Comment créer un projet, avec un budget ?

Dans TimeStatement, le temps de projet ne peut être saisi qu'une fois qu'un client et au moins un projet associé ont été créés. Vous pouvez créer autant de projets que vous le souhaitez par client.

Conseil : avec TimeStatement, vous pouvez créer un projet modèle avec vos paramètres standard – tels que les détails du projet, les employés, les tâches, les catégories de dépenses ainsi que les forfaits et forfaits récurrents. Vous pouvez réutiliser ce modèle pour de futurs projets : clonez le projet modèle en quelques clics et tous les paramètres prédéfinis sont repris automatiquement dans le nouveau projet.

Pour créer un projet dans TimeStatement :

1. Cliquez sur l'onglet « Projets », puis sur « Créer un projet ».

2. Vous pouvez maintenant utiliser un projet existant comme modèle. Toutes les données pertinentes sont alors copiées automatiquement, y compris les membres attribués, les tâches de projet, les catégories de dépenses et – si vous activez « Copier les forfaits / forfaits récurrents » – également les forfaits et forfaits récurrents. Si vous souhaitez créer un projet entièrement nouveau, laissez le champ « Modèle » vide et cliquez sur « Suivant ».

3. À l'étape suivante, saisissez les principales données du projet : le nom du projet et le client. Vous pouvez ajouter un « Numéro de référence », définir une date de « Début » et de « Fin » ou ajouter une « Remarque ». Ces données sont uniquement informatives et n'ont aucune incidence sur le projet.

Remarque : chaque projet doit être attribué à un client. Chaque client peut avoir plusieurs projets.

4. Définissez ensuite le type de facturation. Plusieurs options sont disponibles :

• • Non facturable : si le projet n'est pas facturé, par exemple parce qu'il s'agit d'un projet interne.
  • Taux horaire du projet : si un seul taux horaire s'applique à l'ensemble du projet.
  • Taux horaire de la tâche : si différentes tâches ont des taux horaires différents.
  • Taux horaire de l'employé : si la facturation varie selon l'employé.

5. Vous pouvez aussi effectuer d'autres réglages importants, tels que la « Devise » (par exemple CHF), le « Taux horaire », des frais forfaitaires, la fonction de facture détaillée (c'est-à-dire si les positions de la facture sont affichées de manière cumulée ou détaillée) et le « Type de budget ».

6. Une fois toutes les données souhaitées saisies, terminez la création du projet en cliquant sur « Enregistrer ».

7. Une fois le projet créé, vous pouvez le personnaliser davantage en ajoutant des membres, en définissant des tâches de projet, en configurant des catégories de dépenses ou en configurant des forfaits et forfaits récurrents.

Comment définir un budget pour un projet ?

Pour définir un budget pour un projet :

1. Cliquez sur l'onglet « Projets » et sélectionnez le projet.

2. Sous « Type de budget », vous pouvez choisir entre « Budget de temps » et « Budget financier ». Saisissez ensuite la limite en dessous : dans le champ « Budget de temps » (heures) ou, avec « Budget financier », dans le champ « Montant du budget ».

3. Vous pouvez aussi définir une « Date de début du budget » et décider si et quand la première et la deuxième notification de budget (« 1ère notification de budget », « 2ème notification de budget ») doivent être déclenchées. Ces notifications sont envoyées aux admins et aux chefs de projet.

4. Avec « Budget financier », vous pouvez aussi activer « Inclure les dépenses dans le budget » si nécessaire. Cette option ne s'affiche que pour « Budget financier ». Par défaut, seul le temps de projet est inclus dans le budget, et non les dépenses.