Come si creano le fatture e si registrano i pagamenti?

Con TimeStatement crea facilmente fatture professionali, comprese le fatture elettroniche.
Può creare fatture in diverse valute e lingue, definire impostazioni di fatturazione per cliente, personalizzare il layout delle fatture, registrare pagamenti e avere in qualsiasi momento una panoramica delle fatture aperte.

Come si crea una fattura?

1. Vada nella scheda «Fatture» e clicchi su «Nuova fattura».

2. Si apre la finestra «Seleziona progetti». Nella scheda «Non fatturato», «Progetto» o «Personalizzata» selezioni un progetto e clicchi su «Aggiungere». Il cliente viene ripreso dal progetto.

• La vista «Non fatturato» mostra tutte le attività non ancora fatturate e Le offre così una rapida panoramica delle voci aperte che potrebbero essere pronte per la fatturazione. Può selezionare il periodo, ad esempio «Mese», «Trimestre» o «Personalizzata». La colonna «Importo» mostra il totale delle voci non fatturate del progetto. Clicchi sulla piccola icona del punto interrogativo per vedere da cosa è composto questo importo, ad esempio quanto deriva dalle attività, dalle spese e dai forfait e forfait ricorrenti.
• Nella vista «Progetto» può selezionare un progetto preciso e poi definire il periodo desiderato, ad esempio «Dall'ultima fattura», «Ultimo trimestre» o «Personalizzata».
• Nella vista «Personalizzata» può creare una fattura indipendentemente da un progetto preciso. Può definire individualmente il nome, la valuta (ad es. EUR), il cliente e la società. Questo tipo di fattura è necessario in particolare per le fatture di acconto.

3. Dopo aver aggiunto una nuova fattura, può adeguare tutti i dati importanti della fattura nella scheda «Sommario» della fattura:

• «Numero fattura», «Data fattura», «Numero ordine d'acquisto», «Mittente», «IVA» (%), «Sconto» (%), «Pagabile» (condizioni di pagamento) e «Destinatario».
• Selezione di un modello di fattura in «Modello» e definizione di «Oggetto» e «Testo».

4. Tutti i progetti, le attività, le spese e i forfait e forfait ricorrenti registrati e visualizzati nel sommario della fattura per il periodo selezionato possono essere modificati nelle schede a destra di «Sommario». Lì può modificare, aggiungere o eliminare manualmente attività o aggiungere spese forfettarie.

Nota: se attività e importi vengono inseriti manualmente, i dati della fattura non corrispondono più alla registrazione del tempo di progetto.

5. Se necessario, clicchi su «Aggiungi progetto» per aggiungere manualmente progetti alla fattura.

6. Infine clicchi su «Salvare» per completare la fattura.

Creare fatture elettroniche

Con TimeStatement crea in modo rapido e semplice fatture elettroniche/XRechnung per i Suoi clienti e fatture QR per i Suoi clienti in Svizzera e nel Liechtenstein.

Eliminare, modificare o scaricare una fattura

Una volta creata, la fattura viene generata in TimeStatement e può essere elaborata con i seguenti pulsanti:

• Cancellare: clicchi su «Cancellare» per eliminare la fattura.
• Modifica: per modificare le informazioni della fattura, clicchi su «Modifica».
• DOCX: clicchi su «DOCX» per modificare il layout della fattura direttamente in TimeStatement, oppure per scaricarla, adeguarla e caricarla di nuovo.
• PDF: scarichi la fattura in formato PDF cliccando su «PDF». Se è stata configurata una fattura con codice QR, può scegliere «Con codice QR» o «Senza codice QR».
• Fattura elettronica: se le impostazioni XRechnung sono state configurate correttamente, qui compare anche il pulsante «Fattura elettronica».

Inviare una fattura

Dopo aver scaricato la fattura in formato PDF e averla inviata al cliente, può contrassegnare la fattura come inviata in TimeStatement.

Una volta contrassegnata con il pulsante «Contrassegna come inviata», la fattura è bloccata per la modifica. Per sbloccarla, clicchi su «Contrassegna come non inviata».

Registrare i pagamenti

In TimeStatement ci sono due modi per registrare i pagamenti:

Registrare il pagamento di una fattura

1. Se la fattura dei passi precedenti non è già aperta, clicchi sulla scheda «Fatture» e selezioni la fattura.

2. Clicchi sul pulsante «Registra pagamento» in alto. TimeStatement compila automaticamente tutti i campi pertinenti.

3. Se è stata pagata solo una parte dell'importo, adegui il campo «Importo» compilato automaticamente. L'importo residuo resta contrassegnato come aperto.

4. Utilizzi l'opzione «Contrassegnare la fattura come pagata» per indicare se la fattura è stata pagata interamente o se resta un saldo aperto.

5. Salvi il pagamento cliccando su «Salvare».

Registrare un pagamento generale

1. Vada nella scheda «Fatture», poi in «Pagamenti», e clicchi su «Nuovo pagamento».

2. Selezioni il «Cliente» e la «Fattura». TimeStatement compila automaticamente l'importo della fattura. Adegui l'importo se il cliente non ha pagato l'intero importo.

3. Salvi il pagamento cliccando su «Salvare».

Nota: lasci vuoto il campo «Fattura» se il cliente effettua un pagamento anticipato senza aver ricevuto prima una fattura, oppure se ha ricevuto da Lei una fattura di acconto e l'ha ora pagata. Se non assegna il pagamento a una fattura precisa, TimeStatement tratta automaticamente l'importo come credito. Quando in seguito crea una nuova fattura per questo cliente, TimeStatement Le chiede automaticamente se il credito esistente deve essere imputato e l'importo della fattura ridotto di conseguenza.

Panoramica di fatture e pagamenti

1. La scheda «Fatture» mostra una panoramica di tutte le fatture registrate. Utilizzi i filtri di ricerca («Numero», «Pagata», «Inviata», «Cliente», «Data da», «Data fino al», «Ordina per») per trovare più rapidamente le fatture, ad es. imposti «Pagata» su «No» per visualizzare le fatture aperte.

2. Una fattura parzialmente pagata non ha uno stato proprio; mostra l'«Importo» totale e il «Saldo» ridotto (importo residuo).

3. La scheda «Pagamenti» elenca tutti i pagamenti registrati e dispone di propri filtri di ricerca.

4. In «Statistiche», nella scheda «Fatture», vede quali importi sono stati fatturati e pagati.

Nota sulla valuta: per semplicità, tutti i prezzi di questo articolo sono indicati in euro (EUR). In TimeStatement sono tuttavia disponibili anche altre valute, come CHF e USD.