Comment créer des factures et saisir des paiements ?

Avec TimeStatement, vous créez facilement des factures professionnelles, y compris des factures électroniques.
Vous pouvez créer des factures dans plusieurs devises et langues, définir des paramètres de facturation par client, personnaliser la mise en page des factures, saisir des paiements et garder à tout moment une vue d'ensemble des factures ouvertes.

Comment créer une facture ?

1. Allez dans l'onglet « Factures » et cliquez sur « Nouvelle facture ».

2. La fenêtre « Sélectionner le(s) projet(s) à facturer » s'ouvre. Dans l'onglet « Non facturé », « Projet » ou « Personnalisé », sélectionnez un projet et cliquez sur « Ajouter ». Le client est repris du projet.

• La vue « Non facturé » affiche toutes les activités qui n'ont pas encore été facturées et vous donne ainsi un aperçu rapide des éléments ouverts qui sont peut-être prêts à être facturés. Vous pouvez sélectionner la période, par exemple « Mois », « Trimestre » ou « Personnalisé ». La colonne « Montant » affiche le total des éléments non facturés du projet. Cliquez sur la petite icône de point d'interrogation pour voir de quoi se compose ce montant, par exemple combien provient des activités, des dépenses ainsi que des forfaits et forfaits récurrents.
• Dans la vue « Projet », vous pouvez sélectionner un projet précis, puis définir la période souhaitée – par exemple « Depuis la dernière facture », « Trimestre précédent » ou « Personnalisé ».
• Dans la vue « Personnalisé », vous pouvez créer une facture indépendamment d'un projet précis. Vous pouvez définir individuellement le nom, la devise (p. ex. CHF), le client et l'entreprise. Ce type de facture est notamment nécessaire pour les factures d'acompte.

3. Après avoir ajouté une nouvelle facture, vous pouvez adapter toutes les données importantes de la facture dans l'onglet « Aperçu » de la facture :

• « Numéro de facture », « Date de la facture », « Numéro de bon de commande », « Expéditeur », « TVA » (%), « Remise » (%), « Dû » (conditions de paiement) et « Destinataire ».
• Sélection d'un modèle de facture sous « Modèle » et définition de l'« Objet » et du « Texte ».

4. Tous les projets, activités, dépenses ainsi que forfaits et forfaits récurrents saisis et affichés dans l'aperçu de la facture pour la période sélectionnée peuvent être modifiés dans les onglets situés à droite de « Aperçu ». Vous pouvez y modifier, ajouter ou supprimer manuellement des activités ou ajouter des frais forfaitaires.

Remarque : si des activités et des montants sont saisis manuellement, les données de la facture ne correspondent plus au suivi du temps de projet.

5. Si nécessaire, cliquez sur « Ajouter un projet » pour ajouter manuellement des projets à la facture.

6. Cliquez enfin sur « Enregistrer » pour terminer la facture.

Créer des factures électroniques

Avec TimeStatement, vous créez rapidement et facilement des factures électroniques/XRechnung pour vos clients ainsi que des factures QR pour vos clients en Suisse et au Liechtenstein.

Supprimer, modifier ou télécharger une facture

Une fois créée, la facture est générée dans TimeStatement et peut être traitée à l'aide des boutons suivants :

• Supprimer : cliquez sur « Supprimer » pour supprimer la facture.
• Modifier : pour modifier les informations de la facture, cliquez sur « Modifier ».
• DOCX : cliquez sur « DOCX » pour modifier la mise en page de la facture directement dans TimeStatement, ou pour la télécharger, l'adapter et la télécharger à nouveau.
• PDF : téléchargez la facture au format PDF en cliquant sur « PDF ». Si une facture avec code QR a été configurée, vous pouvez choisir « Avec code QR » ou « Sans code QR ».
• Facture électronique : si les paramètres XRechnung ont été configurés correctement, le bouton « Facture électronique » apparaît aussi ici.

Envoyer une facture

Après avoir téléchargé la facture au format PDF et l'avoir envoyée au client, vous pouvez marquer la facture comme envoyée dans TimeStatement.

Une fois qu'une facture a été marquée avec le bouton « Marquer comme envoyé », elle est verrouillée pour la modification. Pour la déverrouiller, cliquez sur « Marquer comme non envoyé ».

Saisir des paiements

Il existe deux façons de saisir des paiements dans TimeStatement :

Saisir le paiement d'une facture

1. Si la facture des étapes précédentes n'est pas déjà ouverte, cliquez sur l'onglet « Factures » et sélectionnez la facture.

2. Cliquez sur le bouton « Ajouter un paiement » en haut. TimeStatement remplit automatiquement tous les champs pertinents.

3. Si seule une partie du montant a été payée, adaptez le champ « Montant » rempli automatiquement. Le montant restant reste marqué comme ouvert.

4. Utilisez l'option « Marquer la facture comme payée » pour indiquer si la facture a été entièrement payée ou si un solde reste ouvert.

5. Enregistrez le paiement en cliquant sur « Enregistrer ».

Saisir un paiement général

1. Allez dans l'onglet « Factures », puis dans « Paiements », et cliquez sur « Nouveau paiement ».

2. Sélectionnez le « Client » et la « Facture ». TimeStatement remplit automatiquement le montant de la facture. Adaptez le montant si le client n'a pas payé l'intégralité.

3. Enregistrez le paiement en cliquant sur « Enregistrer ».

Remarque : laissez le champ « Facture » vide si le client effectue un paiement anticipé sans avoir reçu de facture au préalable – ou s'il a reçu de votre part une facture d'acompte et l'a maintenant payée. Si vous n'attribuez pas le paiement à une facture précise, TimeStatement traite automatiquement le montant comme un avoir. Lorsque vous créez plus tard une nouvelle facture pour ce client, TimeStatement vous demande automatiquement si l'avoir existant doit être imputé et le montant de la facture réduit en conséquence.

Aperçu des factures et des paiements

1. L'onglet « Factures » affiche un aperçu de toutes les factures saisies. Utilisez les filtres de recherche (« Numéro », « Payé », « Envoyé », « Client », « Date de », « Date à », « Trier par ») pour trouver plus rapidement les factures, p. ex. réglez « Payé » sur « Non » pour afficher les factures ouvertes.

2. Une facture partiellement payée n'a pas de statut propre ; elle affiche le « Montant » total et le « Solde » réduit (montant restant).

3. L'onglet « Paiements » liste tous les paiements saisis et dispose de ses propres filtres de recherche.

4. Sous « Statistiques », dans l'onglet « Factures », vous voyez quels montants ont été facturés et payés.

Note sur la devise : par souci de simplicité, tous les prix de cet article sont indiqués en francs suisses (CHF). D'autres devises comme EUR et USD sont toutefois aussi disponibles dans TimeStatement.