Wie füge ich meine Mitarbeiter hinzu inkl. Benutzereinstellungen?

Um Mitarbeiter in TimeStatement hinzuzufügen, folgen Sie diesen Schritten:

1. Klicken Sie auf den Reiter "Verwaltung" und anschließend auf "Benutzer" und dann auf "Neuer Benutzer".

2. Geben Sie den Namen, die Adresse, die E-Mail-Adresse sowie ein provisorisches Passwort für den Zugriff auf das TimeStatement-Konto des Mitarbeiters ein.

3. Optional legen Sie für den Mitarbeiter folgende Einstellungen fest, indem Sie Optionen aktivieren, deaktivieren oder ausfüllen.

• Aktiv/Inaktiv: Inaktive Nutzer können sich nicht mehr bei TimeStatement anmelden und somit keine weiteren Zeiterfassungen vornehmen. Die bereits erfassten Zeiten und Spesen bleiben jedoch in Ihrem TimeStatement erhalten. Es empfiehlt sich, Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen haben, zu deaktivieren, anstatt sie zu löschen. Inaktive Nutzer werden nicht mehr in der Lizenz gezählt.
• Rolle des Mitarbeiters: Im Feld „Rolle“ können Sie dem Mitarbeiter verschiedene Rollen zuweisen:
  • Normaler Benutzer: Diese sehen nur ihre eigenen Aktivitäten und Spesen.
  • Admin: In TimeStatement haben Sie die Möglichkeit, mehrere Admins zu ernennen. Nutzer mit der Admin-Rolle haben Zugriff auf alle Projekte, Kunden und Einstellungen und können Nutzer hinzufügen sowie verwalten.
  • Benutzer mit erweiterten Rechten: Dieser Nutzer kann, wenn aktiviert, Projekte anlegen, Kunden verwalten, alle Berichte einsehen und Rechnungen verwalten. Ein Admin hat immer noch mehr Rechte als ein „Benutzer mit erweiterten Rechten“, selbst wenn diesem alle verfügbaren Rechte zugewiesen wurden. Diese Option dient lediglich dazu, die Rechte eines Nutzers zu erweitern.
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• Kann alle Abwesenheiten sehen: Unabhängig von der Rolle können Sie mit dieser Funktion die Anzeige von Abwesenheiten für den Benutzer ermöglichen oder verhindern. Wenn diese Funktion aktiviert ist, können Mitarbeiter in der Abwesenheitsverwaltungsmaske auf "Urlaubsübersicht" klicken. Dort erhalten sie eine Jahres- oder Monatsübersicht aller Abwesenheiten der Mitarbeiter, mit der Möglichkeit, nach bestimmten Mitarbeitern zu filtern. Die Urlaubsübersicht ist hilfreich, um zu sehen, wann Teammitglieder im Urlaub sind und sicherzustellen, dass nicht alle gleichzeitig abwesend sind, was für den reibungslosen Ablauf des Geschäfts wichtig ist.
• Anzeige von Abwesenheiten einschränken: Diese Funktion ermöglicht es, die Anzeige der eigenen Abwesenheiten einzuschränken, sodass nur bestimmte Mitarbeiter sie einsehen können.
• Leiter: Bestimmen Sie einen oder mehrere Leiter für einen Mitarbeiter. Diese können dann die Abwesenheiten des Mitarbeiters genehmigen. Ohne Leiter gibt es keinen Genehmigungsprozess.

4. Speichern Sie den neuen Nutzer, indem Sie auf "Speichern" klicken.

5. Geben Sie die Web-Adresse (z. B. https://firmenname.timestatement.com), die E-Mail-Adresse und das provisorische Passwort an den Mitarbeiter weiter, damit er sich bei TimeStatement einloggen kann. Falls Unterstützung benötigt wird, stehen folgende Anleitungen zur Verfügung:

• Wie kann sich ein Benutzer in TimeStatement einloggen?
• TimeStatement: Benutzerhandbuch zur Arbeitszeiterfassung

Nachdem Sie den Mitarbeiter in TimeStatement angelegt haben, sind folgende weitere Schritte wichtig: die Verwaltung des Arbeits- und Urlaubsplan des Mitarbeiters sowie gegebenenfalls die Übertragung von Arbeitsstunden oder Urlaubssalden. Letzteres ist nur erforderlich, wenn der Anfangssaldo nicht null ist, sondern ein Guthaben vorhanden ist – etwa aus dem Vorjahr – oder wenn Sie aus einem anderen System zu TimeStatement migrieren.

Benutzereinstellungen

1. Klicken Sie auf den Reiter "Verwaltung" und dann auf "Benutzer".

2. Wählen Sie den gewünschten Benutzer aus.

3. Wechseln Sie auf den Reiter "Einstellungen" des Benutzers.

4. Passen Sie die Sprache, Region sowie Währungs- und Zahlenformate des Benutzers an. 

Hinweis: Die Regionseinstellung wird benötigt, um automatisch das richtige Format für Datum, Zeit, Währung und Zahlen zu ermitteln. Diese Felder können jederzeit manuell angepasst werden.

5. Zusätzliche Optionen in den Benutzereinstellungen:

• Erster Wochentag: Wählen Sie den ersten Wochentag (Montag, Samstag oder Sonntag).
• Projekte sortieren nach: Wählen Sie, ob Projekte nach der letzten Tätigkeit oder in alphabetischer Reihenfolge angezeigt werden sollen.

6. Speichern Sie die Änderungen, indem Sie auf "Speichern" klicken.