TimeStatement mit bexio verbinden: Sync, Kunden und häufige Probleme

Mit der bexio-Schnittstelle verbinden Sie TimeStatement mit Ihrer bexio-Buchhaltung. Dieser Artikel erklärt die Einrichtung, was synchronisiert wird und wie Sie typische Probleme lösen – ohne Kundendaten doppelt zu pflegen.

Was die bexio-Schnittstelle kann

TimeStatement bietet mehrere bexio-Integrationen, die Sie je nach Bedarf nutzen:

Projektzeiten & Rechnungen: Kunden und Projekte aus bexio importieren; Rechnungen aus TimeStatement als Entwurf an bexio senden.
Lohnbuchhaltung: Arbeitszeiten und Absenzen an die bexio-Lohnbuchhaltung übertragen.
Spesen: Spesen an bexio übergeben (separater Workflow).

Produktübersichten:

Schnittstelle aktivieren

Öffnen Sie den bexio Marketplace und melden Sie sich an.
Suchen Sie nach TimeStatement.
Klicken Sie auf App hinzufügen und folgen Sie dem Assistenten.

Neues TimeStatement-Konto

Haben Sie noch kein TimeStatement-Konto, übernimmt der Assistent relevante Daten aus bexio. Prüfen Sie die Angaben, legen Sie ein Passwort fest und melden Sie sich an. Die erste Synchronisation dauert in der Regel nur wenige Sekunden.

Bestehendes TimeStatement-Konto

Für die Verknüpfung brauchen Sie in beiden Systemen Administratorrechte. Stimmen die Administrator-E-Mail-Adressen in TimeStatement und bexio überein, wird die Verbindung automatisch hergestellt.

Ob die Schnittstelle aktiv ist, erkennen Sie am bexio-BX-Symbol im Footer Ihres TimeStatement-Kontos. Ein erneuter Datenimport startet, wenn Sie dieses Symbol anklicken.

Welche Daten fliessen wohin?

Von bexio nach TimeStatement: Benutzer, Kunden, Projekte und (bei Erstimport) Projektzeiten – sofern diese Funktionen in Ihrem bexio-Abo verfügbar sind.
Von TimeStatement nach bexio: vor allem bei der Rechnungserstellung (Rechnungsentwurf in bexio). Kundendaten werden nur mitgeschickt, wenn in TimeStatement ein neuer Kunde angelegt und verrechnet wird.

Empfehlung: Legen Sie pro Themenbereich ein führendes System fest. Für Kundenstammdaten oft bexio, für Projektzeiten TimeStatement. Das Zurückschreiben von Projektzeiten nach bexio ist standardmässig deaktiviert und in der Praxis meist nicht sinnvoll – sonst riskieren Sie Doppelpflege und verwirrende Status in bexio.

Kunden-Kategorien in bexio

Beim Kundenimport gilt:

Sind in bexio weniger als zehn Kontakte der Kategorie «Kunden» zugewiesen, werden in der Regel alle Kontakte importiert.
Ab mehr als zehn Kontaktengeschehen nur noch explizit als «Kunden» markierte Kontakte übernommen.

Prüfen Sie die Kategorien in bexio deshalb vor dem ersten Sync.

bexio-Abo und Kompatibilität

TimeStatement bleibt unabhängig von bexio nutzbar: Kunden, Projekte und Zeiten können Sie jederzeit direkt in TimeStatement führen. Wenn Sie Ihr bexio-Abo wechseln (z. B. auf eine Stufe ohne Projekte/Zeiterfassung), gilt typischerweise:

Die Übertragung von Rechnungen an bexio bleibt in der Regel möglich.
Kunden und Projekte lassen sich aus bexio nur noch importieren, wenn die entsprechenden Funktionen in bexio noch enthalten sind.
Fehlen Projekte in bexio, legen Sie Projekte in TimeStatement an. Kunden können Sie weiterhin in bexio als Mastersystem führen – sofern der Kundensync über die Schnittstelle greift – oder bei Bedarf in beiden Systemen pflegen.

Da bexio ein Drittprodukt ist, klären Sie Abo-Details und Offertenprozesse im Zweifel direkt mit bexio ab.

Lohnbuchhaltung: E-Mail-Adressen müssen übereinstimmen

Für die Lohn-Schnittstelle ist die gleiche E-Mail-Adresse in TimeStatement und in der bexio-Lohnbuchhaltung das Zuordnungsmerkmal. Unterschiedliche Adressen (z. B. Firmenadresse in TimeStatement und private Adresse in bexio Payroll) verhindern, dass Sync-Buttons oder Zuordnungen korrekt erscheinen.

Prüfen Sie die E-Mail der betroffenen Person in TimeStatement unter Verwaltung → Benutzer.
Prüfen Sie die E-Mail desselben Mitarbeitenden in der bexio-Lohnbuchhaltung.
Bei Bedarf legen Sie in TimeStatement einen Benutzer mit der in bexio hinterlegten Adresse an bzw. gleichen Sie die Adressen ab.
Unter Übersicht → Arbeitszeit können Sie bei Bedarf «bexio-Zugriff jetzt aktualisieren» nutzen und danach Stunden «An bexio senden» bzw. «Mit bexio abgleichen».

In bexio übernehmen Sie die Stunden anschliessend über Lohnabrechnung → Stunden Transfer → «bexio Zeiten».

Häufige Probleme

Kein Sync-Button / keine Verknüpfung sichtbar

Administratorrechte in TimeStatement und bexio vorhanden?
Administrator-E-Mail in beiden Systemen identisch?
Für Lohn: Benutzer-E-Mails zwischen TimeStatement und bexio Payroll abgestimmt?
App im bexio Marketplace hinzugefügt und Assistent abgeschlossen?

Kunden fehlen nach dem Import

Kontakte in bexio der Kategorie «Kunden» zuweisen und Sync über das BX-Symbol erneut starten.

Doppelte Leistungen / Geschäftstätigkeiten in bexio

Wenn in bexio doppelte Geschäftstätigkeiten oder Leistungsbeschreibungen entstehen, bereinigen Sie diese in bexio sorgfältig (oft von unten nach oben löschen, bis nur noch der benötigte Stammdatensatz bleibt). Bei grossen Datenmengen unterstützt Sie der TimeStatement-Support gerne bei der Analyse – ohne dass Sie Kundendaten unnötig vervielfachen.

Projektzeiten sollen nicht doppelt in bexio liegen

Lassen Sie das Zurückschreiben von Projektzeiten nach bexio deaktiviert. Fakturen Sie über TimeStatement und übergeben Sie den Rechnungsentwurf an bexio.