TimeStatement: manuale utente per la registrazione del tempo di lavoro

Amministrazione

Come si accede a TimeStatement?

Per accedere a TimeStatement, il Suo amministratore Le comunica l'indirizzo web (ad es. https://nomedellasocieta.timestatement.com), il Suo indirizzo e-mail registrato e una password temporanea.

• Apra il browser web e inserisca l'indirizzo web ricevuto.
• Acceda con il Suo indirizzo e-mail e la password temporanea ricevuta.

Come si modifica la password temporanea?

Ha due possibilità per modificare la password: dopo aver effettuato l'accesso o senza accedere.

1. Modifica dopo l'accesso:

• Clicchi sul Suo nome in alto a destra, poi su «Profilo».
• Inserisca la nuova password nel campo «Password».
• Clicchi su «Salvare» per confermare la nuova password.

2. Modifica senza accesso preliminare:

• Apra il browser web e inserisca l'indirizzo web ricevuto.
• Inserisca il Suo indirizzo e-mail nel campo «E-mail».
• Clicchi su «Password dimenticata» per ricevere un'e-mail per la modifica della password.
• Apra l'e-mail e clicchi su «Cambia la mia password».
• Inserisca la nuova password nel campo «Password».
• Clicchi su «Salvare» per confermare la nuova password.

Come si modifica la lingua del proprio account utente?

TimeStatement supporta quattro lingue: tedesco, inglese, francese e italiano. Può inoltre adeguare la regione, perché i termini e i formati di date, orari, durate, valute e numeri variano da un paese all'altro. Ogni utente può definire la propria lingua e la propria regione.

• Clicchi sul Suo nome in alto a destra, poi su «Profilo» e su «Impostazioni».
• Definisca la lingua e la regione desiderate.
• Clicchi su «Salvare» per applicare le modifiche.

Registrazione del tempo di lavoro

Come si registra il tempo di lavoro?

Ha quattro possibilità per registrare il tempo di lavoro in TimeStatement.

1. Registrazione con la bacchetta magica (modello predefinito):

In TimeStatement può salvare orari di lavoro predefiniti per ogni giorno della settimana. Può poi registrare il tempo di lavoro automaticamente con un solo clic, ideale per orari fissi. Risparmia tempo, perché non deve inserire manualmente ogni giorno l'ora di inizio e di fine.

• Clicchi su «Timesheet», poi su «Tempo di lavoro».
• Clicchi sull'icona della bacchetta magica per compilare automaticamente il tempo di lavoro secondo il modello predefinito.
• Se necessario, può adeguare manualmente il tempo di lavoro compilato automaticamente, ad esempio se ha lavorato diversamente da quanto previsto nel modello.

Se la bacchetta magica è disattivata, per Lei non è ancora stato salvato alcun modello di tempo di lavoro. Per utilizzare la bacchetta magica, può definire Lei stesso il Suo modello di tempo di lavoro:

• Clicchi sul Suo nome in alto a destra, poi su «Profilo» e su «Piano di lavoro».
• In «Piano di lavoro settimanale» può definire i Suoi orari di lavoro per la bacchetta magica.

2. Registrazione manuale con ora di inizio e di fine:

Questo metodo Le permette di registrare manualmente il tempo di lavoro ed è particolarmente adatto se i Suoi orari variano da una settimana all'altra.

• Clicchi su «Timesheet», poi su «Tempo di lavoro».
• Crei una nuova voce all'ora desiderata trascinando il mouse.
• Si apre la finestra «Aggiungi voce».
• Verifichi la data e l'ora di inizio e di fine e selezioni il tipo (ad es. «Lavoro»).
• Se lo desidera, può aggiungere una nota.
• Clicchi su «Salvare».

3. Registrazione con timbratura:

Quando inizia a lavorare timbra l'entrata e quando termina timbra l'uscita, come con un timbracartellino tradizionale. Questo metodo garantisce una registrazione del tempo al minuto.

• Clicchi su «Timesheet», poi su «Tempo di lavoro».
• Quando inizia a lavorare, clicchi sul pulsante verde «Entrata».
• Quando termina il lavoro, clicchi sul pulsante arancione «Uscita».

4. Registrazione con l'app mobile:

TimeStatement è disponibile come app mobile nativa per iPhone e per Android. Con l'app mobile può registrare il tempo di lavoro direttamente sul Suo smartphone. Questa opzione è particolarmente pratica se è in viaggio o non dispone di una postazione di lavoro fissa con un computer.

Come si corregge o si completa il tempo di lavoro a posteriori?

Può modificare o completare il tempo di lavoro finché la voce non è stata bloccata. Se il periodo è bloccato, solo il Suo amministratore può apportare modifiche. La scadenza per la modifica della registrazione del tempo dipende dal Suo datore di lavoro. Chieda al Suo amministratore per quanto tempo è possibile una modifica.

Dove si vede il saldo attuale del tempo di lavoro e delle vacanze?

• Clicchi su «Timesheet», poi su «Tempo di lavoro».
• In alto vede una panoramica del Suo tempo di lavoro e delle Sue vacanze.
• La panoramica del tempo di lavoro mostra il saldo iniziale, il tempo previsto, il tempo effettivo e il saldo risultante.
• Nella panoramica delle vacanze vede i giorni disponibili, utilizzati e pianificati e il saldo residuo.

Come si ottiene una panoramica del proprio tempo di lavoro?

• Clicchi su «Timesheet», poi su «Tempo di lavoro».
• Clicchi sull'icona della stampante e selezioni «Estratto conto mensile in PDF» o «Estratto conto mensile in Excel». Per esportare un altro periodo, selezioni «Esportazione PDF (date selezionabili)» o «Esportazione Excel (date selezionabili)».

Assenze e vacanze

Come si registrano le assenze?

Può registrare le assenze in due modi: tramite «Pianificazione delle assenze» o tramite la registrazione del tempo di lavoro.

1. Tramite «Pianificazione delle assenze»:

• Clicchi su «Timesheet», poi su «Pianificazione delle assenze».
• Clicchi su «Crea Assenza pianificata».
• Per la data selezioni un solo giorno con un doppio clic oppure due date diverse con un clic singolo per definire un periodo.
• Lasci selezionato «Tutto il giorno» oppure scelga «A ore» per definire l'ora di inizio e di fine.
• Nel campo «Tipo» selezioni il tipo di assenza appropriato, ad es. «Vacanze», «Malattia» o «Incidente».
• Clicchi su «Salvare».

2. Tramite la registrazione del tempo di lavoro:

• Clicchi su «Timesheet», poi su «Tempo di lavoro».
• Crei una nuova voce all'ora desiderata trascinando il mouse.
• Si apre la finestra «Aggiungi voce».
• Verifichi la data e l'ora di inizio e di fine.
• Nel campo «Tipo» selezioni il tipo di assenza appropriato, ad es. «Vacanze», «Malattia» o «Incidente».
• Se lo desidera, può aggiungere una nota.
• Clicchi su «Salvare».

Come si richiedono vacanze o altre assenze?

Per richiedere vacanze o altre assenze, segua i passi sopra indicati per la registrazione delle assenze. È importante registrarle tramite «Pianificazione delle assenze» e non tramite la registrazione del tempo di lavoro.

A seconda delle impostazioni della Sua azienda, la richiesta viene approvata automaticamente oppure deve essere approvata dal Suo supervisore. Lo stato delle Sue richieste è visibile anche qui, nella pagina «Pianificazione delle assenze».

Come si consulta la panoramica delle vacanze del team?

La panoramica delle vacanze del team La aiuta a vedere quando i membri del team sono in vacanza. In questo modo si può fare in modo che non siano tutti assenti contemporaneamente, il che è importante per il buon funzionamento dell'azienda.

• Clicchi su «Timesheet», poi su «Pianificazione delle assenze».
• Clicchi su «Panoramica delle vacanze». Si apre la scheda «Vacanze / Assenze» dell'area «Sommario» (può aprirla anche direttamente tramite «Sommario» → «Vacanze / Assenze»).
• Scelga tra la vista mensile e la «Vista annuale».
• Può filtrare su tutti i dipendenti o su determinati dipendenti.

Uso mobile con l'app

TimeStatement è disponibile come app mobile nativa per iPhone e per Android e offre agli utenti alcune delle funzioni più importanti.

• Accesso: al momento dell'accesso inserisca la Sua istanza, cioè l'indirizzo web ricevuto dal Suo amministratore. Ad esempio, se l'indirizzo web è https://nomedellasocieta.timestatement.com, inserisca «nomedellasocieta» nel campo dell'istanza nell'app.
• Panoramica: la panoramica mostra il saldo del tempo di lavoro e delle vacanze e le assenze pianificate. Tocchi «Crea assenza pianificata» per pianificare un'assenza.
• Tempo di lavoro: selezioni il giorno e tocchi la bacchetta magica per utilizzare un modello di tempo di lavoro predefinito. Tocchi l'icona più per aggiungere una voce di tempo, definisca l'ora di inizio e di fine, selezioni il tipo e salvi la voce.
• Timbratura: timbri l'entrata e l'uscita per registrare il tempo di lavoro toccando i pulsanti di timbratura.

Nota: questa guida utilizza i termini dell'interfaccia italiana di TimeStatement. Se utilizza TimeStatement in un'altra lingua, i nomi dei menu e dei campi vengono visualizzati in quella lingua.