Comment configurer le processus d'approbation du temps de travail, du temps de projet et des dépenses ?

TimeStatement propose un processus de soumission et d'approbation pour le temps de travail, le temps de projet et les dépenses.

Les employés peuvent envoyer les entrées saisies pour une période donnée à leur superviseur responsable pour approbation. Le superviseur reçoit alors une notification par e-mail concernant la nouvelle demande d'approbation.

Si nécessaire, les superviseurs peuvent rappeler à leurs employés de soumettre les entrées en attente pour approbation.

Le superviseur peut vérifier les entrées soumises et soit les approuver, soit les rejeter en indiquant un motif.

Si une entrée est rejetée, l'employé peut voir le motif, corriger les informations et soumettre de nouveau l'entrée pour approbation.

Si une période a déjà été soumise par l'employé et approuvée par le superviseur, elle ne peut plus être modifiée. Dans ce cas, un superviseur doit annuler l'approbation. La période peut ensuite de nouveau être modifiée.

Comment activer et configurer le processus d'approbation ?

Pour activer le processus d'approbation, allez dans :

« Gestion » > « Paramètres » > « Fonctionnalités »

Vous pouvez y activer les fonctions d'approbation dont vous avez besoin :

• « Le temps de travail doit être approuvé par le superviseur »
• « Le temps de projet doit être approuvé par le superviseur »
• « Les dépenses doivent être approuvées par le superviseur »

Dès que l'une de ces fonctions est activée, le paramètre de période d'approbation par défaut correspondant s'affiche aussi (p. ex. « Période d'approbation par défaut pour le temps de travail »).

Vous pouvez y définir à quels intervalles les employés doivent soumettre leurs entrées pour approbation :

• « Hebdomadaire »
• « Toutes les deux semaines »
• « Mensuel »

La période sélectionnée détermine pour quelle période les employés soumettent leurs entrées pour approbation.

Comment un employé soumet-il son temps de travail, son temps de projet ou ses dépenses pour approbation ?

Les employés peuvent soumettre leurs entrées pour approbation directement dans la vue où ils saisissent leur temps de travail, leur temps de projet ou leurs dépenses.

Pour cela, cliquez sur « Soumettre les heures » (pour les dépenses : « Soumettre les dépenses »). Ce bouton n'est visible que si un administrateur a activé la fonction du processus d'approbation.

Après la soumission, les entrées sont transmises au superviseur responsable pour vérification.

Comment les superviseurs peuvent-ils approuver ou rejeter le temps de travail, le temps de projet ou les dépenses ?

Lorsque le processus d'approbation est activé, les superviseurs disposent d'une vue supplémentaire. Sous « Feuilles de temps » > « Approbations », les superviseurs peuvent vérifier et gérer le temps de travail, le temps de projet et les dépenses soumis par leurs employés.

Les actions suivantes sont disponibles pour chaque entrée :

• « Approuver » : l'entrée est confirmée et ne peut ensuite plus être modifiée.
• « Rejeter » : l'entrée est rejetée avec un motif. L'employé peut alors corriger les informations et la soumettre de nouveau pour approbation.