Come si registrano le spese per i clienti e internamente?

La funzione «Spese» di TimeStatement Le permette di fatturare spese come pasti o costi di viaggio direttamente al cliente oppure di registrarle per un rimborso interno. Le ricevute possono essere aggiunte facilmente tramite l'app o il web.

Grazie a dettagliate possibilità di personalizzazione, tra cui categorie, quantità, commenti e valute e unità specifiche per categoria, sia i team sia i lavoratori autonomi mantengono sempre una panoramica delle proprie spese.

Consiglio: se non desidera registrare singolarmente le piccole spese, può utilizzare al loro posto le spese forfettarie.

Passo aggiuntivo per il rimborso interno delle spese

Se desidera utilizzare la funzione «Spese» per il rimborso interno delle spese, è necessario un passo aggiuntivo: deve aggiungere la Sua società come cliente e creare un progetto per sé.

1. Passi alla scheda «Clienti», clicchi su «Nuovo cliente» e aggiunga la Sua società come cliente. Utilizzi il nome della Sua società, poi clicchi su «Salvare».

2. Vada nella scheda «Progetti», clicchi su «Crea un progetto» e crei un nuovo progetto denominato «Interno». Selezioni la Sua società come cliente e imposti il tipo di fatturazione su «Non fatturabile». Infine clicchi su «Salvare».

Definire le categorie di spesa

Prima che Lei o i Suoi dipendenti possiate registrare spese per clienti o internamente, come amministratore deve aggiungere una o più categorie di spesa al progetto. A tale scopo:

1. Passi alla scheda «Progetti» e clicchi sul progetto.

2. Apra la scheda «Categorie di spesa» del progetto e clicchi sul pulsante «Aggiungi una categoria di spesa».

3. Inserisca il nome, l'unità e il prezzo unitario e indichi se la categoria di spesa è fatturabile.

Nota sull'unità: l'unità indica come vengono registrate le quantità di questa categoria di spesa, ad es. in chilometri (km), in chilogrammi (kg) o in pezzi (pz). Come unità si possono utilizzare anche valute, ad es. EUR, CHF. Se il campo resta vuoto, l'unità corrisponde per impostazione predefinita alla valuta del progetto.

Nota sul prezzo unitario: se è definita un'unità, qui può inserire il prezzo per unità, ad es. 0,10 EUR per chilometro. Può anche inserire un tasso di cambio per convertire una valuta nella valuta del progetto.

4. Salvi la categoria di spesa cliccando su «Salvare».

Consiglio: con TimeStatement può creare un progetto modello con le Sue impostazioni standard, come dettagli del progetto, dipendenti, mansioni, categorie di spesa, forfait e forfait ricorrenti. Può riutilizzare questo modello per progetti futuri: cloni il progetto modello con pochi clic e tutte le impostazioni predefinite vengono riprese automaticamente nel nuovo progetto.

Registrare le spese

Veniamo al tema principale: come si registrano le spese per un progetto, sia per un cliente esterno sia per sé stessi nel progetto «Interno»?

1. Passi alla scheda «Spese» e clicchi su «Crea Spesa».

2. Selezioni il progetto e la categoria di spesa («Categoria»), inserisca la quantità («Quantità») e aggiunga un commento sulla spesa («Commento»).

3. Facoltativo: carichi una ricevuta per la spesa cliccando su «Aggiungi documento». Per maggiori informazioni consulti questa guida: Caricare le ricevute delle spese ed esportarle per rapporti e fatture.

4. Infine salvi la spesa cliccando su «Salvare».

Scadenza per la modifica delle spese

L'amministratore può definire una scadenza per la registrazione delle spese. A tale scopo vada in «Gestione» > «Impostazioni» > «Funzioni», nell'area «Spese». Definisca per quanto tempo le spese possono essere registrate a posteriori, tra 1 e 28 giorni. Decida inoltre se questa scadenza deve decorrere dal giorno stesso («Fine giornata») o dalla fine del mese («Fine mese»).

Esempio: se sceglie 5 giorni e «Fine giornata», una spesa di un determinato giorno può essere registrata fino a 5 giorni dopo. Se sceglie 5 giorni e «Fine mese», la spesa può essere inviata fino al 5° giorno del mese successivo.

Se è selezionato «Nessuna restrizione», non c'è alcuna scadenza per la registrazione delle spese.

Consultare e gestire le spese

La scheda «Spese» contiene un filtro di ricerca per cercare le spese registrate. Sotto vede le spese registrate.

L'icona del lucchetto a sinistra indica se la spesa è già stata fatturata. In tal caso non può più essere eliminata né modificata. Se una spesa è stata registrata con una ricevuta, ciò viene indicato da un'icona di allegato (graffetta) nella panoramica.

In quest'area può anche esportare le spese in diversi formati cliccando su «Esportazione CSV», «Esportazione Excel» o «Esportazione PDF».

Nota sulla valuta: per semplicità, tutti i prezzi di questo articolo sono indicati in euro (EUR). In TimeStatement sono tuttavia disponibili anche altre valute, come CHF e USD.