Wie erfasse ich Pauschalen und Retainer in einem Projekt?

Mit TimeStatement können Sie pro Projekt feste Beträge erfassen, die unabhängig von der erfassten Projektzeit verrechnet werden. Dabei gibt es zwei Arten:

• Pauschale: eine Leistung, die einmalig zu einem bestimmten Datum verrechnet wird.
• Retainer: eine Leistung, die in regelmässigen Abständen verrechnet wird, zum Beispiel monatlich oder jährlich.

Beide Arten richten Sie direkt im Projekt ein. Beim Erstellen einer Rechnung können Sie sie anschliessend mit wenigen Klicks übernehmen – das spart Zeit und verhindert, dass wiederkehrende Beträge vergessen gehen.

Pauschalen und Retainer erklärt & Beispiele aus der Praxis

Eine Pauschale eignet sich für Leistungen, die zu einem Fixpreis einmalig abgerechnet werden, zum Beispiel:

• Einrichtungs- oder Einführungspauschalen
• Fixpreise für ein Projekt oder eine Projektphase

Ein Retainer eignet sich für Leistungen, die in regelmässigen Abständen erbracht und abgerechnet werden, zum Beispiel:

• Lizenzen, Abonnements und Mitgliedschaften
• Miet- und Leasingverträge
• Wartungs-, Support- und Beratungsverträge
• Domizilgebühren, Verwaltungsratsgebühren und Buchhaltungs-Pauschalen

Pauschalen und Retainer im Projekt öffnen

1. Gehen Sie zum Reiter «Projekte» und wählen Sie das gewünschte Projekt aus.

2. Klicken Sie im Projekt auf den Reiter «Pauschalen / Retainer».

3. Im Unterreiter «Pauschalen» erfassen Sie einmalige Leistungen, im Unterreiter «Retainer» Leistungen, die in regelmässigen Abständen verrechnet werden.

Pauschale erfassen

1. Klicken Sie im Unterreiter «Pauschalen» auf «Pauschale erfassen».

2. Geben Sie im Feld «Name» eine Bezeichnung ein, zum Beispiel «Einrichtungspauschale». Der Name ist ein Pflichtfeld – erst danach lässt sich die Pauschale speichern.

3. Legen Sie im Feld «Betrag» den Betrag fest. Die Währung entspricht der im Projekt festgelegten Währung.

4. Wählen Sie im Feld «Datum» das Datum der Pauschale. Standardmässig ist das heutige Datum eingetragen.

5. Der Inhalt des Felds «Text» erscheint als Rechnungsposition auf der Rechnung. Standardmässig steht hier «[name] vom [start]». Passen Sie den Text bei Bedarf an. Folgende Platzhalter stehen zur Verfügung:

• [name]: Name der Pauschale
• [start]: Datum der Pauschale
• [startDay], [startMonth], [startYear]: Tag, Monat und Jahr des Datums

6. Im Feld «Bemerkungen» können Sie zusätzliche Informationen zur Pauschale festhalten.

7. Optional können Sie eine «Buchhaltung-ID» eintragen. Diese ID definiert das gewünschte Konto für diese Leistung in Ihrer Buchhaltungssoftware, zum Beispiel ein Ertragskonto.

8. Klicken Sie auf «Speichern».

Hinweis: Um eine Pauschale zu bearbeiten oder zu löschen, klicken Sie in der Liste auf den gewünschten Eintrag. Passen Sie die Angaben an und klicken Sie auf «Speichern» oder entfernen Sie die Pauschale mit «Löschen». Beim Bearbeiten steht neben dem Feld «Text» zudem ein Auswahlmenü mit Textvorlagen zur Verfügung.

Retainer erfassen

1. Wechseln Sie in den Unterreiter «Retainer» und klicken Sie auf «Retainer erfassen».

2. Geben Sie im Feld «Name» eine Bezeichnung ein, zum Beispiel «Wartungsvertrag», und legen Sie den «Betrag» fest. Auch hier entspricht die Währung der Projektwährung.

3. Geben Sie im Feld «Interval» an, alle wie viele Monate der Retainer verrechnet wird – zum Beispiel 1 für monatlich oder 12 für jährlich.

4. Legen Sie im Feld «Start» fest, ab wann der Retainer gilt. Das Feld «Ende» ist optional: Wenn Sie es leer lassen, hat der Retainer kein Enddatum.

5. Unter «In Rechnung stellen am» können Sie «Start» (Standard) oder «Ende» wählen. Diese Angabe dient nur zur Information und hat keinen Einfluss auf die Verrechnung.

6. Auch beim Retainer erscheint der Inhalt des Felds «Text» als Rechnungsposition auf der Rechnung. Standardmässig steht hier «[name] vom [start] bis am [end]». Zusätzlich zu den Platzhaltern der Pauschale stehen beim Retainer folgende Platzhalter zur Verfügung:

• [end]: Enddatum der Periode
• [endDay], [endMonth], [endYear]: Tag, Monat und Jahr des Enddatums

7. Ergänzen Sie bei Bedarf «Bemerkungen» und eine «Buchhaltung-ID» wie bei der Pauschale.

8. Klicken Sie auf «Speichern».

Pauschalen und Retainer in eine Rechnung übernehmen

1. Gehen Sie zum Reiter «Rechnungen» und klicken Sie auf «Neue Rechnung». Das Fenster «Projekte auswählen» öffnet sich.

2. Wechseln Sie in den Reiter «Projekt» und wählen Sie das Projekt aus.

3. Wählen Sie unter «Zeitraum» den gewünschten Abrechnungszeitraum: «Ab Letzter Rechnung», «Dieser Monat», «Letzter Monat», «Dieses Quartal», «Letztes Quartal», «Dieses Jahr», «Letztes Jahr» oder «Benutzerdefiniert».

4. Im Bereich «Pauschalen / Retainer» werden die Pauschalen und Retainer des Projekts angezeigt, die in den gewählten Zeitraum fallen. Wählen Sie die gewünschten Einträge einzeln aus oder markieren Sie «Alle Pauschalen / Retainer auswählen».

5. Klicken Sie auf «Hinzufügen», um die ausgewählten Einträge der Rechnung hinzuzufügen.

Hinweis: Ein Retainer erscheint für jede Periode als eigener Eintrag. Beispiel: Ein monatlicher Retainer «Wartungsvertrag» mit Start am 1. November wird beim Zeitraum «Dieses Jahr» zweimal angezeigt – je einmal für November und Dezember. Beim Zeitraum «Dieser Monat» im Oktober erscheint er noch nicht, die im Oktober datierte «Einrichtungspauschale» hingegen schon.

Weitere Informationen zum Erstellen von Rechnungen finden Sie im Artikel Wie erstelle ich Rechnungen und erfasse Zahlungen?

Verrechenbarkeit im Projekt

Im Reiter «Details» des Projekts legen Sie im Feld «Verrechenbar» fest, was beim Erstellen einer Rechnung für dieses Projekt verrechnet wird. Das Feld wird angezeigt, sobald unter «Verrechnungsart» nicht «Nicht verrechenbar» gewählt ist. Sie können eine oder beide Optionen auswählen:

• «Erfasste Stunden»: Die erfasste Projektzeit wird verrechnet.
• «Pauschalen und Retainer»: Die im Projekt erfassten Pauschalen und Retainer werden verrechnet.

Standardmässig sind beide Optionen ausgewählt. Wenn nur «Pauschalen und Retainer» ausgewählt ist, werden nur die Pauschalen und Retainer verrechnet, nicht aber die erfassten Stunden. Sind beide Optionen ausgewählt, werden zusätzlich zu den Pauschalen und Retainern auch die erfassten Stunden verrechnet.

Pauschalen und Retainer mit einer Vorlage kopieren

Wenn Sie ein neues Projekt auf Basis eines bestehenden Projekts erstellen, können Sie dessen Pauschalen und Retainer übernehmen:

1. Gehen Sie zum Reiter «Projekte» und klicken Sie auf «Projekt erstellen».

2. Wählen Sie unter «Vorlage» das Projekt aus, das Sie als Vorlage verwenden möchten.

3. Aktivieren Sie «Pauschalen / Retainer kopieren».

4. Klicken Sie auf «Weiter» und vervollständigen Sie das neue Projekt.

Tipp: Mit einem Musterprojekt legen Sie Ihre Standardeinstellungen einmal fest und verwenden sie für neue Projekte wieder.

Währungshinweis: Die Beispiele in diesem Artikel sind in CHF angegeben. In TimeStatement sind jedoch auch andere Währungen wie EUR und USD verfügbar.