TimeStatement: Benutzerhandbuch zur Arbeitszeiterfassung

Verwaltung

Wie logge ich mich bei TimeStatement ein?

Um sich bei TimeStatement einzuloggen, erhalten Sie von Ihrem Administrator die Web-Adresse (z. B. https://firmenname.timestatement.com), Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse sowie ein provisorisches Passwort.

• Öffnen Sie Ihren Webbrowser und geben Sie die erhaltene Webadresse ein.
• Melden Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und dem erhaltenen provisorischen Passwort an.

Wie ändere ich mein provisorisches Passwort?

Sie haben zwei Möglichkeiten, Ihr Passwort zu ändern – entweder nach dem Einloggen oder ohne vorheriges Einloggen.

1. Änderung nach dem Einloggen:

• Klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen und dann auf "Profil".
• Geben Sie Ihr neues Passwort im Feld "Passwort" ein.
• Klicken Sie auf "Speichern", um das neue Passwort zu bestätigen.

2. Änderung ohne vorheriges Einloggen:

• Öffnen Sie Ihren Webbrowser und geben Sie die erhaltene Webadresse ein.
• Tragen Sie Ihre E-Mail-Adresse in das Feld "E-Mail" ein.
• Klicken Sie auf "Passwort vergessen?", um eine E-Mail zur Passwortänderung zu erhalten.
• Öffnen Sie die E-Mail und klicken Sie auf "Mein Passwort ändern".
• Geben Sie Ihr neues Passwort im Feld "Passwort" ein.
• Klicken Sie auf "Speichern", um das neue Passwort zu bestätigen.

Wie ändere ich die Sprache meines Benutzerkontos?

TimeStatement unterstützt vier Sprachen: Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch. Zusätzlich kann die Region angepasst werden, da sich Begriffe und Formate für Datum, Zeit, Stunden, Währung und Zahlen je nach Land unterscheiden. So können Sie beispielsweise zwischen "Deutsch (Deutschland)" und "Deutsch (Schweiz)" wählen. Jeder Benutzer kann seine eigene Sprache und Region festlegen.

• Klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen, dann auf "Profil" und anschließend auf "Einstellungen".
• Legen Sie die gewünschte Sprache und Region fest.
• Klicken Sie auf "Speichern", um die Änderungen zu übernehmen.

Arbeitszeiterfassung

Wie erfasse ich meine Arbeitszeit?

Sie haben vier Möglichkeiten, um die Arbeitszeit in TimeStatement zu erfassen.

1. Zeiterfassung per Zauberstab (voreingestellte Vorlage):

In TimeStatement lassen sich für jeden Wochentag vordefinierte Arbeitszeiten hinterlegen. Anschließend lässt sich die Arbeitszeit mit nur einem Klick automatisch erfassen – ideal für feste Arbeitszeiten. Diese Funktion spart Zeit, da Sie Start- und Endzeiten nicht täglich manuell eingeben müssen.

• Klicken Sie auf "Zeiterfassung" und dann auf "Arbeitszeit".
• Klicken Sie auf das Zauberstab-Symbol, um die Arbeitszeit automatisch anhand der vordefinierten Vorlage auszufüllen.
• Die automatisch ausgefüllte Arbeitszeit kann bei Bedarf manuell angepasst werden, falls Sie anders gearbeitet haben als in der Vorlage festgelegt.

Falls die Zauberstab-Funktion deaktiviert ist, wurde noch keine Arbeitszeitvorlage für Sie hinterlegt. Um die Zauberstab-Funktion nutzen zu können, können Sie Ihre Arbeitszeitvorlage selbst festlegen:

• Klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen, dann auf "Profil" und anschließend auf "Arbeitsplan".
• Im "Wochen Arbeitsplan" können Sie Ihre Arbeitszeiten für die Zauberstab-Funktion definieren.

2. Manuelle Zeiterfassung mit Start- und Endzeit:

Diese Methode ermöglicht die manuelle Eingabe Ihrer Arbeitszeit und eignet sich besonders, wenn Ihre Arbeitszeiten von Woche zu Woche variieren.

• Klicken Sie auf "Zeiterfassung", dann auf "Arbeitszeit".
• Erstellen Sie per Drag & Drop einen neuen Eintrag an der gewünschten Stelle.
• Das Fenster "Eintrag hinzufügen" öffnet sich.
• Überprüfen Sie das Datum, die Start- und Endzeit und wählen Sie den Typ aus (z. B. "Arbeit").
• Optional können Sie eine Notiz hinzufügen.
• Klicken Sie auf "Speichern".

3. Zeiterfassung via Einstempeln:

Bei Arbeitsbeginn können Sie sich einstempeln und bei Arbeitsende ausstempeln – ähnlich einem klassischen Stempelsystem. Diese Methode gewährleistet eine minutengenaue Erfassung.

• Klicken Sie auf "Zeiterfassung", dann auf "Arbeitszeit".
• Klicken Sie beim Arbeitsbeginn auf den grünen Button "Einstempeln".
• Klicken Sie bei Arbeitsende auf den orangen Button "Ausstempeln".

4. Zeiterfassung via Mobile App:

TimeStatement ist als native Mobile App sowohl für iPhone als auch für Android verfügbar. Mit der Mobile App können Sie Ihre Arbeitszeit direkt auf Ihrem Smartphone erfassen. Diese Option ist besonders praktisch, wenn Sie unterwegs sind oder keinen festen Arbeitsplatz mit Computer haben.

Wie kann ich meine Arbeitszeit korrigieren oder nachtragen?

Sie können Ihre Arbeitszeit bearbeiten oder nachtragen, solange der Eintrag nicht gesperrt wurde. Ist der Zeitraum gesperrt, kann nur Ihr Administrator Änderungen vornehmen. Die Bearbeitungsfrist für die Zeiterfassung hängt von Ihrem Arbeitgeber ab. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Administrator, wie lange eine Bearbeitung möglich ist.

Wo sehe ich mein aktuelles Arbeits- und Urlaubssaldo?

• Klicken Sie auf "Zeiterfassung", dann auf "Arbeitszeit".
• Ganz oben sehen Sie eine Übersicht über Ihre Arbeitszeit und Ihren Urlaub.
• Die Arbeitszeitübersicht zeigt Ihr Startsaldo, die Soll-Zeit, die Ist-Zeit und den daraus resultierenden Saldo.
• In der Urlaubsübersicht sehen Sie Ihre verfügbaren, genommenen und geplanten Tage sowie das verbleibende Saldo.

Wie erhalte ich eine Übersicht über meine Arbeitszeit?

• Klicken Sie auf "Zeiterfassung", dann auf "Arbeitszeit".
• Klicken Sie auf das Drucker-Symbol, um eine Monatsabrechnung als PDF-Datei herunterzuladen.

Abwesenheit und Urlaub

Wie trage ich Abwesenheiten ein?

Ihre Abwesenheiten können Sie auf zwei Arten erfassen: über die Abwesenheitsverwaltung oder die Arbeitszeiterfassung.

1. Über die Abwesenheitsverwaltung: 

• Klicken Sie auf "Zeiterfassung" und dann auf "Abwesenheitsverwaltung".
• Klicken Sie auf "Geplante Abwesenheit erfassen".
• Wählen Sie beim Datum entweder einen einzelnen Tag aus, indem Sie zweimal auf das Datum klicken, oder wählen Sie mit einem einfachen Klick zwei verschiedene Daten, um einen Zeitraum auszuwählen. 
• Lassen Sie die Funktion "Ganztägig" aktiviert oder deaktivieren Sie diese, um die Start- und Endzeit festzulegen. 
• Wählen Sie im Feld "Typ" den für Sie passenden Abwesenheitstyp aus, z. B. Urlaub, Krankheit oder Unfall. 
• Klicken Sie auf "Speichern".

2. Über die Arbeitszeiterfassung:

• Klicken Sie auf "Zeiterfassung", dann auf "Arbeitszeit".
• Ziehen Sie per Drag & Drop einen neuen Eintrag an die gewünschte Stelle.
• Das Fenster "Eintrag hinzufügen" öffnet sich.
• Überprüfen Sie das Datum, die Start- und Endzeit.
• Wählen Sie im Feld "Typ" den für Sie passenden Abwesenheitstyp aus, z. B. Urlaub, Krankheit oder Unfall. 
• Optional können Sie eine Notiz hinzufügen.
• Klicken Sie auf "Speichern".

Wie beantrage ich Urlaub oder andere Abwesenheiten?

Um Urlaub oder andere Abwesenheiten zu beantragen, folgen Sie den oben genannten Schritten zur Erfassung von Abwesenheiten. Wichtig ist, dass Sie diese über die Abwesenheitsverwaltung und nicht über die Arbeitszeiterfassung eintragen.

Abhängig von den Unternehmenseinstellungen wird Ihr Antrag entweder automatisch genehmigt oder muss von Ihrem Vorgesetzten freigegeben werden. Den Status Ihrer Anträge können Sie auch hier, auf der Seite "Abwesenheitsverwaltung", einsehen.

Wie kann ich die Urlaubsübersicht des Teams einsehen?

Die Urlaubsübersicht des Teams ist hilfreich, um zu sehen, wann Teammitglieder im Urlaub sind. So kann sichergestellt werden, dass nicht alle gleichzeitig abwesend sind, was für den reibungslosen Ablauf des Geschäfts wichtig ist.

• Klicken Sie auf "Zeiterfassung", dann auf "Abwesenheitsverwaltung".
• Klicken Sie auf "Urlaubsübersicht".
• Wählen Sie zwischen einer Jahres- oder Monatsübersicht.
• Sie können nach allen oder einzelnen Mitarbeitern filtern.

Mobile Nutzung per App

TimeStatement ist als native Mobile App sowohl für iPhone als auch für Android verfügbar und bietet dem Benutzer einige der wichtigsten Funktionen.

• Einloggen: Beim Login geben Sie Ihre Instanz ein – das ist die Webadresse, die Sie von Ihrem Administrator erhalten haben. Lautet die Webadresse beispielsweise https://firmenname.timestatement.com, tragen Sie im Feld "Instanz" in der App "firmenname" ein.
• Übersicht: Die Übersicht zeigt Ihren Arbeitszeit- und Urlaubssaldo sowie die Abwesenheitsplanung an. Klicken Sie auf "Geplante Abwesenheit erfassen", um eine Abwesenheit zu planen.
• Arbeitszeit: Wählen Sie den Tag aus, klicken Sie auf den Zauberstab, um eine vordefinierte Arbeitszeitvorlage zu nutzen. Klicken Sie auf das Plus-Symbol, um einen Zeiteintrag zu erfassen, definieren Sie Start- und Endzeit, wählen Sie den Typ aus und speichern Sie den Eintrag.
• Check-In: Stempeln Sie ein und aus, um Ihre Arbeitszeit zu erfassen, indem Sie auf "kommen" und "gehen" klicken.

Für Schweizer Kunden: Der Einfachheit halber haben wir in dieser Anleitung die deutschen Begriffe verwendet. Wenn Sie TimeStatement für die Region Schweiz nutzen, werden einige Begriffe im System anders bezeichnet. So entspricht "Urlaub" dem Begriff "Ferien" und "Abwesenheit" wird als "Absenz" bezeichnet.