Con TimeStatement può aggiungere a un progetto importi fissi che vengono fatturati indipendentemente dal tempo di progetto registrato. Ne esistono due tipi:
- Forfait: una prestazione fatturata una sola volta in una data precisa.
- Forfait ricorrente: una prestazione fatturata a intervalli regolari, ad esempio ogni mese o ogni anno.
Configura entrambi i tipi direttamente nel progetto. Durante la creazione di una fattura può poi aggiungerli con pochi clic: risparmia tempo e non dimentica nessun importo ricorrente.
Forfait e forfait ricorrenti: spiegazioni ed esempi pratici
Un forfait è adatto alle prestazioni fatturate una sola volta a prezzo fisso, ad esempio:
- Costi di configurazione o di onboarding
- Prezzi fissi per un progetto o una fase di progetto
Un forfait ricorrente è adatto alle prestazioni fornite e fatturate a intervalli regolari, ad esempio:
- Licenze, abbonamenti e quote associative
- Contratti di locazione e di leasing
- Contratti di manutenzione, assistenza e consulenza
- Costi di domiciliazione, compensi di amministratore e forfait contabili
Aprire forfait e forfait ricorrenti nel progetto
1. Vada nella scheda «Progetti» e selezioni il progetto.
2. Nel progetto clicchi sulla scheda «Forfait / Forfait ricorrenti».
3. Utilizzi la sottoscheda «Forfait» per le prestazioni una tantum e la sottoscheda «Forfait ricorrenti» per le prestazioni fatturate a intervalli regolari.
Creare un forfait
1. Nella sottoscheda «Forfait» clicchi su «Crea Forfait».
2. Inserisca un nome nel campo «Nome», ad esempio «Costi di configurazione». Il nome è obbligatorio: può salvare il forfait solo dopo aver compilato questo campo.
3. Inserisca l'importo nel campo «Importo». La valuta è quella definita per il progetto.
4. Selezioni la data del forfait nel campo «Data». Per impostazione predefinita viene inserita la data odierna.
5. Il contenuto del campo «Testo» compare come riga della fattura. Per impostazione predefinita contiene «[name] da [start]». Se necessario, adegui il testo. Sono disponibili i seguenti segnaposto:
- [name]: nome del forfait
- [start]: data del forfait
- [startDay], [startMonth], [startYear]: giorno, mese e anno della data
6. Nel campo «Osservazioni» può aggiungere altre informazioni sul forfait.
7. Può anche inserire un «ID per contabilità». Questo identificativo definisce il conto di questa prestazione nel Suo software di contabilità, ad esempio un conto ricavi.
8. Clicchi su «Salvare».
Nota: per modificare o eliminare un forfait, clicchi sulla voce nell'elenco. Adegui i dati e clicchi su «Salvare», oppure elimini il forfait con «Cancellare». Durante la modifica, accanto al campo «Testo» è disponibile anche un menu a tendina con modelli di testo.
Creare un forfait ricorrente
1. Passi alla sottoscheda «Forfait ricorrenti» e clicchi su «Crea Forfait ricorrente».
2. Inserisca un nome nel campo «Nome», ad esempio «Contratto di manutenzione», e definisca l'«Importo». Anche qui la valuta è quella del progetto.
3. Nel campo «Intervallo» indichi il numero di mesi tra due fatture, ad esempio 1 per una fatturazione mensile o 12 per una fatturazione annuale.
4. Nel campo «Inizio» definisca la data a partire dalla quale vale il forfait ricorrente. Il campo «Fine» è facoltativo: se lo lascia vuoto, il forfait ricorrente non ha una data di fine.
5. In «Fattura su» può scegliere «Inizio» (predefinito) o «Fine». Questa impostazione è solo informativa e non ha alcun effetto sulla fatturazione.
6. Anche per i forfait ricorrenti il contenuto del campo «Testo» compare come riga della fattura. Per impostazione predefinita contiene «[name] da [start] a [end]». Oltre ai segnaposto dei forfait, i forfait ricorrenti offrono i seguenti segnaposto:
- [end]: data di fine del periodo
- [endDay], [endMonth], [endYear]: giorno, mese e anno della data di fine
7. Se necessario, aggiunga delle «Osservazioni» e un «ID per contabilità», come per i forfait.
8. Clicchi su «Salvare».
Aggiungere forfait e forfait ricorrenti a una fattura
1. Vada nella scheda «Fatture» e clicchi su «Nuova fattura». Si apre la finestra «Seleziona progetti».
2. Passi alla scheda «Progetto» e selezioni il progetto.
3. In «Periodo» selezioni il periodo di fatturazione: «Dall'ultima fattura», «Questo mese», «Il mese scorso», «Questo trimestre», «Ultimo trimestre», «Quest'anno», «L'anno scorso» o «Personalizzata».
4. La sezione «Forfait / Forfait ricorrenti» mostra i forfait e i forfait ricorrenti del progetto che rientrano nel periodo selezionato. Selezioni le voci singolarmente oppure selezioni «Seleziona tutti i forfait / forfait ricorrenti».
5. Clicchi su «Aggiungere» per aggiungere le voci selezionate alla fattura.
Nota: un forfait ricorrente compare come voce separata per ogni periodo. Esempio: un forfait ricorrente mensile «Contratto di manutenzione» che inizia il 1° novembre compare due volte per il periodo «Quest'anno», una volta per novembre e una volta per dicembre. Per il periodo «Questo mese» in ottobre non compare ancora, a differenza dei «Costi di configurazione» datati ottobre.
Per maggiori informazioni sulla creazione delle fatture consulti Come si creano le fatture e si registrano i pagamenti?
Elementi fatturabili del progetto
Nella scheda «Dettagli» del progetto, il campo «Fatturabile» Le permette di definire cosa viene fatturato per questo progetto durante la creazione di una fattura. Il campo viene visualizzato non appena il «Tipo di fatturazione» è impostato su un valore diverso da «Non fatturabile». Può selezionare una o entrambe le opzioni:
- «Ore registrate»: viene fatturato il tempo di progetto registrato.
- «Forfait e forfait ricorrenti»: vengono fatturati i forfait e i forfait ricorrenti configurati nel progetto.
Per impostazione predefinita sono selezionate entrambe le opzioni. Se è selezionata solo l'opzione «Forfait e forfait ricorrenti», vengono fatturati solo i forfait e i forfait ricorrenti, non le ore registrate. Se sono selezionate entrambe le opzioni, le ore registrate vengono fatturate in aggiunta ai forfait e ai forfait ricorrenti.
Copiare forfait e forfait ricorrenti con un modello
Quando crea un nuovo progetto sulla base di un progetto esistente, può copiarne i forfait e i forfait ricorrenti:
1. Vada nella scheda «Progetti» e clicchi su «Crea un progetto».
2. In «Modello» selezioni il progetto che desidera utilizzare come modello.
3. Attivi «Copia forfait / forfait ricorrenti».
4. Clicchi su «Avanti» e completi il nuovo progetto.
Consiglio: con un progetto modello definisce una sola volta le Sue impostazioni standard e le riutilizza per nuovi progetti.
Nota sulla valuta: gli esempi di questo articolo sono indicati in euro (EUR). In TimeStatement sono tuttavia disponibili anche altre valute, come CHF e USD.
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