Mitarbeiterabwesenheiten: Eintragung, Freigabe und Übersicht

Arbeitszeit-Eintragstypen festlegen

In TimeStatement können Sie für Ihr Team individuell angepasste Arbeitszeit-Eintragstypen festlegen, wie zum Beispiel Krank, Ferien, Ausbildung, Elternzeit und Überstundenabbau.

1. Gehen Sie zum Reiter "Verwaltung", dann auf "Einstellungen" und anschließend auf "Arbeitszeit-Eintragstypen".

2. Überprüfen Sie, ob die bereits erfassten Arbeitszeit-Eintragstypen Ihren Bedarf abdecken. Falls nicht, erstellen Sie einen neuen Eintrag, indem Sie auf "Arbeitszeit Eintragstyp erfassen" klicken.

3. Füllen Sie den Namen aus und entscheiden Sie, ob es sich bei dieser Zeit um eine Abwesenheit handelt, ob sie bezahlt wird oder ob sie in der Übersicht angezeigt werden soll. Wählen Sie außerdem die Farbe aus.

4. Klicken Sie auf "Speichern".

Abwesenheiten eintragen

Ihre Abwesenheiten können Sie auf zwei Arten erfassen: über die Abwesenheitsverwaltung oder die Arbeitszeiterfassung.

1. Über die Awesenheitsverwaltung

• Gehen Sie zum Reiter "Zeiterfassung" und klicken Sie auf "Abwesenheitsverwaltung".

• Klicken Sie dort auf "Geplante Abwesenheit erfassen".
• Wählen Sie beim Datum entweder einen einzelnen Tag aus, indem Sie zweimal auf das Datum klicken, oder wählen Sie mit einem einfachen Klick zwei verschiedene Daten, um einen Zeitraum auszuwählen. 
• Lassen Sie die Funktion "Ganztägig" aktiviert oder deaktivieren Sie diese, um die Start- und Endzeit festzulegen. 
• Wählen Sie im Feld "Typ" den für Sie passenden Abwesenheitstyp aus, z. B. Urlaub, Krankheit oder Unfall. 
• Lassen Sie die Funktion "Einträge unter "Arbeitszeit" automatisch anlegen" aktiviert, damit Sie in der Arbeitszeitübersicht sowohl Arbeit als auch Abwesenheiten an einem Ort sehen.
• Klicken Sie auf "Speichern".

2. Über die Arbeitszeiterfassung

• Gehen Sie zum Reiter "Zeiterfassung" und klicken Sie auf "Arbeitszeit".

• Ziehen Sie per Drag & Drop einen neuen Eintrag an die gewünschte Stelle.
• Überprüfen Sie das Datum sowie die Start- und Endzeit.
• Wählen Sie im Feld "Typ" den für Sie passenden Abwesenheitstyp aus, z. B. Urlaub, Krankheit oder Unfall.
• Optional können Sie eine Notiz hinzufügen.
• Klicken Sie auf "Speichern".

Hinweis: Die Möglichkeit, Abwesenheiten manuell über die Arbeitszeiterfassung einzutragen, kann in den Funktionen deaktiviert werden.

Freigabeprozess

Für Abwesenheiten, darunter auch die Urlaubsplanung, verläuft der Freigabeprozess wie folgt: Der Leiter/Vorgesetzte eines Mitarbeiters kann Abwesenheiten genehmigen. Dafür müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Unter "Verwaltung", "Benutzer", wählen Sie den Benutzer aus und klicken Sie auf "Details". Im Feld "Leiter" muss ein oder müssen mehrere Vorgesetzte ausgewählt sein.

Hinweis: Wenn kein Leiter beim Mitarbeiter erfasst wird, gibt es keinen Genehmigungsprozess.

2. Unter "Verwaltung", "Einstellungen", "Funktionen" muss die Funktion "Leiter müssen Abwesenheiten genehmigen" aktiviert sein.

Hinweis: Es empfiehlt sich, die Funktion „Manuell eingefügte Abwesenheiten verhindern“ zu aktivieren, wenn Sie nicht möchten, dass Mitarbeitende Absenzen direkt über die Arbeitszeiterfassung eintragen können ohne Freigabeprozess, sondern ausschließlich über die Abwesenheitsverwaltung.

Urlaub & Abwesenheiten Ansicht

Der Admin hat unter dem Reiter "Übersicht" und dann "Urlaub/Abwesenheiten" eine Übersicht über alle eingegebenen Ferien der Mitarbeiter, inklusive einer Filterfunktion und der Abwesenheitsanfragen.

Auch Benutzer mit erweiterten Rechten können alle Abwesenheiten einsehen. Gehen Sie dazu zu "Verwaltung", wählen Sie "Benutzer" aus, klicken Sie auf den Benutzer und aktivieren Sie unter "Details" die Funktion "Kann alle Abwesenheiten einsehen".