Come si invia una fattura per e-mail o la si mette a disposizione tramite link?

Può inviare una fattura al Suo cliente per e-mail direttamente da TimeStatement oppure mettergli a disposizione un link tramite il quale può visualizzare, scaricare e stampare la fattura online. In entrambi i casi TimeStatement crea prima un link TimeStatement Share alla fattura.

Nota: la funzione «Inviare» è disponibile solo con la licenza Pro. Con la licenza Starter non è possibile creare fatture.

Come si invia una fattura per e-mail?

1. Vada nella scheda «Fatture», apra la fattura desiderata e clicchi su «Inviare».

2. Nella finestra di dialogo «Impostazioni di invio» selezioni in «Data di scadenza» per quanto tempo il link deve essere valido e, se necessario, attivi «Protezione accesso avanzata» (vedi sotto).

3. Clicchi su «Crea link». La finestra di dialogo «Invia fattura» mostra il messaggio «Link creato con successo» e il link alla fattura. In questo momento non viene ancora inviata alcuna e-mail.

4. Clicchi su «E-mail».

5. Attivi «Allega la fattura come PDF» se la fattura deve essere inviata anche come allegato PDF. Per impostazione predefinita questa opzione è disattivata e l'e-mail contiene solo il link.

6. Controlli il «Destinatario». La fattura viene inviata all'indirizzo e-mail registrato per il cliente. Se non ne è registrato nessuno, inserisca l'indirizzo in «Destinatario». TimeStatement lo salva poi automaticamente per il cliente. Per ogni cliente è possibile registrare un solo indirizzo e-mail.

7. Se necessario, modifichi il «Testo». È precompilato con un testo standard che contiene la data della fattura, l'importo, le condizioni di pagamento e il link alla fattura.

8. Clicchi su «Inviare».

Nota: sotto l'e-mail viene aggiunta automaticamente un'avvertenza che indica che l'e-mail è stata creata da un utente TimeStatement, con un indirizzo per segnalare abusi. Questa avvertenza non può essere rimossa.

Nota: se modifica una fattura già inviata, TimeStatement chiede se la fattura inviata deve essere aggiornata con le Sue ultime modifiche. In tal caso clicchi su «Sì, aggiorna».

Come si mette a disposizione una fattura tramite link?

Se non desidera inviare la fattura tramite TimeStatement, può anche trasmettere il link personalmente, ad esempio nella Sua e-mail o tramite un portale clienti.

1. Nella fattura clicchi su «Inviare», selezioni la «Data di scadenza» e clicchi su «Crea link».

2. Nella finestra di dialogo «Invia fattura» clicchi su «Copia». Il link viene copiato negli appunti.

3. Incolli il link dove il Suo cliente deve riceverlo.

Con «Anteprima» apre la fattura così come la vede il Suo cliente.

Che cosa vede il mio cliente?

Tramite il link il Suo cliente apre la pagina «TimeStatement Share». Lì vede la fattura in PDF e accanto le informazioni principali: la Sua società con la dicitura «Verificato», il numero di fattura, la data della fattura, «Pagabile» e l'importo della fattura. Con «Scarica fattura» e «Stampa fattura» oppure con le icone sopra la fattura può salvare o stampare la fattura.

Per quanto tempo è valido il link e come lo si protegge?

In «Data di scadenza» selezioni «7 giorni», «30 giorni», «90 giorni», «6 mesi» (predefinito), «1 anno» o «Personalizzata». Una data personalizzata deve essere compresa tra oggi e 1 anno da oggi. La data di scadenza viene mostrata nella finestra di dialogo («Scade il …»).

Con l'interruttore «Protezione accesso avanzata» stabilisce chi può visualizzare la fattura tramite il link:

• Disattivato (predefinito): «Chiunque abbia il link potrà visualizzare questa fattura».
• Attivato: «Solo i destinatari della fattura con il link potranno visualizzare questa fattura».

Se la protezione dell'accesso è attivata, il Suo cliente deve accedere con un codice monouso. Queste pagine sono attualmente disponibili solo in inglese.

1. Il Suo cliente apre il link. Nella pagina «Protected document» inserisce il proprio indirizzo e-mail e clicca su «Continue».

2. Riceve per e-mail («Your verification code») un codice di 6 cifre, valido solo per breve tempo.

3. Inserisce il codice nella finestra «Two-Factor Authentication» e clicca su «Continue». Si apre quindi la fattura. Con «Use a different email address» può inserire un altro indirizzo.

Nota: il codice viene inviato solo all'indirizzo e-mail registrato per il cliente. Con un altro indirizzo non è possibile aprire la fattura.

Come si disattiva un link?

1. Nella finestra di dialogo «Invia fattura» clicchi su «Disattiva link».

2. Compare la domanda «Vuoi davvero disattivare il link per questa fattura? Chi ha il link non potrà più visualizzarla.» Clicchi su «Confermare». Con «Annullare» il link rimane attivo.

Dopodiché il link non funziona più e la fattura viene eliminata automaticamente da TimeStatement Share. Se il Suo cliente apre il link, vede il messaggio «File Not Found».

Da quale indirizzo e-mail viene inviata la fattura?

L'e-mail viene inviata da noreply@timestatement.com. Come nome del mittente appare «<Nome della società> via TimeStatement.com», ad esempio «Azienda Esempio Srl via TimeStatement.com».

A tal fine, per la Sua società deve essere registrato un indirizzo e-mail in «Gestione» > «Società». Se manca, cliccando su «Crea link» compare il messaggio di errore «L'indirizzo e-mail della tua azienda non è impostato».

L'oggetto e il testo dell'e-mail dipendono dalla lingua. In italiano l'oggetto è «Fattura <numero>», ad esempio «Fattura FAT-2025-001».

Allo stesso modo può inviare i solleciti per e-mail o metterli a disposizione tramite link.

Per ulteriori informazioni sulla creazione di fatture: Come si creano le fatture e si registrano i pagamenti?