Come si registra il tempo di progetto, con le impostazioni corrette?

Con TimeStatement registra in modo rapido e semplice il lavoro svolto per mansioni, progetti e clienti, con l'aiuto di un pratico timer e della registrazione mobile del tempo nell'app.

Come si registrano le attività?

1. Clicchi sulla scheda «Timesheet», poi su «Timesheet su progetti» e su «Crea attività».

2. Selezioni il progetto e la mansione corrispondente.

Nota: TimeStatement memorizza l'ultimo progetto su cui ogni dipendente ha registrato tempo e lo seleziona automaticamente alla registrazione successiva. Se ha più progetti, il menu a tendina mostra gli ultimi 5 progetti utilizzati, seguiti dai clienti con i rispettivi progetti in ordine cronologico.

3. Può inserire manualmente il tempo impiegato o utilizzare il timer descritto di seguito.

Nota: il tempo viene visualizzato in ore decimali, ad es. «2,00» per 2 ore o «2,50» per 2 ore e 30 minuti.

4. Inserisca una breve descrizione dell'attività. Comparirà in seguito nella fattura.

5. Attivi «ricorrente» se si tratta di un'attività che si ripete ogni settimana. Selezioni poi il giorno o i giorni della settimana in «Ripetere il» e definisca in «Ripetere fino al» la data fino alla quale TimeStatement deve ripetere automaticamente l'attività.

6. Clicchi su «Salvare» per registrare l'attività.

Come si utilizza il timer?

1. Lasci il campo del tempo vuoto o a zero quando registra una nuova attività.

2. Una volta creata l'attività, clicchi su «Avvia timer» per iniziare la registrazione del tempo.

3. Per interrompere la registrazione, clicchi su «Ferma timer».

Nota: il timer funziona anche offline. Può avviare il timer per un'attività e poi disconnettersi. Quando accede di nuovo, il timer è ancora in funzione e può essere fermato.

Perché le mie attività non compaiono nelle fatture?

Se un'attività registrata non compare nella fattura, verifichi se la mansione di progetto dell'attività è fatturabile:

1. Nella scheda «Progetti» vada nel progetto interessato.

2. Clicchi su «Mansioni» e selezioni la mansione.

3. Si assicuri che l'opzione «Fatturabile» sia attivata.

4. Clicchi su «Salvare» per applicare le modifiche.

Le attività con la mansione di progetto aggiornata sono ora incluse nelle fatture.

Cosa significa il lucchetto sulla mia attività?

L'icona di un lucchetto su un'attività significa che è già stata fatturata e quindi non può più essere modificata. Se sono necessarie modifiche, deve eliminare la fattura affinché l'attività sia di nuovo modificabile.

Consultare e controllare il tempo di progetto per cliente

Per consultare il tempo di progetto già registrato o verificare se tutto il tempo è stato registrato per un determinato cliente, la vista mensile del tempo di progetto è la scelta migliore. Per utilizzarla, selezioni «Mese» nel menu a tendina della vista, nella scheda «Timesheet su progetti».

Questa vista Le offre una panoramica delle attività sotto forma di calendario, ordinate per colore del cliente. In fondo alla vista trova una legenda che assegna un colore a ogni cliente. TimeStatement assegna automaticamente un colore a ogni cliente; attualmente non è possibile modificarlo manualmente. Quando clicca su un cliente, viene visualizzato solo il tempo di progetto di quel cliente.

Registrare e modificare il tempo di progetto dei dipendenti

È possibile registrare o modificare il tempo di progetto dei miei dipendenti? Sì, come amministratore può registrare e modificare in qualsiasi momento il tempo di progetto dei Suoi dipendenti. A tale scopo vada nella scheda «Timesheet» e selezioni «Timesheet su progetti». Nel menu a tendina può selezionare un determinato dipendente per modificare o completare il suo tempo di progetto. Gli utenti normali non possono passare da un dipendente all'altro in questa vista.

Se, oltre all'amministratore, anche altri utenti devono poter registrare o modificare il tempo di progetto dei dipendenti, come amministratore può definire uno o più «Supervisori» per gli utenti interessati. A tale scopo attivi l'opzione «I supervisori possono modificare i record degli utenti» nelle funzioni. La procedura è spiegata di seguito.

Registrazione del tempo di progetto: funzioni

Nelle impostazioni di TimeStatement può adeguare le funzioni della registrazione del tempo di progetto alle Sue esigenze:

1. Vada nella scheda «Gestione».

2. Clicchi su «Impostazioni», poi su «Funzioni».

3. Scorra fino alla sezione «Timesheet su progetti».

4. Può attivare, disattivare o compilare le seguenti opzioni. La sezione contiene anche «Il tempo di progetto deve essere approvato dal supervisore», «Arrotondare il tempo di progetto a» e «Abilita il tracciamento della posizione per le registrazioni di tempo di progetto di tutti gli utenti».

• I supervisori possono modificare i record degli utenti: questa impostazione permette al supervisore di un utente di modificarne le voci di tempo di progetto.
• Scadenza per modifica: definisca per quanto tempo il tempo di progetto può essere registrato a posteriori, tra 1 e 28 giorni. Decida inoltre se questa scadenza decorre dal giorno stesso («Fine giornata») o solo dalla fine del mese («Fine mese»). Esempio: se sceglie 5 giorni e «Fine giornata», il tempo di progetto di un determinato giorno può essere registrato fino a 5 giorni dopo. Se sceglie 5 giorni e «Fine mese», il tempo di progetto può essere registrato fino al 5° giorno del mese successivo. Se è selezionato «Nessuna restrizione», non c'è alcuna scadenza per la registrazione del tempo di progetto.
• Modalità di registrazione tempo: definisca come viene registrato il tempo di progetto, ad es. «Solo la durata» o con ora di inizio e di fine.
• Aggiungere il tempo di progetto al tempo di lavoro: può aggiungere il tempo di progetto al tempo di lavoro. Questa funzione è attivata per impostazione predefinita. Se desidera separare il tempo di progetto e il tempo di lavoro, deve disattivarla.
• La descrizione deve essere compilata: definisca se il campo della descrizione deve essere compilato durante la registrazione del tempo di progetto o resta facoltativo.
• Il tempo deve essere compilato: quando questa opzione è attivata, il campo del tempo non può restare vuoto e deve contenere un valore diverso da zero.

Nota sulla valuta: per semplicità, tutti i prezzi di questo articolo sono indicati in euro (EUR). In TimeStatement sono tuttavia disponibili anche altre valute, come CHF e USD.