Collegare TimeStatement a bexio (Svizzera): sincronizzazione, clienti e domande frequenti

L'interfaccia bexio collega TimeStatement alla Sua contabilità bexio. Questo articolo spiega la configurazione, cosa viene sincronizzato e come risolvere i problemi frequenti, senza gestire i dati dei clienti in doppio.

Pagine prodotto ufficiali dell'integrazione bexio sul sito web di TimeStatement:

Registrazione del tempo e fatture: https://timestatement.com/schweiz/bexio-schnittstelle
Spese: https://timestatement.com/schweiz/bexio-spesen-schnittstelle
Stipendi: https://timestatement.com/schweiz/bexio-lohnbuchhaltung-schnittstelle

Cosa permette l'interfaccia bexio

TimeStatement offre diverse integrazioni bexio che può utilizzare in base alle Sue esigenze:

Tempo di progetto e fatture: importare clienti e progetti da bexio; inviare fatture da TimeStatement a bexio come bozze.
Stipendi: trasferire ore di lavoro e assenze alla contabilità salariale di bexio.
Spese: inviare spese a bexio (processo separato).

Panoramiche dei prodotti:

Attivare l'interfaccia

Apra il marketplace di bexio ed effettui l'accesso.
Cerchi TimeStatement.
Aggiunga l'app e segua la procedura guidata.

Nuovo account TimeStatement

Se non ha ancora un account TimeStatement, la procedura guidata riprende i dati rilevanti da bexio. Verifichi i dati, imposti una password ed effettui l'accesso. La prima sincronizzazione richiede di norma solo pochi secondi.

Account TimeStatement esistente

Per collegare gli account sono necessari diritti di amministratore in entrambi i sistemi. Se gli indirizzi e-mail degli amministratori in TimeStatement e in bexio coincidono, il collegamento viene stabilito automaticamente.

Riconosce che l'interfaccia è attiva dall'icona bexio BX nel piè di pagina del Suo account TimeStatement. Un clic su questa icona avvia una nuova importazione dei dati.

Quali dati vanno dove?

Da bexio a TimeStatement: utenti, clienti, progetti e (alla prima importazione) tempo di progetto, nella misura in cui queste funzioni sono disponibili nel Suo abbonamento bexio.
Da TimeStatement a bexio: principalmente durante la creazione delle fatture (bozza di fattura in bexio). I dati dei clienti vengono trasmessi solo quando un nuovo cliente viene creato e fatturato in TimeStatement.

Raccomandazione: definisca un sistema di riferimento per ogni ambito, spesso bexio per i dati di base dei clienti e TimeStatement per il tempo di progetto. La riscrittura del tempo di progetto in bexio è disattivata per impostazione predefinita e di norma non ha senso nella pratica: rischierebbe altrimenti una doppia registrazione e stati poco chiari in bexio.

Categorie di clienti in bexio

Per l'importazione dei clienti valgono le seguenti regole:

Se in bexio meno di dieci contatti sono assegnati alla categoria «Clienti», di norma vengono importati tutti i contatti.
Con più di dieci contatti vengono importati solo i contatti contrassegnati esplicitamente come «Clienti».

Verifichi quindi le categorie in bexio prima della prima sincronizzazione.

Abbonamento bexio e compatibilità

TimeStatement può essere utilizzato indipendentemente da bexio: può gestire in qualsiasi momento clienti, progetti e tempo direttamente in TimeStatement. Se cambia abbonamento bexio (ad es. passando a un'offerta senza progetti/registrazione del tempo), di norma valgono le seguenti regole:

Il trasferimento delle fatture a bexio resta di norma possibile.
Clienti e progetti possono essere importati da bexio solo se le funzioni corrispondenti sono ancora incluse in bexio.
Se in bexio non ci sono progetti, crei i progetti in TimeStatement. Può continuare a gestire i clienti in bexio come sistema di riferimento, finché la sincronizzazione dei clienti tramite l'interfaccia funziona, oppure gestirli in entrambi i sistemi se necessario.

Poiché bexio è un prodotto di terzi, in caso di dubbi chiarisca direttamente con bexio i dettagli su abbonamenti e offerte.

Stipendi: gli indirizzi e-mail devono coincidere

Per l'interfaccia della contabilità salariale, i dipendenti vengono abbinati tramite lo stesso indirizzo e-mail in TimeStatement e nella contabilità salariale di bexio. Indirizzi diversi (ad es. un indirizzo aziendale in TimeStatement e uno privato in bexio Stipendi) impediscono la corretta visualizzazione dei pulsanti di sincronizzazione o degli abbinamenti.

Verifichi l'e-mail della persona in TimeStatement in «Gestione» → «Utenti».
Verifichi l'e-mail dello stesso dipendente nella contabilità salariale di bexio.
Se necessario, crei in TimeStatement un utente con l'indirizzo registrato in bexio oppure armonizzi gli indirizzi.
In «Sommario» → «Tempo di lavoro» può utilizzare, se necessario, «Aggiorna accesso bexio ora» e poi «Inviare a bexio» o «Sincronizzare con bexio» per le ore.

In bexio riprenda poi le ore tramite contabilità salariale → trasferimento delle ore → «bexio times».

Domande frequenti all'inizio

Nessun pulsante di sincronizzazione / nessun collegamento visibile

Dispone di diritti di amministratore in TimeStatement e in bexio?
L'e-mail dell'amministratore è identica in entrambi i sistemi?
Per gli stipendi: le e-mail degli utenti sono armonizzate tra TimeStatement e bexio Stipendi?
L'app è stata aggiunta nel marketplace di bexio e la procedura guidata è stata completata?

Mancano clienti dopo l'importazione

Assegni i contatti alla categoria «Clienti» in bexio e avvii di nuovo la sincronizzazione tramite l'icona BX.

Prestazioni / attività commerciali doppie in bexio

Se in bexio compaiono attività commerciali o descrizioni di prestazioni doppie, le ripulisca con cautela in bexio (spesso eliminando dal basso verso l'alto finché resta solo il record di riferimento necessario), senza moltiplicare inutilmente i dati dei clienti.

Il tempo di progetto non deve essere duplicato in bexio

Lasci disattivata la riscrittura del tempo di progetto in bexio. Fatturi tramite TimeStatement e trasmetta la bozza di fattura a bexio.

Inviare di nuovo a bexio il tempo di progetto eliminato in bexio

Se in bexio ha eliminato una registrazione di tempo che in TimeStatement esiste ancora, può inviarla di nuovo a bexio:

Vada in «Gestione» > «Impostazioni» e apra «Funzioni».
Nella sezione «Timesheet su progetti» attivi l'impostazione «Inviare a bexio».
Apra in TimeStatement la registrazione del tempo di progetto interessata e la salvi di nuovo. La registrazione viene quindi inviata a bexio.

Nota: se «Inviare a bexio» è attivo, una registrazione del tempo di progetto viene inviata a bexio ogni volta che la apre e la salva. Raccomandiamo di gestire il tempo di progetto solo in TimeStatement e di inviare le registrazioni a bexio come bozza di fattura al momento della fatturazione.