Comment configurer des forfaits et des forfaits récurrents dans un projet ?

Avec TimeStatement, vous pouvez ajouter à un projet des montants fixes qui sont facturés indépendamment du temps de projet saisi. Il en existe deux types :

• Forfait : une prestation facturée une seule fois à une date précise.
• Forfait récurrent : une prestation facturée à intervalles réguliers, par exemple chaque mois ou chaque année.

Vous configurez ces deux types directement dans le projet. Lors de la création d'une facture, vous pouvez ensuite les ajouter en quelques clics – vous gagnez du temps et n'oubliez aucun montant récurrent.

Forfaits et forfaits récurrents : explications et exemples pratiques

Un forfait convient aux prestations facturées une seule fois à prix fixe, par exemple :

• Frais de mise en place ou d'intégration
• Prix fixes pour un projet ou une phase de projet

Un forfait récurrent convient aux prestations fournies et facturées à intervalles réguliers, par exemple :

• Licences, abonnements et cotisations
• Contrats de location et de leasing
• Contrats de maintenance, de support et de conseil
• Frais de domiciliation, honoraires d'administrateur et forfaits comptables

Ouvrir les forfaits et forfaits récurrents dans le projet

1. Allez dans l'onglet « Projets » et sélectionnez le projet.

2. Dans le projet, cliquez sur l'onglet « Forfaits / Forfaits récurrents ».

3. Utilisez le sous-onglet « Forfaits » pour les prestations uniques et le sous-onglet « Forfaits récurrents » pour les prestations facturées à intervalles réguliers.

Créer un forfait

1. Dans le sous-onglet « Forfaits », cliquez sur « Créer Forfait ».

2. Saisissez un nom dans le champ « Nom », par exemple « Frais de mise en place ». Le nom est obligatoire – vous ne pouvez enregistrer le forfait qu'une fois ce champ rempli.

3. Saisissez le montant dans le champ « Montant ». La devise est celle définie pour le projet.

4. Sélectionnez la date du forfait dans le champ « Date ». Par défaut, la date du jour est saisie.

5. Le contenu du champ « Texte » apparaît comme ligne de facture sur la facture. Par défaut, il contient « [name] de [start] ». Adaptez le texte si nécessaire. Les espaces réservés suivants sont disponibles :

• [name] : nom du forfait
• [start] : date du forfait
• [startDay], [startMonth], [startYear] : jour, mois et année de la date

6. Dans le champ « Remarque », vous pouvez ajouter d'autres informations sur le forfait.

7. Vous pouvez aussi saisir un « ID de comptabilité ». Cet identifiant définit le compte de cette prestation dans votre logiciel de comptabilité, par exemple un compte de produits.

8. Cliquez sur « Enregistrer ».

Remarque : pour modifier ou supprimer un forfait, cliquez sur l'entrée dans la liste. Adaptez les données et cliquez sur « Enregistrer », ou supprimez le forfait avec « Supprimer ». Lors de la modification, un menu déroulant avec des modèles de texte est aussi disponible à côté du champ « Texte ».

Créer un forfait récurrent

1. Passez au sous-onglet « Forfaits récurrents » et cliquez sur « Créer Forfait récurrent ».

2. Saisissez un nom dans le champ « Nom », par exemple « Contrat de maintenance », et définissez le « Montant ». Ici aussi, la devise est celle du projet.

3. Dans le champ « Intervalle », indiquez le nombre de mois entre deux factures – par exemple 1 pour une facturation mensuelle ou 12 pour une facturation annuelle.

4. Dans le champ « Début », définissez la date à partir de laquelle le forfait récurrent s'applique. Le champ « Fin » est facultatif : si vous le laissez vide, le forfait récurrent n'a pas de date de fin.

5. Sous « Facturer à », vous pouvez choisir « Début » (par défaut) ou « Fin ». Ce paramètre est uniquement informatif et n'a aucune incidence sur la facturation.

6. Pour les forfaits récurrents aussi, le contenu du champ « Texte » apparaît comme ligne de facture sur la facture. Par défaut, il contient « [name] de [start] à [end] ». En plus des espaces réservés des forfaits, les forfaits récurrents proposent les espaces réservés suivants :

• [end] : date de fin de la période
• [endDay], [endMonth], [endYear] : jour, mois et année de la date de fin

7. Si nécessaire, ajoutez une « Remarque » et un « ID de comptabilité », comme pour les forfaits.

8. Cliquez sur « Enregistrer ».

Ajouter des forfaits et forfaits récurrents à une facture

1. Allez dans l'onglet « Factures » et cliquez sur « Nouvelle facture ». La fenêtre « Sélectionner le(s) projet(s) à facturer » s'ouvre.

2. Passez à l'onglet « Projet » et sélectionnez le projet.

3. Sous « Période », sélectionnez la période de facturation : « Depuis la dernière facture », « Ce mois-ci », « Mois précédent », « Ce trimestre », « Trimestre précédent », « Cette année », « Année précédente » ou « Personnalisé ».

4. La section « Forfaits / Forfaits récurrents » affiche les forfaits et forfaits récurrents du projet qui tombent dans la période sélectionnée. Sélectionnez les entrées une à une ou cochez « Sélectionner tous les forfaits / forfaits récurrents ».

5. Cliquez sur « Ajouter » pour ajouter les entrées sélectionnées à la facture.

Remarque : un forfait récurrent apparaît comme entrée distincte pour chaque période. Exemple : un forfait récurrent mensuel « Contrat de maintenance » débutant le 1er novembre apparaît deux fois pour la période « Cette année » – une fois pour novembre et une fois pour décembre. Pour la période « Ce mois-ci » en octobre, il n'apparaît pas encore, contrairement aux « Frais de mise en place » datés d'octobre.

Pour plus d'informations sur la création de factures, consultez Comment créer des factures et saisir des paiements ?

Éléments facturables du projet

Dans l'onglet « Détails » du projet, le champ « Facturable » vous permet de définir ce qui est facturé pour ce projet lors de la création d'une facture. Le champ s'affiche dès que le « Type de facturation » est réglé sur une autre valeur que « Non facturable ». Vous pouvez sélectionner une option ou les deux :

• « Heures enregistrées » : le temps de projet saisi est facturé.
• « Forfaits et forfaits récurrents » : les forfaits et forfaits récurrents configurés dans le projet sont facturés.

Par défaut, les deux options sont sélectionnées. Si seule l'option « Forfaits et forfaits récurrents » est sélectionnée, seuls les forfaits et forfaits récurrents sont facturés, et non les heures enregistrées. Si les deux options sont sélectionnées, les heures enregistrées sont facturées en plus des forfaits et forfaits récurrents.

Copier des forfaits et forfaits récurrents avec un modèle

Lorsque vous créez un nouveau projet sur la base d'un projet existant, vous pouvez copier ses forfaits et forfaits récurrents :

1. Allez dans l'onglet « Projets » et cliquez sur « Créer un projet ».

2. Sous « Modèle », sélectionnez le projet que vous souhaitez utiliser comme modèle.

3. Activez « Copier les forfaits / forfaits récurrents ».

4. Cliquez sur « Suivant » et complétez le nouveau projet.

Conseil : avec un projet modèle, vous définissez une seule fois vos paramètres standard et les réutilisez pour de nouveaux projets.

Note sur la devise : les exemples de cet article sont indiqués en francs suisses (CHF). D'autres devises comme EUR et USD sont toutefois aussi disponibles dans TimeStatement.