Modifier le plan de travail ou la charge de travail malgré des saisies de temps existantes – date d'effet et messages d'erreur

Si la charge de travail, les jours de travail ou le droit aux vacances changent, créez dans TimeStatement une nouvelle charge de travail avec une date d'effet – au lieu d'écraser l'ancienne. Cet article explique comment procéder et présente les messages d'erreur typiques lorsque du temps a déjà été saisi.

Bases : Comment configurer le plan de travail d'un employé ?

Règle de base : nouvelle charge de travail au lieu d'écraser

Chaque entrée de charge de travail s'applique à partir de sa date de début. Si quelque chose change (p. ex. de 80 % sur cinq jours à 80 % sur quatre jours, d'un salaire horaire à un salaire mensuel avec des heures cibles fixes, un nouveau droit aux vacances), procédez ainsi :

1. Ouvrez « Gestion » → « Utilisateurs » → [personne] → « Plan de travail » → « Définition des heures de travail cibles ».
2. Cliquez sur « Créer Charge de travail » (ne « cassez » pas la charge de travail existante en la modifiant si des entrées de temps s'y rapportent déjà).
3. Sous « Début », définissez la date d'effet à partir de laquelle la nouvelle règle s'applique (p. ex. le 01.10).
4. Répartissez les heures cibles sur les nouveaux jours de travail, définissez la charge de travail et, si nécessaire, le champ « Jours de vacances par an (100 %) ».
5. Enregistrez. Laissez inchangées les charges de travail antérieures afin que les soldes historiques restent corrects.

Important : ne supprimez pas les charges de travail antérieures et évitez de les modifier rétroactivement d'une manière qui obligerait à recalculer des périodes déjà clôturées – cela peut entraîner des soldes de vacances et d'heures incorrects.

Message d'erreur concernant des jours déjà clôturés

Le message « Cette entrée chevauche un jour qui a déjà été clôturé. Veuillez vérifier la date de début et l'ajuster si nécessaire. » s'affiche lorsque vous essayez d'enregistrer une charge de travail qui concerne des jours pour lesquels du temps de travail a déjà été saisi ou qui ont été clôturés (p. ex. passage à un salaire mensuel au premier du mois alors que des pointages ont déjà été saisis ce mois-là).

Voici que faire :

1. Ne supprimez pas les pointages existants uniquement pour pouvoir enregistrer la charge de travail.
2. Vérifiez quelle date de début est encore possible : souvent la première date sans saisies clôturées ou le prochain jour ouvert.
3. Créez la nouvelle charge de travail avec cette date d'effet et les bonnes heures cibles à partir de cette date.

Scénarios de modification typiques

Modifier les jours de travail (p. ex. 5 → 4 jours)

Créez une nouvelle charge de travail avec une date d'effet et répartissez les heures hebdomadaires sur les nouveaux jours. Une modification rétroactive n'est nécessaire que si le passé doit aussi être recalculé – sinon, la date d'effet de la modification du contrat suffit.

Adapter le droit aux vacances (p. ex. 25 → 20 jours)

1. Ouvrez la charge de travail actuelle sous « Définition des heures de travail cibles ».
2. Adaptez le champ « Jours de vacances par an (100 %) » et enregistrez.
3. Vérifiez ensuite la période de vacances sous « Vacances cibles » et les éventuels reports.

Si le nouveau droit ne s'applique qu'à partir d'une date donnée, une nouvelle charge de travail avec cette date de début est plus claire qu'une modification discrète au milieu d'une période en cours.

D'un salaire horaire sans plan fixe à un salaire mensuel avec heures cibles

Créez la première charge de travail fixe à partir de la date de début contractuelle. Si l'enregistrement est bloqué parce que du temps a déjà été saisi, choisissez une date d'effet autorisée.

Liste de contrôle avant l'enregistrement

• Date d'effet = premier jour de la nouvelle règle
• Heures journalières et charge de travail en % conformes au contrat
• Champ « Jours de vacances par an (100 %) » vérifié
• Les anciennes charges de travail sont conservées
• Mettre aussi à jour le plan de travail hebdomadaire (modèle de la baguette magique) en cas d'horaires fixes

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Remarque : ce guide utilise les termes de l'interface française de TimeStatement. Si vous utilisez TimeStatement dans une autre langue ou une autre région, certains noms de menus et de champs peuvent différer.