Comment créer des règles de pause et configurer des déductions de pause automatiques ?

Avec les régulations de pause de TimeStatement, vous pouvez enregistrer dans le système les exigences légales ou internes en matière de pauses et les appliquer automatiquement aux heures de travail de vos employés. Vous pouvez définir à partir de quelle durée de travail un temps de pause donné est requis et si la pause peut être fractionnée.

TimeStatement propose déjà des régulations par défaut spécifiques à plusieurs pays. Vous pouvez les utiliser directement, les adapter aux exigences de votre entreprise ou ajouter vos propres régulations de pause. Vous pouvez aussi faire déduire automatiquement le temps de pause du temps de travail si la pause requise n'a pas été saisie ou ne l'a pas été entièrement.

Créer une régulation de pause

Pour créer une régulation de pause ou modifier une régulation existante, ouvrez « Gestion » > « Préréglages » > « Pause ». Cliquez sur une régulation de pause existante pour la modifier, ou sélectionnez « + Régulation » pour en créer une nouvelle.

Lors de la création d'une nouvelle régulation de pause, vous pouvez soit sélectionner un pays et utiliser sa régulation par défaut, soit créer une régulation personnalisée. Saisissez ensuite un nom et indiquez à partir de quand la régulation est valable. Vous définissez aussi à quels employés la régulation s'applique. Ainsi, des employés de différents pays ou régions peuvent par exemple se voir attribuer des régulations de pause différentes.

Le statut actif/inactif vous permet de définir si la régulation de pause est actuellement appliquée. Si vous souhaitez que TimeStatement tienne compte automatiquement du temps de pause manquant, activez aussi l'option « Forcer le temps de pause ». Lorsque cette option est activée, TimeStatement déduit automatiquement le temps de pause manquant du temps de travail si la pause requise n'a pas été saisie ou ne l'a pas été entièrement. Cliquez ensuite sur « Enregistrer » pour créer la régulation de pause.

Définir des règles de pause

Une régulation de pause peut se composer de plusieurs règles de pause individuelles. Vous pouvez ainsi enregistrer des exigences de pause différentes selon la durée de travail journalière. Par exemple, une règle peut prévoir qu'une pause de 30 minutes est requise à partir d'une certaine durée de travail, tandis qu'une pause de 45 minutes est requise à partir d'une durée de travail plus longue.

Pour cela, ouvrez la régulation de pause et cliquez sur « + Créer Règle ». Pour chaque règle de pause, indiquez à partir de quelle durée de travail la règle s'applique et combien de temps de pause est requis. Vous pouvez aussi indiquer si le temps de pause peut être fractionné.

Après avoir défini les valeurs, vous pouvez vérifier l'aperçu, puis enregistrer la règle. Vous pouvez modifier ou supprimer les règles existantes à tout moment.

Déduction automatique des pauses

Lorsque l'option « Forcer le temps de pause » est activée, TimeStatement vérifie chaque jour le temps de travail et de pause saisi. Si le temps de pause requis a été entièrement saisi, le temps de travail reste inchangé.

Si aucun temps de pause ou un temps de pause insuffisant a été saisi, TimeStatement déduit automatiquement le temps de pause manquant du temps de travail journalier selon la règle de pause.

Vous pouvez ainsi vous assurer que les exigences en matière de pauses sont appliquées même si les employés ne saisissent pas leurs pauses ou ne les saisissent pas entièrement.

Afficher les pauses

Les employés peuvent consulter leurs pauses saisies directement dans la vue du temps de travail sous « Feuilles de temps » > « Temps de travail ». L'option « Afficher le temps de pause » y est activée par défaut ; elle affiche le temps de pause de chaque jour de la semaine dans une ligne séparée.

Les temps de pause peuvent aussi être consultés dans le relevé mensuel, qui peut être téléchargé pour chaque employé en fichier PDF ou Excel.