Changement d'entreprise ou nouvelle entreprise : configurer correctement l'expéditeur et le modèle de facture – TimeStatement AG

Si vous changez le nom de votre entreprise ou ajoutez une autre entreprise, créez d'abord la nouvelle entreprise. Sélectionnez ensuite dans la facture l'« Expéditeur » et le « Modèle » correspondants. Vous créez ainsi de nouvelles factures avec les bonnes données, sans modifier les factures existantes.

Nouvelle entreprise ou changement d'entreprise

N'écrasez pas l'entreprise existante avec les nouvelles données : les factures n'enregistrent qu'une référence à l'entreprise et lisent ses données à chaque fois. Sinon, les factures déjà créées afficheraient elles aussi les nouvelles données. Conservez l'entreprise précédente et créez la nouvelle entreprise en plus :

Allez dans « Gestion » > « Entreprises » et cliquez sur « Nouvelle entreprise ».
Saisissez le « Nom », l'« Adresse », le « Pays » et les « Coordonnées bancaires ». Uniquement pour les entreprises en Suisse : pour les factures QR, saisissez aussi le « Numéro IBAN pour facture QR ».
Cliquez sur « Enregistrer ».
Pour les nouvelles factures, sélectionnez la nouvelle entreprise sous « Expéditeur » et le modèle de facture correspondant sous « Modèle ».

Si vous utilisez plusieurs entreprises, activez « Numérotation propre des factures » pour chaque entreprise afin que les numéros de facture ne se chevauchent pas. En savoir plus : Comment ajouter mon entreprise ?

« Expéditeur » et « Modèle » : la différence

« Expéditeur » est l'entreprise que vous avez créée sous « Gestion » > « Entreprises », avec son nom, son adresse et ses coordonnées bancaires.
« Modèle » est le modèle de facture, c'est-à-dire la mise en page du PDF. Un modèle peut contenir son propre texte, par exemple un nom d'entreprise, un logo ou une adresse. C'est pourquoi le PDF peut afficher un autre nom d'entreprise que l'« Expéditeur ».

Vous gérez vos modèles de facture sous « Gestion » > « Paramètres » > « Modèles ». En savoir plus : Comment personnaliser la mise en page de mon modèle de facture ?

Modèle par client

Pour chaque client, TimeStatement propose automatiquement le dernier modèle utilisé pour ce client. Pour changer le modèle d'un client :

Créez une nouvelle facture pour le client.
Sous « Modèle », sélectionnez le modèle de facture souhaité.
Enregistrez la facture.

Le nouveau modèle est présélectionné pour les prochaines factures de ce client.

Questions fréquentes

La facture affiche l'ancienne entreprise alors qu'elle n'existe plus sous « Entreprises ». Pourquoi ?

Le nom provient très probablement du modèle de facture. Vérifiez le champ « Modèle » de la facture et sélectionnez le modèle contenant les nouvelles données. Après l'enregistrement, ce modèle est proposé automatiquement pour le client.

J'ai déjà écrasé l'entreprise existante avec les nouvelles données. Que faire ?

Sous « Gestion » > « Entreprises », saisissez de nouveau les données précédentes pour cette entreprise et créez la nouvelle entreprise avec « Nouvelle entreprise ».

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