Come si configura il processo di approvazione per tempo di lavoro, tempo di progetto e spese?

TimeStatement offre un processo di invio e approvazione per il tempo di lavoro, il tempo di progetto e le spese.

I dipendenti possono inviare le voci registrate per un determinato periodo al proprio supervisore responsabile per l'approvazione. Il supervisore riceve quindi una notifica via e-mail relativa alla nuova richiesta di approvazione.

Se necessario, i supervisori possono ricordare ai propri dipendenti di inviare le voci in sospeso per l'approvazione.

Il supervisore può verificare le voci inviate e approvarle oppure respingerle indicando un motivo.

Se una voce viene respinta, il dipendente può vedere il motivo, correggere le informazioni e inviare di nuovo la voce per l'approvazione.

Se un periodo è già stato inviato dal dipendente e approvato dal supervisore, non può più essere modificato. In questo caso un supervisore deve ritirare l'approvazione. Il periodo può quindi essere di nuovo modificato.

Come si attiva e si configura il processo di approvazione?

Per attivare il processo di approvazione, vada in:

«Gestione» > «Impostazioni» > «Funzioni»

Lì può attivare le funzioni di approvazione di cui ha bisogno:

• «L'orario di lavoro deve essere approvato dal supervisore»
• «Il tempo di progetto deve essere approvato dal supervisore»
• «Le spese devono essere approvate dal supervisore»

Non appena una di queste funzioni è attivata, viene visualizzata anche la relativa impostazione del periodo di approvazione predefinito (ad es. «Periodo di approvazione predefinito per l'orario di lavoro»).

Lì può definire a quali intervalli i dipendenti devono inviare le proprie voci per l'approvazione:

• «Settimanale»
• «Ogni due settimane»
• «Mensile»

Il periodo selezionato determina per quale periodo i dipendenti inviano le proprie voci per l'approvazione.

Come invia un dipendente il proprio tempo di lavoro, tempo di progetto o le proprie spese per l'approvazione?

I dipendenti possono inviare le proprie voci per l'approvazione direttamente nella vista in cui registrano il tempo di lavoro, il tempo di progetto o le spese.

A tale scopo cliccano su «Invia ore» (per le spese: «Invia spese»). Questo pulsante è visibile solo se un amministratore ha attivato la funzione del processo di approvazione.

Dopo l'invio, le voci vengono trasmesse al supervisore responsabile per la verifica.

Come possono i supervisori approvare o respingere tempo di lavoro, tempo di progetto o spese?

Quando il processo di approvazione è attivato, i supervisori dispongono di una vista aggiuntiva. In «Timesheet» > «Approvazioni» i supervisori possono verificare e gestire il tempo di lavoro, il tempo di progetto e le spese inviati dai propri dipendenti.

Per ogni voce sono disponibili le seguenti azioni:

• «Approva»: la voce viene confermata e non può più essere modificata.
• «Rifiuta»: la voce viene respinta con un motivo. Il dipendente può quindi correggere le informazioni e inviarla di nuovo per l'approvazione.