la création du premier plan de travail. Vous pouvez y définir le solde de temps de travail avec lequel l'employé commence dans TimeStatement. Cela est utile, par exemple, s'il apporte déjà des heures supplémentaires ou des heures en moins.

Saisir les heures de travail cibles

Répartissez les heures de travail cibles sur les jours de la semaine souhaités.

Exemple :

• Lundi : 4 heures
• Mardi : 4 heures
• Mercredi : 4 heures
• Jeudi : 4 heures
• Vendredi : 4 heures

Le champ « Heures par semaine » affiche automatiquement le total des heures saisies – 20 heures par semaine dans cet exemple. Cette valeur ne peut pas être modifiée manuellement. Vous la modifiez uniquement en adaptant les heures de travail journalières.

Dans le champ « Charge de travail », saisissez la charge de travail correspondante. Par exemple, 20 heures par semaine correspondent à une charge de travail de 50 % si un poste à temps plein compte 40 heures par semaine.

Si vous avez besoin d'une charge de travail plus finement graduée, activez « Afficher toutes les étapes de la charge de travail ». Vous pouvez ainsi saisir des valeurs comme 48 %.

Configurer les vacances

Vous pouvez aussi saisir la « Durée de la journée de vacances ». Cette valeur sert uniquement à afficher et à convertir les heures de vacances en jours de vacances si la fonction « Afficher les vacances en jours » est activée sous « Gestion » > « Paramètres » > « Fonctionnalités ». Le calcul effectif des vacances continue de se faire en heures.

Dans le champ « Jours de vacances par an (100 %) », saisissez le nombre de jours de vacances auquel donne droit une charge de travail à temps plein par année civile. Par exemple, cinq semaines de vacances par an correspondent à 25 jours par an.

À partir de cette valeur, TimeStatement calcule automatiquement le droit aux vacances au prorata, en fonction de la charge de travail individuelle et de la période dans l'année civile.

Activez « Autoriser le dépassement des jours de vacances » si un employé peut prendre plus de vacances qu'il n'y a actuellement droit. Son solde de vacances peut alors devenir négatif. Si cette option est désactivée, l'employé ne peut pas prendre par anticipation des jours de vacances de l'année suivante.

Remplissage automatique

Vous pouvez aussi configurer l'option « Remplissage automatique » :

• « Selon les heures de travail cibles » : les heures de travail cibles définies sont utilisées automatiquement pour le temps de travail et les absences.
• « Selon le plan de travail » : les heures du plan de travail hebdomadaire sont utilisées automatiquement pour le temps de travail et les absences.
• « Personnalisé » : vous pouvez définir individuellement pour chaque type d'entrée les heures utilisées.

Dans la plupart des cas, « Selon les heures de travail cibles » est le bon réglage. Ne modifiez cette option que si votre cas d'utilisation l'exige.

Cliquez enfin sur « Enregistrer » pour appliquer le plan de travail et les heures de travail cibles.