Comment envoyer une facture par e-mail ou la mettre à disposition via un lien ?

Vous pouvez envoyer une facture à votre client par e-mail directement depuis TimeStatement ou lui mettre à disposition un lien via lequel il peut consulter, télécharger et imprimer la facture en ligne. Dans les deux cas, TimeStatement crée d'abord un lien TimeStatement Share vers la facture.

Remarque : la fonction « Envoyer » n'est disponible qu'avec la licence Pro. La licence Starter ne permet pas de créer des factures.

Comment envoyer une facture par e-mail ?

1. Allez dans l'onglet « Factures », ouvrez la facture souhaitée et cliquez sur « Envoyer ».

2. Dans la boîte de dialogue « Paramètres d'envoi », choisissez sous « Date d'expiration » combien de temps le lien doit rester valable et activez si nécessaire « Protection d'accès avancée » (voir ci-dessous).

3. Cliquez sur « Créer le lien ». La boîte de dialogue « Envoyer la facture » affiche le message « Lien créé avec succès » et le lien vers la facture. Aucun e-mail n'est encore envoyé à ce stade.

4. Cliquez sur « E-mail ».

5. Activez « Joindre la facture en PDF » si la facture doit également être envoyée en pièce jointe PDF. Par défaut, cette option est désactivée et l'e-mail ne contient que le lien.

6. Vérifiez le « Destinataire ». La facture est envoyée à l'adresse e-mail enregistrée pour le client. Si aucune adresse n'est enregistrée, saisissez-la sous « Destinataire ». TimeStatement l'enregistre alors automatiquement pour le client. Une seule adresse e-mail peut être enregistrée par client.

7. Adaptez si nécessaire le « Texte ». Il est prérempli avec un texte standard qui contient la date de la facture, le montant, les conditions de paiement et le lien vers la facture.

8. Cliquez sur « Envoyer ».

Remarque : une mention indiquant que l'e-mail a été créé par un utilisateur de TimeStatement, avec une adresse pour signaler les abus, est automatiquement ajoutée sous l'e-mail. Cette mention ne peut pas être supprimée.

Remarque : si vous modifiez une facture déjà envoyée, TimeStatement vous demande si la facture envoyée doit être mise à jour avec vos dernières modifications. Cliquez alors sur « Oui, mettre à jour ».

Comment mettre une facture à disposition via un lien ?

Si vous ne souhaitez pas envoyer la facture via TimeStatement, vous pouvez aussi transmettre le lien vous-même, par exemple dans votre propre e-mail ou via un portail client.

1. Dans la facture, cliquez sur « Envoyer », choisissez la « Date d'expiration » et cliquez sur « Créer le lien ».

2. Dans la boîte de dialogue « Envoyer la facture », cliquez sur « Copier ». Le lien est copié dans le presse-papiers.

3. Collez le lien là où votre client doit le recevoir.

Avec « Aperçu », vous ouvrez la facture telle que votre client la voit.

Que voit mon client ?

Via le lien, votre client ouvre la page « TimeStatement Share ». Il y voit la facture en PDF et, à côté, les principales informations : votre entreprise avec la mention « Vérifié », le numéro de facture, la date de facture, « Dû » et le montant de la facture. Avec « Télécharger la facture » et « Imprimer la facture » ou les icônes au-dessus de la facture, il peut enregistrer ou imprimer la facture.

Combien de temps le lien est-il valable et comment le protéger ?

Sous « Date d'expiration », choisissez « 7 jours », « 30 jours », « 90 jours », « 6 mois » (par défaut), « 1 an » ou « Personnalisé ». Une date personnalisée doit se situer entre aujourd'hui et dans 1 an. La date d'expiration est affichée dans la boîte de dialogue (« Expire le … »).

Le commutateur « Protection d'accès avancée » détermine qui peut consulter la facture via le lien :

• Désactivé (par défaut) : « Toute personne disposant du lien pourra consulter cette facture ».
• Activé : « Seuls les destinataires de la facture disposant du lien pourront consulter cette facture ».

Si la protection d'accès est activée, votre client doit se connecter avec un code à usage unique. Ces pages ne sont actuellement disponibles qu'en anglais.

1. Votre client ouvre le lien. Sur la page « Protected document », il saisit son adresse e-mail et clique sur « Continue ».

2. Il reçoit par e-mail (« Your verification code ») un code à 6 chiffres, valable seulement pendant une courte durée.

3. Il saisit le code dans la fenêtre « Two-Factor Authentication » et clique sur « Continue ». La facture s'ouvre ensuite. Avec « Use a different email address », il peut saisir une autre adresse.

Remarque : le code est envoyé uniquement à l'adresse e-mail enregistrée pour le client. La facture ne peut pas être ouverte avec une autre adresse.

Comment désactiver un lien ?

1. Dans la boîte de dialogue « Envoyer la facture », cliquez sur « Désactiver le lien ».

2. La question « Voulez-vous vraiment désactiver le lien pour cette facture ? Les personnes disposant du lien ne pourront plus la consulter. » s'affiche. Cliquez sur « Confirmer ». Avec « Annuler », le lien reste actif.

Le lien ne fonctionne alors plus et la facture est automatiquement supprimée de TimeStatement Share. Si votre client ouvre le lien, il voit le message « File Not Found ».

Depuis quelle adresse e-mail la facture est-elle envoyée ?

L'e-mail est envoyé depuis noreply@timestatement.com. Le nom d'expéditeur affiché est « <Nom de l’entreprise> via TimeStatement.com », par exemple « Société Exemple SA via TimeStatement.com ».

Pour cela, une adresse e-mail doit être enregistrée pour votre entreprise sous « Gestion » > « Entreprises ». Si elle manque, le message d'erreur « L'adresse e-mail de votre entreprise n'est pas définie » s'affiche lorsque vous cliquez sur « Créer le lien ».

L'objet et le texte de l'e-mail dépendent de la langue. En français, l'objet est « Facture <numéro> », par exemple « Facture FAC-2025-001 ».

Vous pouvez envoyer les rappels par e-mail ou les mettre à disposition via un lien de la même manière.

Pour plus d'informations sur la création de factures, consultez : Comment créer des factures et saisir des paiements ?