Comment saisir mon temps de projet, avec les bons paramètres ?

Avec TimeStatement, vous saisissez rapidement et facilement le travail effectué pour des tâches, des projets et des clients – avec l'aide d'un chronomètre pratique et de la saisie mobile du temps dans l'application.

Comment saisir mes activités ?

1. Cliquez sur l'onglet « Feuilles de temps », puis sur « Feuille de temps » et sur « Créer une activité ».

2. Sélectionnez le projet et la tâche correspondante.

Remarque : TimeStatement mémorise le dernier projet sur lequel chaque employé a saisi du temps et le sélectionne automatiquement lors de la saisie suivante. Si vous avez plusieurs projets, le menu déroulant affiche les 5 derniers projets utilisés, suivis des clients avec leurs projets dans l'ordre chronologique.

3. Vous pouvez saisir manuellement le temps consacré ou utiliser le chronomètre décrit ci-dessous.

Remarque : le temps est affiché en heures décimales, p. ex. « 2.00 » pour 2 heures ou « 2.50 » pour 2 heures et 30 minutes.

4. Saisissez une brève description de l'activité. Elle apparaîtra plus tard sur la facture.

5. Activez « récurrent » s'il s'agit d'une activité qui se répète chaque semaine. Sélectionnez ensuite le ou les jours de la semaine sous « Répéter le » et définissez sous « Répéter jusqu'au » la date jusqu'à laquelle TimeStatement doit répéter l'activité automatiquement.

6. Cliquez sur « Enregistrer » pour saisir l'activité.

Comment utiliser le chronomètre ?

1. Laissez le champ du temps vide ou à zéro lorsque vous saisissez une nouvelle activité.

2. Une fois l'activité créée, cliquez sur « Démarrer le chronomètre » pour commencer la saisie du temps.

3. Pour arrêter la saisie, cliquez sur « Arrêter le chronomètre ».

Remarque : le chronomètre fonctionne aussi hors ligne. Vous pouvez démarrer le chronomètre pour une activité, puis vous déconnecter. Lorsque vous vous reconnectez, le chronomètre tourne toujours et peut être arrêté.

Pourquoi mes activités ne figurent-elles pas sur les factures ?

Si une activité saisie n'apparaît pas sur la facture, vérifiez si la tâche de projet de l'activité est facturable :

1. Dans l'onglet « Projets », allez dans le projet concerné.

2. Cliquez sur « Tâches » et sélectionnez la tâche.

3. Assurez-vous que l'option « Facturable » est activée.

4. Cliquez sur « Enregistrer » pour appliquer les modifications.

Les activités avec la tâche de projet mise à jour sont désormais incluses dans les factures.

Que signifie le cadenas sur mon activité ?

Une icône de cadenas sur une activité signifie qu'elle a déjà été facturée et ne peut donc plus être modifiée. Si des modifications sont nécessaires, vous devez supprimer la facture pour que l'activité soit de nouveau modifiable.

Consulter et contrôler le temps de projet par client

Pour consulter le temps de projet déjà saisi ou vérifier si tout le temps a été saisi pour un client donné, la vue mensuelle du temps de projet est le meilleur choix. Pour l'utiliser, sélectionnez « Mois » dans le menu déroulant de la vue, dans l'onglet « Feuille de temps ».

Cette vue vous offre un aperçu des activités sous forme de calendrier, triées par couleur de client. En bas de la vue, vous trouvez une légende qui attribue une couleur à chaque client. TimeStatement attribue automatiquement une couleur à chaque client ; il n'est actuellement pas possible de la modifier manuellement. Lorsque vous cliquez sur un client, seul le temps de projet de ce client est affiché.

Saisir et modifier le temps de projet des employés

Le temps de projet de mes employés peut-il être saisi ou modifié ? Oui, en tant qu'administrateur, vous pouvez saisir et modifier à tout moment le temps de projet de vos employés. Pour cela, allez dans l'onglet « Feuilles de temps » et sélectionnez « Feuille de temps ». Dans le menu déroulant, vous pouvez sélectionner un employé donné afin de modifier ou de compléter son temps de projet. Les utilisateurs standard ne peuvent pas passer d'un employé à l'autre dans cette vue.

Si, en plus de l'administrateur, d'autres utilisateurs doivent pouvoir saisir ou modifier le temps de projet des employés, vous pouvez, en tant qu'administrateur, définir un ou plusieurs « Superviseurs » pour les utilisateurs concernés. Pour cela, activez l'option « Les superviseurs peuvent modifier les enregistrements des utilisateurs » dans les fonctionnalités. La procédure est expliquée ci-dessous.

Suivi du temps de projet – fonctionnalités

Dans les paramètres de TimeStatement, vous pouvez adapter les fonctionnalités du suivi du temps de projet à vos besoins :

1. Allez dans l'onglet « Gestion ».

2. Cliquez sur « Paramètres », puis sur « Fonctionnalités ».

3. Faites défiler jusqu'à la section « Suivi du temps de projet ».

4. Vous pouvez activer, désactiver ou remplir les options suivantes. La section contient aussi « Le temps de projet doit être approuvé par le superviseur », « Arrondir le temps de projet à » et « Activer le suivi de position des entrées de temps de projet pour tous les utilisateurs ».

• Les superviseurs peuvent modifier les enregistrements des utilisateurs : ce paramètre permet au superviseur d'un utilisateur de modifier ses entrées de temps de projet.
• Date limite de modification de la feuille de temps : définissez pendant combien de temps le temps de projet peut être saisi a posteriori – entre 1 et 28 jours. Décidez aussi si ce délai court à partir du jour même (« Fin de la journée ») ou seulement à partir de la fin du mois (« Fin du mois »). Exemple : si vous choisissez 5 jours et « Fin de la journée », le temps de projet d'un jour donné peut encore être saisi jusqu'à 5 jours plus tard. Si vous choisissez 5 jours et « Fin du mois », le temps de projet peut être saisi jusqu'au 5e jour du mois suivant. Si « Aucune restriction » est sélectionné, il n'y a pas de délai de modification pour le suivi du temps de projet.
• Mode de déclaration du temps : définissez comment le temps de projet est saisi, p. ex. « Durée seulement » ou avec heure de début et de fin.
• Ajouter le temps de projet au temps de travail : vous pouvez ajouter le temps de projet au temps de travail. Cette fonction est activée par défaut. Si vous souhaitez séparer le temps de projet et le temps de travail, vous devez la désactiver.
• La description doit être remplie : définissez si le champ de description doit être rempli lors de la saisie du temps de projet ou reste facultatif.
• Le temps doit être rempli : lorsque cette option est activée, le champ du temps ne peut pas rester vide et doit contenir une valeur différente de zéro.

Note sur la devise : par souci de simplicité, tous les prix de cet article sont indiqués en francs suisses (CHF). D'autres devises comme EUR et USD sont toutefois aussi disponibles dans TimeStatement.