Wie erstelle ich Pausenregelungen und richte automatische Pausenabzüge ein?

Mit den Pausenregelungen von TimeStatement können Sie gesetzliche oder unternehmensinterne Pausenvorgaben im System hinterlegen und automatisch auf die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden anwenden. Dabei können Sie festlegen, ab welcher Arbeitszeit eine bestimmte Pausenzeit erforderlich ist und ob diese Pause aufgeteilt werden darf.

TimeStatement bietet bereits länderspezifische Standardregelungen für verschiedene Länder an. Diese können Sie direkt verwenden, an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen oder durch individuelle Pausenregelungen ergänzen. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, die Pausenzeit automatisch von der Arbeitszeit abziehen zu lassen, wenn die vorgeschriebene Pause nicht oder nicht vollständig erfasst wurde.

Pausenregelung erstellen

Um eine Pausenregelung zu erstellen oder eine bestehende Regelung zu bearbeiten, öffnen Sie «Verwaltung» > «Vorgaben» > «Pause». Klicken Sie auf eine bestehende Pausenregelung, um diese zu bearbeiten, oder wählen Sie «+ Regelung», um eine neue Regelung zu erstellen.

Beim Erstellen einer neuen Pausenregelung können Sie entweder ein Land auswählen und die entsprechende Standardregelung verwenden oder eine benutzerdefinierte Regelung erstellen. Anschliessend vergeben Sie einen Namen und legen fest, ab wann die Regelung gültig ist. Außerdem bestimmen Sie, für welche Mitarbeitenden die Regelung gelten soll. So können beispielsweise Mitarbeitende in unterschiedlichen Ländern oder Regionen verschiedenen Pausenregelungen zugewiesen werden.

Über den Aktiv-/Inaktiv-Status legen Sie fest, ob die Pausenregelung aktuell angewendet werden soll. Wenn Sie möchten, dass TimeStatement fehlende Pausenzeit automatisch berücksichtigt, aktivieren Sie zusätzlich die Option «Pausenzeit erzwingen». Ist diese Funktion aktiviert, zieht TimeStatement die fehlende Pausenzeit automatisch von der Arbeitszeit ab, wenn die vorgeschriebene Pause nicht oder nicht vollständig erfasst wurde. Klicken Sie anschliessend auf «Speichern», um die Pausenregelung anzulegen.

Pausenregeln definieren

Eine Pausenregelung kann aus mehreren einzelnen Pausenregeln bestehen. Dadurch können Sie unterschiedliche Pausenvorgaben für verschiedene tägliche Arbeitszeiten hinterlegen. Eine Regel kann beispielsweise festlegen, dass ab einer bestimmten Arbeitszeit 30 Minuten Pause erforderlich sind, während ab einer längeren Arbeitszeit 45 Minuten Pause erforderlich sind.

Öffnen Sie dazu die gewünschte Pausenregelung und klicken Sie auf «+ Regel erfassen». Für jede Pausenregel legen Sie fest, ab welcher Arbeitszeit die Regel gilt und wie viel Pausenzeit erforderlich ist. Zusätzlich können Sie angeben, ob die Pausenzeit aufgeteilt werden darf.

Nachdem Sie die Werte festgelegt haben, können Sie die Vorschau überprüfen und die Regel anschliessend speichern. Bestehende Regeln können Sie jederzeit bearbeiten oder löschen.

Automatischer Pausenabzug

Wenn die Option «Pausenzeit erzwingen» aktiviert ist, prüft TimeStatement die täglich erfasste Arbeits- und Pausenzeit. Wurde die erforderliche Pausenzeit vollständig erfasst, bleibt die Arbeitszeit unverändert.

Wurde hingegen keine oder zu wenig Pausenzeit erfasst, zieht TimeStatement die fehlende Pausenzeit gemäss der hinterlegten Pausenregel automatisch von der täglichen Arbeitszeit ab.

Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass die hinterlegten Pausenvorgaben auch dann berücksichtigt werden, wenn Mitarbeitende ihre Pausen nicht oder nicht vollständig erfassen.

Pausen einsehen

Mitarbeitende können ihre erfassten Pausen direkt in der Arbeitszeitmaske unter «Zeiterfassung» > «Arbeitszeit» einsehen. Standardmässig ist dort die Funktion «Pausenzeit anzeigen» aktiviert. Dadurch wird die Pausenzeit für jeden Wochentag in einer separaten Zeile angezeigt.

Alternativ können die Pausenzeiten über die Monatsabrechnung eingesehen werden. Diese können für einzelne Mitarbeitende als PDF- oder Excel-Datei heruntergeladen werden.