Modificare il piano di lavoro o il carico di lavoro nonostante registrazioni di tempo esistenti: data di decorrenza e messaggi di errore

Se cambiano il carico di lavoro, i giorni lavorativi o il diritto alle vacanze, in TimeStatement crei un nuovo carico di lavoro con una data di decorrenza, invece di sovrascrivere quello precedente. Questo articolo spiega come procedere e presenta i messaggi di errore tipici quando è già stato registrato del tempo.

Basi: Come si configura il piano di lavoro di un dipendente?

Regola di base: nuovo carico di lavoro invece di sovrascrivere

Ogni voce di carico di lavoro vale a partire dalla sua data di inizio. Se qualcosa cambia (ad es. dall'80 % su cinque giorni all'80 % su quattro giorni, da una retribuzione oraria a una retribuzione mensile con ore previste fisse, un nuovo diritto alle vacanze), proceda così:

Apra «Gestione» → «Utenti» → [persona] → «Piano di lavoro» → «Obiettivo ore».
Clicchi su «Crea Carico di lavoro» (non alteri il carico di lavoro esistente modificandolo se vi si riferiscono già voci di tempo).
In «Inizio» imposti la data di decorrenza a partire dalla quale vale la nuova regola (ad es. il 01.10).
Distribuisca le ore previste sui nuovi giorni lavorativi, imposti il carico di lavoro e, se necessario, il campo «Vacanze all'anno (100 %)».
Salvi. Lasci invariati i carichi di lavoro precedenti, in modo che i saldi storici restino corretti.

Importante: non elimini i carichi di lavoro precedenti ed eviti di modificarli retroattivamente in modo da dover ricalcolare periodi già chiusi: ciò può causare saldi delle vacanze e delle ore errati.

Messaggio di errore relativo a giorni già chiusi

Il messaggio «Questa voce si sovrappone con un giorno che è già stato chiuso. Controllare la data di inizio e, se necessario, aggiustarla.» viene visualizzato quando prova a salvare un carico di lavoro che riguarda giorni per i quali è già stato registrato tempo di lavoro o che sono stati chiusi (ad es. passaggio a una retribuzione mensile il primo del mese quando in quel mese sono già state registrate timbrature).

Ecco cosa fare:

Non elimini le timbrature esistenti solo per poter salvare il carico di lavoro.
Verifichi quale data di inizio è ancora possibile: spesso la prima data senza registrazioni chiuse o il primo giorno aperto successivo.
Crei il nuovo carico di lavoro con questa data di decorrenza e le ore previste corrette a partire da tale data.

Scenari di modifica tipici

Modificare i giorni lavorativi (ad es. 5 → 4 giorni)

Crei un nuovo carico di lavoro con una data di decorrenza e distribuisca le ore settimanali sui nuovi giorni. Una modifica retroattiva è necessaria solo se deve essere ricalcolato anche il passato; altrimenti è sufficiente la data di decorrenza della modifica del contratto.

Adeguare il diritto alle vacanze (ad es. 25 → 20 giorni)

Apra il carico di lavoro attuale in «Obiettivo ore».
Adegui il campo «Vacanze all'anno (100 %)» e salvi.
Verifichi poi il periodo di vacanza in «Obiettivo vacanze» e gli eventuali riporti.

Se il nuovo diritto vale solo a partire da una certa data, un nuovo carico di lavoro con questa data di inizio è più chiaro di una modifica poco visibile a metà di un periodo in corso.

Da una retribuzione oraria senza piano fisso a una retribuzione mensile con ore previste

Crei il primo carico di lavoro fisso a partire dalla data di inizio contrattuale. Se il salvataggio è bloccato perché è già stato registrato del tempo, scelga una data di decorrenza consentita.

Lista di controllo prima del salvataggio

Data di decorrenza = primo giorno della nuova regola
Ore giornaliere e carico di lavoro in % conformi al contratto
Campo «Vacanze all'anno (100 %)» verificato
I carichi di lavoro precedenti sono mantenuti
In caso di orari fissi aggiornare anche il piano di lavoro settimanale (modello per la bacchetta magica)