Comment saisir des dépenses pour les clients et en interne ?

La fonction « Dépenses » de TimeStatement vous permet de facturer des dépenses comme les repas ou les frais de déplacement directement au client ou de les saisir pour un remboursement interne. Les reçus peuvent être ajoutés facilement via l'application ou le web.

Grâce à des possibilités de personnalisation détaillées – notamment les catégories, les quantités, les commentaires ainsi que des devises et unités spécifiques par catégorie – les équipes comme les indépendants gardent toujours une vue d'ensemble de leurs dépenses.

Conseil : si vous ne souhaitez pas saisir individuellement les petites dépenses, vous pouvez utiliser à la place des frais forfaitaires.

Étape supplémentaire pour le remboursement interne des dépenses

Si vous souhaitez utiliser la fonction « Dépenses » pour le remboursement interne des dépenses, une étape supplémentaire est nécessaire : vous devez ajouter votre entreprise comme client et créer un projet pour vous-même.

1. Passez à l'onglet « Clients », cliquez sur « Nouveau client » et ajoutez votre propre entreprise comme client. Utilisez le nom de votre entreprise, puis cliquez sur « Enregistrer ».

2. Allez dans l'onglet « Projets », cliquez sur « Créer un projet » et créez un nouveau projet nommé « Interne ». Sélectionnez votre entreprise comme client et réglez le type de facturation sur « Non facturable ». Cliquez enfin sur « Enregistrer ».

Définir des catégories de dépenses

Avant que vous ou vos employés puissiez saisir des dépenses pour des clients ou en interne, vous devez, en tant qu'admin, ajouter une ou plusieurs catégories de dépenses à votre projet. Pour cela :

1. Passez à l'onglet « Projets » et cliquez sur le projet.

2. Ouvrez l'onglet « Catégories de dépenses » du projet et cliquez sur le bouton « Ajouter une catégorie de dépenses ».

3. Saisissez le nom, l'unité et le prix unitaire, et indiquez si la catégorie de dépenses est facturable.

Remarque sur l'unité : l'unité indique comment les quantités de cette catégorie de dépenses sont saisies, p. ex. en kilomètres (km), en kilogrammes (kg) ou en pièces (pce). Des devises peuvent aussi être utilisées comme unité, p. ex. EUR, CHF. Si le champ reste vide, l'unité correspond par défaut à la devise du projet.

Remarque sur le prix unitaire : si une unité est définie, vous pouvez saisir ici le prix par unité, p. ex. CHF 0.10 par kilomètre. Vous pouvez aussi saisir un taux de change pour convertir une devise dans la devise du projet.

4. Enregistrez la catégorie de dépenses en cliquant sur « Enregistrer ».

Conseil : avec TimeStatement, vous pouvez créer un projet modèle avec vos paramètres standard – tels que les détails du projet, les employés, les tâches, les catégories de dépenses ainsi que les forfaits et forfaits récurrents. Vous pouvez réutiliser ce modèle pour de futurs projets : clonez le projet modèle en quelques clics et tous les paramètres prédéfinis sont repris automatiquement dans le nouveau projet.

Saisir des dépenses

Venons-en au sujet principal : comment saisir des dépenses pour un projet, que ce soit pour un client externe ou pour vous-même dans le projet « Interne » ?

1. Passez à l'onglet « Dépenses » et cliquez sur « Créer Dépense ».

2. Sélectionnez le projet et la catégorie de dépenses (« Catégorie »), saisissez la quantité (« Quantité ») et ajoutez un commentaire sur la dépense (« Commentaire »).

3. Facultatif : téléchargez un reçu pour votre dépense en cliquant sur « Ajouter un reçu ». Pour plus d'informations, consultez ce guide : Télécharger des reçus de dépenses et les exporter pour les rapports et les factures.

4. Enregistrez enfin la dépense en cliquant sur « Enregistrer ».

Délai de modification des dépenses

L'administrateur peut définir un délai de modification pour la saisie des dépenses. Pour cela, allez dans « Gestion » > « Paramètres » > « Fonctionnalités », dans la zone « Dépenses ». Définissez pendant combien de temps les dépenses peuvent être saisies a posteriori – entre 1 et 28 jours. Décidez aussi si ce délai doit courir à partir du jour même (« Fin de la journée ») ou à partir de la fin du mois (« Fin du mois »).

Exemple : si vous choisissez 5 jours et « Fin de la journée », une dépense d'un jour donné peut encore être saisie jusqu'à 5 jours plus tard. Si vous choisissez 5 jours et « Fin du mois », la dépense peut être soumise jusqu'au 5e jour du mois suivant.

Si « Aucune restriction » est sélectionné, il n'y a pas de délai de modification pour la saisie des dépenses.

Consulter et gérer les dépenses

L'onglet « Dépenses » comporte un filtre de recherche permettant de rechercher les dépenses saisies. En dessous, vous voyez les dépenses saisies.

L'icône de cadenas à gauche indique si la dépense a déjà été facturée. Dans ce cas, elle ne peut plus être supprimée ni modifiée. Si une dépense a été saisie avec un reçu, cela est indiqué par une icône de pièce jointe (trombone) dans l'aperçu.

Dans cette zone, vous pouvez aussi exporter les dépenses dans différents formats en cliquant sur « Export CSV », « Export Excel » ou « Export PDF ».

Note sur la devise : par souci de simplicité, tous les prix de cet article sont indiqués en francs suisses (CHF). D'autres devises comme EUR et USD sont toutefois aussi disponibles dans TimeStatement.